„Zum Glück gibt es die E-Rechnung“

Bei Herden & Köllner Haustechnik in Hannover laufen aktuell die Vorbereitungen auf die Ausstellungspflicht bei der E-Rechnung: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) ausstellen, wenn sie anderen Unternehmen eine Rechnung schicken.

So bereitet sich der SHK-Betrieb auf die Ausstellungspflicht vor

„Wir wollen bis Jahresende die Stammdaten unserer Gewerbekunden so aktualisieren, damit wir ab dem 1. Januar 2027 in der Lage sind, E-Rechnungen auszustellen“, sagt Inga Köllner, Assistentin der Geschäftsführung und Prokuristin. Im November wolle sie alle ihre Geschäftskunden anschreiben und abfragen, an welche E-Mail-Adresse künftig die E-Rechnungen geschickt sollen.

Unterstützt wird sie bei den Vorbereitungen von Jessica Kleber, die sich im SHK-Betrieb mit rund 20 Mitarbeitenden um die Debitorenbuchhaltung kümmert. Zur Ausstellungspflicht sagt sie: „Ich sehe die Chance, unsere Abläufe zu vereinheitlichen und weiterzuentwickeln und die Zusammenarbeit mit unseren Kunden zu vereinfachen.“

Welche Erfahrungen macht der Betrieb bislang mit der E-Rechnung?

Bereits seit 2025 müssen Handwerksbetriebe von anderen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. „Wir erhalten seither regelmäßig E-Rechnungen von unseren Lieferanten“, berichtet Inga Köllner. Der Betrieb habe die Buchhaltung schon vor einigen Jahren digitalisiert, um sich auf die Pflichten bei der E-Rechnung vorzubereiten. Seither lägen alle Rechnungsdokumente digital vor und seien GoBD-konform gesichert. „Ich bin komplett begeistert von der E-Rechnung, weil sie vieles bei uns vereinfacht hat.“ Früher seien im Betrieb durchschnittlich zwei neue Papierordner pro Monat zusammengekommen, also rund 24 Ordner im Jahr – diese hätten dann wegen der steuerlichen Fristen zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen.

„Das ganze Papier und den Platz für die Ordner brauchen wir jetzt nicht mehr“, berichtet Köllner. Einen weiteren Vorteil sieht sie darin, dass sich der Zeitaufwand für die Suche nach Rechnungen deutlich reduziert hat. Als Beispiel nennt sie die Zusammenstellung von Revisionsunterlagen bei größeren Bauprojekten: „Früher musste ich in den Ordnern nach den jeweiligen Rechnungen suchen, heute kann ich das bequem am Computer erledigen“, so die Prokuristin. Das bringe eine Zeitersparnis von mehreren Tagen, da sie die Unterlagen jetzt in der Regel innerhalb weniger Stunden zusammenstellen könne. Positiv bewertet Köllner zudem, dass durch den digitalen Rechnungsversand weniger Portokosten anfallen werden.

All diese Veränderungen sieht die Prokuristin positiv. Doch sie betont auch: „Die Prozesse zu digitalisieren war aufwendig.“ Außerdem weist sie auf die damit verbundenen Kosten hin: „Digitalisierung ist teuer.“ Betriebe müssten beispielsweise in Software-Lizenzen und Ausrüstung investieren und das koste „verdammt viel Geld“. Köllner versteht deshalb, dass die Umstellung für viele Betriebe nicht einfach ist. Sie selbst habe Mitte 2020 mit dem Digitalisierungsprozess in der Buchhaltung angefangen.

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) hatte zuletzt im Januar und Februar 2026 eine Umfrage unter 1.926 Handwerksbetrieben zur E-Rechnung durchgeführt. Dabei hatten 37,1 Prozent der befragten Unternehmen angegeben, dass sie bereits freiwillig E-Rechnungen ausstellen. Rund die Hälfte der Betriebe, die damals noch keine E-Rechnungen ausgestellt hat, plante laut den Umfrageergebnissen die Einführung der E-Rechnung für das zweite Halbjahr 2026.

Was ist zu tun, um die E-Rechnungspflicht umzusetzen?

Der ZDH hat auf seiner Website Informationen zusammengestellt, worauf sich Betriebe bei der E-Rechnung vorbereiten müssen: Zu den technischen Mindestvoraussetzungen für die Ausstellungspflicht gehört demnach eine Software zur Erstellung von XRechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen (ab Version 2.1). Zudem seien noch drei weitere Punkte erforderlich:

• ein E-Mail-Postfach,
• eine Software zum Lesbarmachen von Rechnungsdatensätzen und
• ein elektronisches Archivsystem.

Laut ZDH handelt es sich bei diesen drei Punkten um die technischen Mindestvoraussetzungen der Empfangsverpflichtung. Diese gilt bereits seit dem 1. Januar 2025, seither müssen Betriebe E-Rechnungen von Geschäftspartnern empfangen können.

Tipp für Betriebe: Der ZDH empfiehlt Handwerksbetrieben, die Fragen zur Einführung der E-Rechnung haben, sich zum Beispiel an ihren Steuerberater, ihren IT-Dienstleister oder an die Beratungsstellen der Handwerkskammern und Fachverbände zu wenden. Zudem gebe es auch Online-Seminare zum Thema E-Rechnung von den Handwerksorganisationen. Solche Angebote hat auch Inga Köllner genutzt, um sich zu informieren und um sich auf die Ausstellungspflicht vorzubereiten: „Daher war mir klar, was auf uns zukommt.“