Digitale Prozesse: Betrieb reduziert Suchzeiten deutlich

Verschwundene Stundenzettel, unleserliche Baustellendokumentationen oder Zettelchaos im Büro gibt es bei der Malek Fenster & Türen GmbH in Hildesheim nicht mehr: „Wir haben mittlerweile ein komplett papierloses Büro“, berichtet Geschäftsführer Simon Malek, der den Betrieb zusammen mit seinem Vater Raimund führt.

Vor mehr als einem Jahr haben die Tischler ihre gesamte Auftragsabwicklung digitalisiert – vom Anlegen der Aufträge bis hin zur Schlussrechnung. „Wir mussten einfach die Notbremse ziehen, weil uns im Büro zunehmend der Überblick fehlte“, sagt Simon Malek. Wegen der gestiegenen Nachfrage häuften sich die Zettel im Büro und das 15-köpfige Team verbrachte zunehmend Zeit damit, Unterlagen zu suchen.

Software-Lösung: So sorgte die Tischlerei für mehr Ordnung

Malek suchte deshalb nach einer Möglichkeit, um Ordnung zu schaffen. „Ich wollte ein Tool und nicht viele verschiedene Apps“, berichtet der 32-Jährige. Schließlich fand er eine Software-Lösung von Hero, die seine Wünsche erfüllte. 2022 fing er an, die Prozesse in seinem Betrieb neu zu digitalisieren: „Wir haben mit der Arbeitszeiterfassung angefangen, um das Team an das Thema heranzuführen“, sagt der Tischler. Nach anfänglichen Vorbehalten, erwies sich die Abschaffung der Stundenzettel schnell als Vorteil: „Es kommt nichts mehr weg und die Mitarbeitenden können selbst nachsehen, wann und wieviel sie gearbeitet haben“, sagt Malek.

Als nächstes digitalisierte der Unternehmer die komplette Auftragsabwicklung. Dafür rüstete er alle Handwerker mit einem iPad aus: „Bei Kundenterminen dokumentieren sie damit alle Arbeiten und unser Büro kann auf die Daten jederzeit zugreifen“, berichtet der Unternehmer. Das brachte die gewünschte Entlastung: „Durch die Digitalisierung unserer Prozesse konnten wir die Suchzeiten deutlich reduzieren, sodass uns jetzt mehr Zeit für die Kunden und die handwerkliche Arbeit bleibt“, freut sich Malek.

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Digitalisierung im Handwerk: Was sind die größten Treiber? 

Für Handwerksbetriebe ist der Wunsch nach effizienteren Geschäftsabläufen häufig ein Grund, zu digitalisieren. Das zeigt ein aktueller Forschungsbericht des Volkswirtschaftlichen Instituts für Mittelstand und Handwerk in Göttingen (IFH). Auch der Fachkräftemangel sei demnach ein Treiber der Digitalisierung. Schließlich könnten Betriebe dadurch Kapazitäten für handwerkliche Tätigkeiten schaffen und unbesetzte Stellen bedingt kompensieren, schreibt das IFH.

Der Forschungsbericht zeigt noch andere Gründe, warum Handwerksbetriebe digitalisieren. Dazu zählen:

• die demografische Entwicklung,
• Imagegründe,
• die technologische Entwicklung des Umfeldes,
• die Anforderungen der Kundschaft,
• der Wunsch nach mehr Work-Life-Balance und
• staatliche Vorgaben.

Unternehmer Simon Malek ist mit seinem Betrieb inzwischen digital gut aufgestellt. Er weiß, dass er damit auch gut für gesetzliche Vorgaben gerüstet ist, die auf seinen Betrieb zukommen – zum Beispiel die Pflicht zur E-Rechnung. „Das ist ein schöner Randeffekt“, meint der Tischler. Viel mehr freut er sich aber über etwas anderes: „Digitale Rechnungen sind viel schneller beim Kunden und dadurch erhalten wir mitunter auch unser Geld schneller.“

Studie zeigt auch Hemmnisse bei der Digitalisierung

Geld hat auch im Digitalisierungsprozess eine große Rolle gespielt, schließlich musste Malek in Tablets für die Mitarbeiter und in Software-Lizenzen investieren: „Das war teuer. Aber es hat mich zum Glück nicht von meinem Vorhaben abgehalten“, sagt der Tischler. Selbstverständlich ist das nicht: Laut dem IFH-Bericht sind die Kosten oft ein Hemmnis für Digitalisierungsmaßnahmen im Handwerk. Auch der Fachkräftemangel halte Betriebe davon ab, weil ihr Fokus wegen des Mangels an Beschäftigten auf dem Kerngeschäft liege. Zudem täten sich Betriebe mit der Digitalisierungsmaßnahmen schwer, die bislang wenig Erfahrung damit haben.

Auch für Malek war die Umstellung nicht einfach: „Es ist eine Herausforderung, sich neben dem Tagesgeschäft mit der Digitalisierung zu beschäftigen.“ Bei ihm und seinem Team sei der Leidensdruck irgendwann so hoch gewesen, dass er etwas ändern wollte. Davon profitieren jetzt alle: „Wir sind jetzt viel effizienter und sparen auch noch Papier. Die Mühe und die Investition haben sich wirklich gelohnt.“

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