Outsourcing: „Ich kümmere mich um Aufgaben, die Geld bringen“

Wie schafft es ein Handwerksbetrieb, die Arbeitszeit optimal zu nutzen und sich auf seine Kernkompetenzen zu konzentrieren? Klaus Marquardt, Dachdecker- und Klempnermeister aus Waghäusel (Baden-Württemberg), hat eine klare Antwort: Outsourcing. „Ich gehe das alles analytisch und zahlenbasiert an“, sagt der 52-Jährige. „Man muss wissen, was die eigene Arbeitszeit und die der Mitarbeiter kostet – und was im Vergleich dazu ein Dienstleister kostet.“

Manchmal reichen kleine Maßnahmen, manchmal braucht es größere Schritte, um den Betrieb voranzubringen. Hier fünf Beispiele aus Marquardts Praxis:

1. Büro: Telefonservice hält den Kopf frei

Marquardt nutzt einen Telefondienstleister. Geht in dem 30-Mann-Betrieb niemand ans Telefon, werden die Anrufe automatisch an den Dienstleister weitergeleitet. So können die Bauleiter konzentriert arbeiten, auch wenn die Sekretärinnen gerade nicht anwesend sind.

Die Kosten liegen bei 300 bis 500 Euro im Monat, da der Dienstleister minutengenau abrechnet. Der Vorteil: Marquardt bleibt ungestört, die Kunden merken nichts von der Weiterleitung. Alle Informationen erhält der Betrieb per E-Mail und kann später zurückrufen. „Das Beste: Der Dienstleister filtert Vertreteranrufe heraus. Dazu bekomme ich nicht mal eine E-Mail“, sagt Marquardt.

Und wie wäre es mit einer Künstlichen Intelligenz am Telefon? „Ich zieh diese Version klar einer KI-Telefondame vor. Da gibt es gerade viele Anbieter, aber damit bin ich noch nicht warm geworden.“

2. IT: Ausfälle vermeiden, Zeit gewinnen

Auch die IT hat Marquardt ausgelagert. Der externe Dienstleister kostet 20.000 Euro im Jahr. Warum lohnt sich das? Weil Marquardt sich nicht mehr selbst um technische Probleme kümmern muss. „Wenn ein Drucker nicht funktionierte oder ein PC streikte, hing früher alles an mir. Aber das geht nicht. Als Geschäftsführer kann ich mich nicht mit solchen Dingen aufhalten.“

Früher hatten auch die Mitarbeiter Leerlauf, bis die Technik wieder funktionierte. Heute melden sie ein Problem per Ticket, und der Dienstleister löst es schnell und zuverlässig. „Ich kann mich in der Zeit um Aufgaben kümmern, die Geld bringen“, sagt Marquardt. Noch wichtiger: Der Dienstleister sorgt für stabile Systeme. „Ein dreitägiger Ausfall wäre teurer als die 20.000 Euro im Jahr.“ Zudem schützt der Dienstleister vor Cyberangriffen. „Wenn dich ein Hacker lahmlegt, weil kein Profi deine IT sichert, wird es richtig teuer“, warnt der Unternehmer.

3. Lohn- und Finanzbuchhaltung: Profis sparen Zeit

Auch die Buchhaltung hat Marquardt komplett ausgelagert. „Manche Betriebe machen ihre Lohnbuchhaltung noch selbst. Aber das lohnt sich nicht“, sagt er. „Ein professionelles Lohnbüro arbeitet so günstig, dass man selbst gar nicht so schnell sein kann.“

4. Planungsleistungen: Hersteller nutzen

Technische Planungen wie Gefällepläne und Entwässerungsberechnungen für Flachdächer überlässt Marquardt den Lieferanten. „Die sind schneller und machen es oft sogar kostenlos“, berichtet er. Damit lässt sich sogar Geld verdienen: „Man kann die Entwässerungsberechnung als Planungsleistung an den Kunden weiterverkaufen.“ Allerdings warnt Marquardt: „Manche Hersteller rechnen so, dass sie möglichst viel Material verkaufen. Da muss man aufpassen.“

5. Baustellen-Outsourcing: Fokus aufs Kerngeschäft

Auch handwerkliche Arbeiten vergibt Marquardt, zum Beispiel Abbrucharbeiten, Dachbegrünung, Mauerabdeckungen und Blitzschutz. „Die machen das schneller, günstiger und oft besser, weil sie es täglich tun.“ So könne er diese Leistungen konkurrenzfähig anbieten. „Unsere teuren Mitarbeiter konzentrieren sich auf unser Kerngeschäft: den Bau von Flach- und Metalldächern.“

Für wen lohnt sich Outsourcing?

Diese Strategie empfiehlt Marquardt auch Kollegen: „Das macht aber nur Sinn, wenn man zu viel Arbeit oder zu wenig Mitarbeiter hat.“ Sein Rat: „Fokussiert euch auf die Aufgaben, die euch und eurem Team am meisten Spaß machen – und mit denen ihr das meiste Geld verdient.“

Und was bringt Outsourcing dem Handwerksmeister persönlich? „Ich kann mich tatsächlich auf die Aufgaben konzentrieren, die mir am meisten Spaß machen“, berichtet der Unternehmer. Er konzentriert sich im Betrieb auf Strategie, Qualitätsmanagement, Finanzen, Controlling und Marketing. Und er hat Zeit für sein Projekt „Klaus vom Dach“: In einem eigenen Blog und auf LinkedIn teilt Marquardt seine Erfahrungen aus der Praxis. „Viele Kollegen wollen besser werden, und so kann ich mein Wissen mit ihnen teilen und etwas zurückgeben. Das macht mir Spaß.“

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