Grenzen setzen: Warum ein Nein Freiräume schafft

Der Stammkunde ruft an: „Können Sie nicht schnell bei mir das Haustürschloss wechseln?“ Nein, Sie können nicht, weil Ihr Team ausgelastet ist und Schlösserwechseln auch nicht zu Ihrem Kernangebot zählt. Doch Sie antworten spontan: „Klar, ich komme selbst nach Feierabend kurz vorbei.“

Später ärgern Sie sich: Warum haben Sie nicht freundlich abgelehnt und den Kunden an einen anderen Betrieb verwiesen? Denn Gründe gab es dafür genug. „Wenn wir im Stress sind, schaltet unser Gehirn auf Autopilot, wir reagieren spontan und emotional“, sagt Lea Halm, Mentaltrainerin beim Anti-Stress-Team. „Ein schnelles Ja rutscht dann oft schneller heraus als ein wohlüberlegtes Nein.“

Die gute Nachricht lautet: Nein sagen und damit klare Grenzen setzen kann man lernen. Am Ende sinkt nicht nur Ihr persönliches Stresslevel, sondern es profitiert auch Ihr Betrieb.

Wahrnehmen und innehalten

Wie so oft ist die Selbsterkenntnis der erste Schritt. „Machen Sie sich klar, in welchen Situationen Sie besonders unter Stress geraten“, sagt Halm. Mit Kunden, Mitarbeitenden oder Lieferanten? Welche Reaktion ist dann typisch für Sie? Und wie könnte eine bessere Reaktion aussehen?

Deshalb verschaffen Sie sich Zeit in stressigen Situationen. „Sie müssen nicht immer sofort reagieren“, stellt die Beraterin klar. Vorbereitete Sätze können dabei helfen. „So spontan kann ich dazu nichts sagen. Ich nehme das mal mit und schaue es mir in Ruhe an“, könnte eine Antwort gegenüber Kunden oder Lieferanten lauten. Auch gegenüber dem Team müssen Sie nicht auf alles sofort reagieren: „Lass mich eine Nacht darüber schlafen. Dann kann ich Dir sagen, ob Du Sonderurlaub bekommen kannst.“

Positionieren mit dem Unternehmenskompass

Ihr Betrieb funktioniert nach dem klassischen Bauchladen-Prinzip: Sie übernehmen jeden Auftrag, auch aus Sorge, Kunden zu verprellen oder zu wenig Umsatz zu erwirtschaften. „Sie und Ihr Team haben es dann ständig mit neuen Materialien, neuen Techniken und neuen Aufgaben zu tun“, sagt Halm. „Das birgt viele Fehlerquellen, weil Sie weder Routinen noch Expertenwissen entwickeln können.“ Stress sei die Folge.

Klarheit, wo die Grenzen Ihres Angebots liegen, kann ein Unternehmenskompass mithilfe von vier Kriterien schaffen.

1. Qualität: Was können wir wirklich gut? Wo liegt unsere Kernkompetenz?
2. Wirtschaftlichkeit: Welche Aufträge sind finanziell attraktiv? Wann lohnen sich Aufwand, Personalkosten und Komplexität?
3. Stresskosten: Wie viel Abstimmungsaufwand entsteht – intern, mit Kunden, mit anderen Gewerken? Was kostet uns das an Nerven und Kapazität?
4. Positionierung: Zahlt dieser Auftrag auf das ein, wofür wir bekannt sein wollen? Oder entfernt er uns von unserem Profil?

„Mit mehr Fokus senken Sie Ihr Stresslevel und können so bessere Entscheidungen treffen“, betont die Mentaltrainerin.

Grenzen setzen gegenüber Kunden mit der Entscheidungsampel

„Um eine fundierte Entscheidung zu treffen, braucht es Klarheit“, sagt Halm. Sie rät dazu, neue Aufträge über eine Entscheidungsampel zu bewerten. Es reichen ein paar zentrale Fragen, zum Beispiel:

• Passt der Auftrag fachlich zu uns? Können wir ihn gut und effizient leisten? Da hilft der Unternehmenskompass.
• Können wir ihn mit dem Team aktuell stemmen – haben wir die Kapazität?
• Passt der Kunde zu uns?

„Wenn Sie die meisten Fragen mit Ja beantworten, steht die Ampel auf Grün – Auftrag annehmen“, so Halm. Zeigt sich ein gemischtes Bild, ist die Ampel gelb. „Sie können den Auftrag annehmen, aber auch ein paar Bedingungen stellen, etwa einen höheren Preis oder einen anderen Terminrahmen vorgeben“, zeigt die Beraterin Möglichkeiten auf. Steht die Ampel auf Rot, sollten Sie freundlich, aber klar ablehnen: „Wir sind Experten beim Thema X. Für Schlösser empfehle ich Ihnen Firma Y.“

Grenzen setzen: Geben Sie sich Zeit

„Wer 35 Jahre lang dieselben Muster hatte, ändert sie nicht über Nacht“, sagt Halm. „Das ist ein Lernprozess, der Zeit braucht und Selbstfreundlichkeit erfordert.“ Seien Sie also nicht zu streng mit sich, wenn Sie wieder in die alten Verhaltensmuster zurückfallen.

Grundsätzlich hat sie eine Faustregel: „Treffen Sie wichtige Entscheidungen nicht sofort, sondern schlafen Sie nicht nur sprichwörtlich eine Nacht darüber. Im Schlaf verarbeitet das Gehirn die Eindrücke des Tages, und Morgens ist die Sicht oft klarer.“