Notfallordner: Rettungskette für den Betrieb

Auf einen Blick:

• Ein persönlicher Notfall des Geschäftsführers kann einen Betrieb zum Erliegen bringen, wenn wichtige Fragen nicht geklärt sind.
• Ein Notfallordner hilft, das Unternehmen für diese Eventualität zu wappnen. Er leitet systematisch durch alle Punkte, die nach einem Notfall für eine reibungsarme Übergabe des Betriebs sorgen.
• Der Ordner klärt, wer im Fall eines Notfalls für die Betriebsabläufe verantwortlich ist, welche Vollmachten dann greifen müssen, um handlungsfähig zu bleiben.
• Tipps zum Ausfüllen: Salamitaktik. Das vollständige Ausfüllen des Notfallordners kostet Zeit, aber Vieles lässt sich schon aus dem Stand eintragen. Schon wenn zehn Prozent ausgefüllt sind, ist das im Notfall eine Hilfe.

Dieser Artikel wurde am 12.06.2017 aktualisiert.

Sicher verschlossen, aber jederzeit erreichbar, hat Reiner Möhle seinen Notfallordner im Betrieb verwahrt. Der Geschäftsführer des Sanitär- und Klempnereibetriebs Hermann Möhle GmbH hat ihn sorgfältig ausgefüllt, wichtige Kontaktdaten, Vollmachten und Passwörter hinterlegt. Ausgewählte Vertrauenspersonen haben im Notfall Zugriff auf den Ordner.

Ein gutes Gefühl sei es, für einen unerwarteten Ausfall gewappnet zu sein. Und der Anfang ist schnell gemacht. „Selbst wenn man nur zehn Prozent ausfüllt, sind schon mal zehn Prozent geklärt, um die sich im Notfall niemand sorgen muss“, sagt Möhle. Sein Rat an Betriebe: „Lassen Sie den Ordner nicht unausgefüllt herumstehen.“

Einige Handwerkskammern bieten den Notfallordner kostenlos an, in der Regel im Rahmen von Infoveranstaltungen und Workshops zu Themen wie Vorsorge und Nachfolgeplanung. Auch im Internet werden solche Ordner angeboten, zu Preisen von unter 50 Euro. Die Aufgabe des Ordners ist so einfach wie lebenswichtig: Er hilft, den Betrieb am Laufen zu halten, wenn der Geschäftsführer plötzlich ausfällt.

„Plötzliche Extremsituationen wie Unfall, Krankheit oder Tod belasten die Angehörigen emotional sehr stark“, sagt Manfred Hein, Betriebsberater der Handwerkskammer Osnabrück-Emsland-Grafschaft-Bentheim. Hier kann der Notfallordner weiterhelfen.

Der Ordner der Handwerkskammer ist zweigeteilt, in einen betrieblichen und einen privaten Bereich. Wer ist im Notfall Stellvertreter und erhält die nötigen Vollmachten? Wie sind die Kontaktdaten von Steuerberater, Bankberater und wichtigen Geschäftspartnern, die es zu informieren gilt? Wo sind wichtige Passwörter und Unterlagen hinterlegt? Das alles klärt ein sorgfältig ausgefüllter Notfallordner.

„Es sind einfache, logische Fragen, die im Betrieb aber oft gar nicht geklärt sind“, sagt Unternehmer Reiner Möhle. Er selbst weiß aus eigener Erfahrung, wie chaotisch es zugeht, wenn es für den Notfall keine Regelung gibt: Vor Jahren stand ein Freund des Unternehmers vor einer sehr riskanten Operation. Der nutzte den halben Tag bis zur Fahrt ins Krankenhaus, um mit seinem Steuerberater und Reiner Möhle telefonisch das Notwendigste für den schlimmsten Fall zu klären. „Dafür blieben immerhin fünf Stunden“, sagt Möhle. „Bei einem Autounfall hat man gar keine Zeit.“ Deswegen sei es so wichtig, nicht bis zum letzten Moment zu warten.

Seinen Notfallordner hat Reiner Möhle strategisch ausgefüllt: Zunächst ist er ihn während eines Wochenendes durchgegangen. Vieles konnte der Unternehmer aus dem Stand eintragen.

Bei Themen, die mehr Vorbereitung erforderten, hat er zunächst Schlagworte notiert und sie sich auf Wiedervorlage gelegt. Hier waren weitere Details zu klären, etwa mit dem Steuerberater oder der Familie.

Möhle hat die Gelegenheit genutzt, um auch grundsätzliche Fragen zu Testament und Erbschaftsvertrag mit der Familie zu besprechen. „Der Notfallordner gibt einen Fahrplan vor und wirft Themen auf, denen man sich stellen muss“, sagt der Unternehmer.

Betriebsberater Manfred Hein rät insbesondere dazu, Vollmachten beispielsweise für das Betriebskonto oder den laufenden Geschäftsbetrieb einzurichten. Sie erteilen festgelegten Vertrauenspersonen im Fall eines Notfalls die nötigen Berechtigungen, um das Geschäft fortzuführen. „Ohne diese Vollmachten kommt der Betrieb zum Erliegen, weil beispielsweise Rechnungen nicht beglichen oder Waren nicht bestellt werden können“, sagt Hein.

Was ist sonst noch wichtig für den Notfall? „Damit Angehörige und Mitarbeiter sich im Büro sofort zurechtfinden, sollte es ein übersichtliches Ablagesystem geben, wo alle Dokumente sauber und gut beschriftet abgelegt sind“, sagt Hein. Bei Reiner Möhle ist all das bereits vorhanden.

Und für den Notfallordner hat der Unternehmer noch einen Zusatztipp: „Wir haben eine neue Kategorie eingefügt, in der die wichtigsten Kunden und Partner mit ausgehandelten Absprachen und Konditionen vermerkt sind“, sagt Möhle.

Für den Unternehmer lohnt sich die investierte Arbeit doppelt. Vieles könne für die weitere Entwicklung im Betrieb genutzt werden. Bei dieser Vorbereitung hilft die Arbeit mit dem Notfallordner. „Es gibt viele Parallelen zwischen einer geplanten und einer plötzlichen Übergabe“, sagt Möhle.