Tanken ohne Belegchaos: So können Handwerksbetriebe ihren Fuhrpark optimieren

Die Flotten von Handwerksbetrieben sind üblicherweise stark auf den Einsatz bei Kunden ausgerichtet. Material im Betrieb abholen, Einsätze auf der Baustelle und zwischendurch noch Kundengespräche führen ist der Alltag vieler Handwerker und die Firmenfahrzeuge sind in vielen Betrieben fast dauerhaft unterwegs.

Entsprechend häufig müssen die Fahrzeuge auch betankt werden und das kann in der Buchhaltung für einen hohen Verwaltungsaufwand sorgen. Belege müssen gesammelt, gegebenenfalls digitalisiert und für die Abrechnung aufbereitet werden und auch die Verwaltung von Tankkarten kostet Zeit.

DKV InstantFuel: Die praktische Tank-Lösung für kleine Betriebe

Insbesondere für kleine Flotten gibt es eine praktische Lösung, mit der das Tanken und die dazugehörige Belegverwaltung einfacher werden: DKV InstantFuel, die rein digitale Tankkarte. Kleine Betriebe, Selbstständige und Kleinflotten können diese digitale Lösung direkt ins Smartphone integrieren. Es gibt keine Plastikkarte, sondern die Bezahlung an der Zapfsäule erfolgt nach der Installation der App bequem via Handy.

Fahrer und Belege werden im Betrieb zentral in einem Web-Dashboard verwaltet und die Belegverwaltung erfolgt dabei direkt finanzamtskonform. Eine eigene Bonitätsprüfung durch den Anbieter und die Wartezeit auf den Kartenversand entfallen. Auch eine langfristige Vertragsbindung gibt es nicht, sondern DKV InstantFuel ist monatlich kündbar.

Heute anmelden und direkt lostanken

Bei klassischen Tankkarten kann zwischen dem Antrag und dem ersten Einsatz der Karte einige Zeit vergehen. DKV InstantFuel funktioniert anders. Der Flottenmanager registriert den Betrieb über das Web-Dashboard im Browser und hinterlegt dort eine Firmenkreditkarte. Visa, Mastercard und V-Pay werden unterstützt. Anschließend können die anderen Fahrer per Link eingeladen werden. Sie müssen nur die App auf ihr Smartphone laden und können ab diesem Zeitpunkt an allen teilnehmenden Tankstellen tanken. Auf diese Weise ist es möglich, dass ein Betrieb noch am selben Tag der Registrierung direkt die erste Tankfüllung mit DKV InstantFuel bezahlen kann.

Was diese Lösung so besonders macht, ist, dass die Bonitätsprüfung durch den Anbieter entfällt. Schließlich stellt DKV InstantFuel dem Betrieb keinen Kredit zur Verfügung, sondern die Abrechnung erfolgt über die hinterlegte Firmenkarte. Diese wurde bereits bei der Ausgabe geprüft und bildet somit die Vertrauensbasis. Für junge Betriebe und Neugründungen kann das ein entscheidender Punkt sein, da diese bei der Beantragung klassischer Tankkarten regelmäßig an der Bonitätsprüfung scheitern.

Smartphone statt Plastikkarte

Für die Bezahlung der Tankfüllung nutzen Fahrer die App auf ihrem Smartphone. Eine physische Plastikkarte gibt es nicht. Das erleichtert nicht nur das Portemonnaie, sondern reduziert auch das Risiko, das die Tankkarte verloren geht. Auf Wunsch können während des Tankvorgangs der Kilometerstand und das Kennzeichen abgefragt und in die App eingetragen werden.

Auch die Verwaltung im Betrieb wird durch die App einfacher: Kommt ein neuer Mitarbeiter hinzu oder verlässt eine Person das Unternehmen, müssen keine Karten mehr neu bestellt oder eingesammelt werden. In Handwerksbetrieben, in denen sich Teamzusammensetzungen verändern und die Fahrzeuge nicht jeden Tag von denselben Mitarbeitern genutzt werden, ist das praktisch.

Der Flottenmanager behält im Web-Dashboard den Überblick über alle registrierten Fahrer und die Tankbelege. Er ist selbst als Nutzer angelegt und kann bei Bedarf ebenfalls die App zum Tanken nutzen.

Auf Wunsch kann für jeden Fahrer sogar ein monatliches Tank-Budget festgelegt werden. So behalten Betriebe die Kontrolle über die Ausgaben.

Papierlose Belegverwaltung, die Zeit spart

Die papierlose Belegverwaltung ist ein großer Vorteil von DKV InstantFuel. Statt Belege zu sammeln oder sie zwischendurch auch mal zu verlieren, gibt es die Quittung direkt auf das Smartphone. Der Flottenmanager kann sie gleichzeitig im Web-Dashboard einsehen und direkt verwalten. Die Belge sind finanzamtskonform und können gesammelt aus dem Dashboard exportiert werden. Im Alltag spart diese Art der Belegverwaltung viel Zeit.

Was kostet DKV InstantFuel im Monat?

DKV InstanfFuel kostet pro aktivem Nutzer monatlich 2,49 Euro netto. Es gibt keine Mindestlaufzeit und keine Einrichtungsgebühr und der Vertrag kann mit einer Kündigungsfrist von einem Monat zum Monatsende monatlich gekündigt werden. Wichtig: Auch der Flottenmanager zählt als kostenpflichtiger Nutzer.

Beispiele:

In einem Betrieb mit fünf Fahrern und einem Chef, der als Flottenmanager die Verwaltung übernimmt, werden sechs Nutzer berechnet:

6 x 2,49 Euro = 14,94 Euro netto pro Monat.

Bei einem Betrieb mit 8 Fahrern und einem Flottenmanager werden 9 Personen berechnet:

9 x 2,49 Euro = 22,41 Euro netto pro Monat.

Für diesen Betrag können alle Fahrer per App tanken, während der Flottenmanager die Fahrer, ihre Belege sowie die hinterlegte Karte zentral über das Web-Dashboard im Browser verwalten kann. Außerdem erscheint jede einzelne Tankung auf der Abrechnung der hinterlegten Firmenkarte. Diese Verwaltung ist für viele Betriebe der eigentliche Kostenblock und nicht bloß der Spritpreis.

Die digitale Tankkarte an rund 12.000 Stationen in neun Ländern nutzen

Für das mobile Bezahlen nutzt DKV InstantFuel das PACE-Mobility-Netz. Es umfasst aktuell circa 12.000 Tankstellen in neun europäischen Ländern. Dazu gehören unter anderem JET, Esso, AVIA, OMV, HEM, BFT, Q1, Classic, OIL!, Tamoil, Hoyer und Tankpool24.

Da die konkrete Abdeckung je nach Region unterschiedlich ist, sollten Betriebe vor der Anmeldung prüfen, ob in ihren typischen Gebieten und auf den üblichen Strecken genügend teilnehmende Tankstellen liegen.

Für wen lohnt sich die digitale Tankkarte?

DKV InstantFuel lohnt sich für Handwerksbetriebe, in denen regelmäßig Firmenfahrzeuge betankt werden müssen. Die digitale Lösung hält den Aufwand gering und ohne die Bestellung von Plastikkarten und ohne Bonitätsprüfung kann theoretisch direkt nach der Anmeldung und App-Installation getankt werden. Auch wird die Belegverwaltung deutlich einfacher, wodurch kleine Betriebe ihre Ressourcen für andere Aufgaben als das Sortieren von Tankquittungen nutzen können.