Vorstellungsgespräche entstauben: 5 Tipps für moderne Chefs

Gute Fachkräfte oder Azubis können sich heute aussuchen, in welchem Betrieb sie anfangen wollen. „Deshalb geht es im Vorstellungsgespräch nicht mehr vorrangig darum, dem Bewerber mal richtig auf den Zahn zu fühlen“, sagt Sarah Pierenkemper, Senior Referentin Fachkräftesicherung beim Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung (KOFA). „Es geht vielmehr darum, in einem offenen, wertschätzenden Gespräch herauszufinden, ob der Bewerber in den Betrieb passt und ihn dann als Arbeitgeber zu überzeugen.“

Keine einfache Aufgabe. „Es gibt viele kleine Stellschrauben, an denen Sie drehen können“, sagt Pierenkemper. „Eine gute Vorbereitung spielt dabei eine extrem wichtige Rolle.“

Tipp 1: Stellen Sie sich individuell auf jeden Bewerber ein

Jeder Bewerber, der zu Ihnen kommt, bringt eine andere Geschichte mit. „Vor dem Gespräch sollten Sie die Grundlagen klären: Wen habe ich gleich vor mir?“, rät Pierenkemper. Checken Sie den Lebenslauf und das Anschreiben. Über welche Qualifikation und Erfahrungen verfügt der Bewerber? Warum interessiert er sich für Ihren Betrieb?

Sie verzichten Sie auf Anschreiben und Lebenslauf? Dann gehen Sie die Notizen durch, die Sie sich über den Bewerber gemacht haben.

„So ergeben sich individuelle Fragen für das Gespräch“, sagt die Expertin. „Gleichzeitig merkt der Kandidat, dass Sie sich auf ihn vorbereitet haben. Das vermittelt ein Gefühl der Wertschätzung. Und bei der Wahl zwischen mehreren Angeboten, kann dieses Gefühl ausschlaggebend sein.“

Tipp 2: Sorgen Sie für eine angenehme Gesprächssituation

Damit ein Bewerbungsgespräch offen und ungestört verläuft, muss die Atmosphäre stimmen. „Gerade hier kommt es auf vermeintliche Kleinigkeiten an, die aber die Stimmung stark beeinflussen können“, sagt Pierenkemper. Deshalb checken Sie vorab:

• Weiß das Büro oder der Empfang Bescheid, dass ein Bewerber kommt, so dass er freundlich begrüßt wird?
• Haben Sie ausreichend Zeit für das Gespräch eingeplant und sich im Anschluss Zeit freigehalten, falls es länger dauert?
• Ist Ihr Telefon ausgeschaltet und wissen alle, dass Sie nicht gestört werden wollen?
• Ist der Raum ruhig, aufgeräumt und gelüftet?
• Stehen Getränke bereit?
• Haben Sie alle Unterlagen und Notizen am Platz, die Sie für das Gespräch brauchen?

„Vermeiden Sie Situationen, in denen es hektisch oder unangenehm wird“, betont Pierenkemper. Eine wichtige Rolle spiele dabei auch die Sitzordnung: „Ist ein zukünftiger Kollege oder jemand aus der Personalabteilung mit dabei, sollten Sie ein Gegenübersitzen vermeiden. Das wirkt schnell wie ein Verhör“, warnt die Expertin. Besser sei es, über Eck zu sitzen oder gleich in einer Runde.

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Tipp 3: Welche Informationen braucht der Kandidat wirklich?

Es geht im Bewerbungsgespräch auch darum, für Ihr Unternehmen zu werben. Fragen Sie sich vorab: Welche Informationen braucht der Bewerber wirklich? „Sie müssen nicht mit der Gründungsgeschichte starten“, so Pierenkemper. Auch Informationen, die auf Ihrer Website zu finden sind, müssen Sie nicht in aller Ausführlichkeit wiederholen. „Gute Kandidaten haben sich vorbereitet und diese Dinge bereits gelesen“, sagt die Expertin.

Besser ist es, den Werbeblock an den Bewerber anzupassen. Hier macht es sich bezahlt, wenn Sie sich vorab mit ihm beschäftigt haben. Themen könnten sein:

• Wie setzen wir die Werte unseres Betriebes konkret um und wie wirkt sich das auf die Stelle des Bewerbers aus?
• Welche Rolle spielen die Benefits im Betrieb im Arbeitsalltag?
• Welche Fähigkeiten hat der Kandidat noch nicht und welche Weiterbildung können Sie bieten?
• Welche Entwicklungsmöglichkeiten bieten Sie?
• Wie verläuft das Onboarding für den Arbeitsplatz?

„Schildern Sie die Vorteile Ihres Betriebes, aber versprechen Sie nichts, was Sie nicht halten können“, rät Pierenkemper. „Falsche Versprechungen führen nur zu Frust und im schlimmsten Fall kündigt der neue Mitarbeiter gleich wieder.“

Deshalb sollten Sie mögliche negative Punkte nicht verschweigen: Wird bei Ihnen regelmäßig samstags gearbeitet? Ist das Team auf Montage auch mal über mehrere Tage unterwegs? „Auch in solchen Punkten müssen Betrieb und Bewerber zusammenpassen“, betont die Expertin.

Tipp 4: Wappnen Sie sich für Fragen des Bewerbers

Nicht nur Sie, auch der Bewerber wird im Gespräch Fragen stellen. „Freuen Sie sich über Fragen, denn ihre Qualität sagt viel über den Kandidaten und dessen Vorbereitung aus“, sagt Pierenkemper. So zeugen gute Fachfragen von fundierten Kenntnissen.

Oft würden Bewerber auch Fragen zu Gehalt, Arbeitszeiten oder Urlaub stellen. „Hier sollten Sie vorbereitet sein und konkrete Antworten geben können“, rät die Expertin. Falls Sie eine Frage nicht sofort beantworten können – etwa nach Details von Weiterbildungen – sei das keine Katastrophe. „Notieren Sie sich die Frage und liefern Sie die Antwort nach.“

Tipp 5: Beenden Sie das Gespräch mit einem konkreten Ausblick

Das Gespräch ist gut gelaufen und fast beendet. Jetzt ist es wichtig, den Bewerber mit einem guten Gefühl und einem konkreten Ausblick auf den weiteren Ablauf nach Hause gehen zu lassen. „Bedanken Sie sich für das Gespräch und sagen Sie so konkret wie möglich, wie das Verfahren weiterlaufen wird“, betont Pierenkemper. „Gibt es noch ein weiteres Gespräch und wenn ja, wann? Bis wann fällen Sie eine Entscheidung?“

Auch wenn Sie am Ende absagen – der Umgang mit dem Bewerber hat einen großen Einfluss auf das Image des Betriebs, ist die Expertin überzeugt. „Wie Sie sich im Bewerbungsverfahren verhalten, spricht sich herum und prägt Ihr Bild als regionaler Arbeitgeber“, so Pierenkemper. Umso wichtiger sei es, dass sich beide Parteien mit einem guten Gefühl verabschieden.

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