Pflicht zu digitalen Entgeltunterlagen: Wer jetzt handeln muss

Bereits seit 1. Januar 2022 müssen Arbeitgeber begleitende Entgeltunterlagen elektronisch führen und aufbewahren. Bislang haben Arbeitgeber allerdings die Möglichkeit, sich auf Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung von der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) befreien zu lassen. Diese Befreiungsmöglichkeit entfällt zum 1. Januar 2027. Relevante Entgeltunterlagen müssen dann von allen Arbeitgebern elektronisch geführt und für Betriebsprüfungen verfügbar sein, schreibt die Datev im einem Whitepaper.

Was müssen Betriebe tun, die aktuell noch von digitalen Entgeltunterlagen befreit sind?

Betriebe, die sich noch auf die Pflicht zu digitalen Entgeltunterlagen vorbereiten müssen, können laut DRV Folgendes machen:

• den eigenen Softwarestand überprüfen und gegebenenfalls auf eine systemgeprüfte Entgeltabrechnungssoftware und ein systemgeprüftes Finanzbuchhaltungssystem umstellen,
• die Entgeltabrechnung und Finanzbuchhaltung gegebenenfalls an einen externen Dienstleister oder Steuerberater auslagern und
• die begleitenden Entgeltunterlagen (zum Beispiel Nachweis der Elterneigenschaft oder Immatrikulationsbescheinigungen) digitalisieren.

Was genau umfasst der Begriff „digitale Entgeltunterlagen“?

Ab dem Jahr 2027 müssen alle prüfungsrelevanten Daten und Unterlagen ausschließlich digital vorliegen, teilt der DRV auf Anfrage von handwerk.com mit. Das gelte für:

• Stamm- und Entgeltdaten der Beschäftigten,
• Beitragsnachweise und Sozialversicherungsmeldungen,
• Summen- und Saldenlisten relevanter Sachkonten

„Ein Mix aus Papierdokumenten und digitalen Dokumenten ist nicht mehr zulässig“, so die DRV. In den elektronischen Entgeltunterlagen seien gemäß Paragraf 8 Abs. 2 Beitragsverfahrensverordnung (BVV) alle sozialversicherungs- und steuerrelevanten Dokumente elektronisch und prüfungssicher zu führen.