10 Tipps für mehr Fokus als Chef

Sie wollen sich mehr auf wichtige Aufgaben konzentrieren und den Überblick behalten? Helfen können dabei die folgenden Tipps der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (Baua).

1. Nicht immer per E-Mail: Wählen Sie das passende Medium

Nicht jede Abstimmung gehört ins E-Mail-Postfach. Für schnelle Klärungen sind andere Wege in manchen Fällen effizienter: ein Anruf, ein kurzes Meeting, digital oder vor Ort. So vermeiden Sie ein Ping-Pong voller Missverständnisse und Rückfragen.

2. Schalten Sie Unwichtiges ab

Deaktivieren Sie unnötige Benachrichtigungen. Treten Sie aus Verteilern aus. Kündigen Sie Newsletter, die Sie nicht wirklich brauchen. Sperren Sie bei Bedarf Absender. Räumen Sie Postfächer auf und löschen Sie veraltete Infos.

3. Nutzen Sie Abwesenheitsassistenten

Wenn Sie nicht erreichbar sind, sollen andere das auch sehen. Ein sauber formulierter Abwesenheitstext sorgt für weniger Nachfragen und Erwartungsdruck.

4. Trennen Sie „Arbeiten“ und „Informationseingang“

Strukturieren Sie Ihre Arbeitszeit möglichst gut, um nicht ständig aus der Konzentration gerissen zu werden: Planen Sie feste Zeitfenster ein, in denen Sie Aufgaben bearbeiten und andere Informationen nicht beachten.

5. Schränken Sie Ihre Erreichbarkeit ein

Es heißt „Selbstständigkeit“, nicht „Ständig Sie selbst“ – auch wenn es sich oft so anfühlt. Die Baua empfiehlt „stille Stunden“ für ein störungsfreies Arbeiten: Schalten Sie E-Mail-Programm und Smartphone aus oder stumm.

6. Bündeln Sie ähnliche Anfragen

Bearbeiten Sie Anfragen der gleichen Art gesammelt. So müssen Sie weniger oft zwischen Themen und Tools wechseln, weniger oft im Kopf umschalten. Das senkt die Zeit fürs Reindenken und steigert die Produktivität.

7. Setzen Sie einen Filter vor jedes „Weiterleiten“

Fragen Sie sich vor dem Senden oder Weitergeben von Informationen: Braucht die Person diese Information wirklich jetzt? Das entlastet nicht nur die Empfänger, sondern auch Sie selbst von Kommentaren, Nachfragen und Erklärungen.

8. Formulieren Sie Erwartungen klar

Wenn Sie Informationen weitergeben, sagen Sie klar, was Sie vom Empfänger erwarten: Soll er aktiv werden? Soll er Ihnen eine Frage beantworten? Bis wann? Klare Erwartungen an den Empfänger erhöhen die Qualität der Reaktion. Das spart Schleifen, Nachfragen und Zeit.

9. Geben Sie Feedback, wenn die Informationsqualität nervt

Wenn Sie immer wieder unklare, überflüssige oder doppelte Infos bekommen: Sagen Sie es. Ziel ist weniger „Wohlfühl-Kommunikation“, mehr Nutzwert. Ihr Feedback sorgt dafür, dass Sie bessere Informationen erhalten.

10. Arbeiten Sie mit einem persönlichen „Chef-Dashboard“

Ein persönliches Dashboard (digital oder analog) schafft Überblick: Termine, Aufgaben, Prioritäten. Der Zweck: Das Dashboard kann dabei helfen, die Aufgaben zu strukturieren und zu priorisieren, um Informationsüberflutung nicht aufkommen zu lassen.