Kündigung & Co.: Das Ende des Einwurfeinschreibens

Kündigungen, Einladungen zum betrieblichen Eingliederungsmanagement oder auch die Ablehnung eines Antrags auf Teilzeit – es gibt Dokumente, bei denen der Arbeitgeber im Streitfall nachweisen muss, dass sie auch tatsächlich zugestellt wurden. Möglichkeiten für eine solche sichere Zustellung gibt es ab sofort eine weniger: Das Bundesarbeitsgericht (BAG) entschied jetzt, dass Einwurfeinschreiben den Anforderungen nicht genügen.

Arbeitgeber kündigt nach längeren Krankheitsphasen

Der Fall: Der Mitarbeiter eines Unternehmens war zum wiederholten Mal länger erkrankt. Der Arbeitgeber lud daraufhin – nicht zum ersten Mal – zu einem betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM) ein. Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, wenn ein Beschäftigter im Laufe der vergangenen zwölf Monate länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig war. Ziel eines BEM ist es, dafür zu sorgen, dass der Mitarbeitende in Zukunft möglichst gesund weiterarbeiten kann.

In diesem Fall reagierte der Mitarbeiter nicht auf die Einladung, die per Einwurfeinschreiben zugestellt wurde. Einige Wochen später kündigte ihm der Arbeitgeber krankheitsbedingt. Der Entlassene klagte: Die Kündigung sei unverhältnismäßig. Eine Einladung zum BEM habe er nicht erhalten.

Gericht: Zustellung des Einwurfeinschreibens kann nicht belegt werden

Das Urteil: Das Bundesarbeitsgericht erklärte die Kündigung für unwirksam. Der Arbeitgeber habe nicht nachweisen können, dass das Einwurfeinschreiben mit der Einladung zum BEM auch tatsächlich zugestellt wurde, so die Richter.

Grund dafür war das neue digitale Zustellungsverfahren der Post: Früher zog der Postbote unmittelbar vor dem Einwurf das sogenannte „Peel-off-Label“ vom Brief ab und klebte es auf den vorbereiteten Auslieferungsbeleg. Auf diesem Beleg bestätigte der Postangestellte nach dem Einwurf in den Briefkasten mit Unterschrift und Datum die Zustellung.

Im verhandelten Fall kam ein anderes Verfahren zum Einsatz: Der Zusteller scannt die Sendung mit einem Handscanner ein und unterschreibt den Auslieferungsbeleg digital, bevor er den Brief in den Briefkasten wirft. Eine ordnungsgemäße Zustellung sei daher nicht beweisbar. „Es wäre nicht ungewöhnlich, dass der Zusteller nach der Unterschrift auf dem Scan-Gerät noch aufgehalten oder abgelenkt wird und es nicht zu der bereits bestätigten Zustellung beim zutreffenden Empfänger kommt“, schrieben die Richter in der Urteilsbegründung. Der Zusteller, der als Zeuge geladen wurde, konnte sich zudem nicht an die Zustellung dieses Briefes, die Monate zurücklag, erinnern.

Einwurfeinschreiben nicht rechtssicher: Folgen für Arbeitgeber

Waldhofer nennt vier sichere Methoden:

1. Die Zustellung durch einen Boten.

„Dieser Bote kann ein professioneller Kurierdienst oder auch ein zuverlässiger Mitarbeiter sein“, sagt die Anwältin.

Wichtig: „Übernimmt ein Mitarbeiter aus dem Betrieb die Übergabe, darf er nicht der Arbeitgeber selbst oder ein geschäftsführender Gesellschafter sein“, betont Waldhofer. „Sie könnten Partei eines Rechtsstreits werden und dürfen dann nicht als Zeuge aussagen.“

Der Bote muss das Schreiben persönlich gegen Empfangsbestätigung übergeben oder in den Briefkasten einwerfen. „Der Einwurf sollte in einem Zustellprotokoll sorgfältig schriftlich dokumentiert werden“, rät die Anwältin. Das Protokoll sollte festhalten, um welche Art von Briefkasten es sich handelt (zum Beispiel Briefschlitz, Einzelbriefkasten oder Briefkastenanlage) und welcher Name darauf vermerkt ist. Zudem müssen Datum und Uhrzeit des Einwurfs dokumentiert werden. „Das Protokoll kann vor Gericht als Beweismittel verwendet werden“, begründet Waldhofer. Auch Fotos der Einwurfsituation oder ein kurzes Video können hilfreich sein.

2. Persönliche Übergabe im Betrieb.

Ein wichtiges Schreiben können Sie außerdem bei der Arbeit aushändigen und sich vom Empfänger direkt quittieren lassen. „Auch hier sollten Sie für Zeugen sorgen und ein Übergabeprotokoll anfertigen“, sagt Waldhofer. „Der Empfänger ist nicht verpflichtet, eine Quittung zu unterschreiben.“ Im Streitfall könne so das Protokoll als Beweismittel dienen und darüber hinaus der Zeuge eine verlässliche Aussage machen.

3. Die Zustellung per Übergabe-Einschreiben.

Ein Übergabe-Einschreiben liefert eine Unterschrift des Empfängers und beweist damit den Zugang. „Bedenken Sie jedoch, dass der Empfänger die Annahme verweigern kann“, warnt Waldhofer. Ist der Empfänger nicht zu Hause anzutreffen, muss er die Sendung binnen sieben Tagen bei der Post abholen. „Dadurch kann sich die Zustellung verzögern oder scheitern“, sagt die Anwältin. Deshalb scheide diese Methode bei der fristgebundenen Zustellung von Kündigungsschreiben meist von vornherein aus.

4. Zustellung durch den Gerichtsvollzieher.

Diese amtliche Zustellung biete den höchsten Grad an gerichtsfester Dokumentation, so Waldhofer. „Bei dieser Möglichkeit muss aber bedacht werden, dass die Vorlaufzeiten sehr lang sein können und auch kein Zustelltermin im Voraus festgelegt werden kann“, gibt die Anwältin zu bedenken. Für eilige Anliegen oder Fristen komme sie daher nicht in Betracht.

Und was sagt die Post?

Die Deutsche Post AG hat ihr Verfahren nach eigenen Angaben bereits geändert. Das Urteil des BAG beziehe sich auf einen früher geltenden Zustellprozess, betonte ein Sprecher.

So beschreibt die DHL-Group, zu der die Deutsche Post gehört, das aktuelle Verfahren: Nach dem Scan der Sendung mit dem Handscanner erfolge nach sorgfältiger Prüfung der Empfängerdaten der Einwurf. Dieser wird direkt im Anschluss des Einwurfs durch den Zusteller digital bestätigt und zusätzlich mit seiner Unterschrift und der Bestätigung der Einlage im Scanner dokumentiert. Darüber hinaus würden auch weitere Aspekte der Zustelldokumentation bereits frühzeitig berücksichtigt und kontinuierlich weiterentwickelt. „Die Nutzung des Einwurfeinschreibens zur Übermittlung wichtiger Dokumente können wir weiterhin uneingeschränkt empfehlen“, so der Sprecher.

Alica Waldhofer rät Arbeitgebern trotzdem, andere Zustellmöglichkeiten zu nutzen. Denn eine gerichtliche Bestätigung, dass das neue Verfahren in einem Prozess ausreicht, um die Zustellung des Schreibens zu beweisen, liegt bislang nicht vor. „Ich würde daher aus anwaltlicher Vorsicht davon abraten“, sagt sie. (Urteil vom 7. Mai 2026, Az. 2 AZR 184/25)