Neue Kassenpflicht für alle geplant: Was Handwerker beachten müssen

Die Bundesregierung plant eine allgemeine Kassenpflicht für Unternehmen. Damit sollen Finanzämter Bareinnahmen besser kontrollieren und Steuerhinterziehung erschweren. Die Regelung betrifft auch Handwerksbetriebe mit einem Jahresumsatz über 100.000 Euro – unabhängig davon, ob sie viel Bargeld umsetzen, wie etwa Friseure oder Bäcker.

Was sich für Handwerksbetriebe ändern könnte

Die Bundesregierung hat am Mittwoch einen Gesetzentwurf vorgelegt, über den nun Bundestag und Bundesrat entscheiden müssen. Die wichtigsten Punkte:

• Umsatzgrenze: Betriebe mit mehr als 100.000 Euro Netto-Jahresumsatz werden kassenpflichtig. Entscheidend ist der Gesamtumsatz, nicht nur der Barumsatz.
• Bargeldgrenze: Nur wenn Anteil des Barumsatzes unter 12.000 Euro liegt, entfällt die Kassenpflicht.
• Betroffene Branchen: Das Gesetz gilt für alle gewerblichen Betriebe – also das gesamte Handwerk. Betroffen sind auch Freiberufler sowie Land- und Forstwirte.
• Pflichten: Betroffene Betriebe müssen ein elektronisches Kassensystem mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) nutzen. Das kann eine elektronische Registrierkasse sein, aber auch eine zertifizierte Cloud-Lösung.
• Starttermin: Maßgeblich ist der Umsatz des Vorjahres. Die Kassenpflicht soll am 1. Juli 2028 beginnen, basierend auf den Umsätzen von 2027.

Beispiel: Der Elektriker E hat 2027 einen Jahresumsatz von 101.000 Euro. Jeden Monat zahlen einige Kunden kleinere Aufträge in bar. In der Summe kommt der Betrieb auf 12.000 Euro Bareinnahmen. Er wird kassenpflichtig und muss 2028 ein elektronisches Kassensystem mit zertifizierter TSE anschaffen.

Kassenpflicht soll nicht nur für Betriebseinnahmen gelten

Der Gesetzentwurf zielt in seiner Begründung auf jede Art von Zahlung ab: auf

• Betriebseinnahmen,
• Betriebsausgaben,
• Entnahmen,
• Einlagen und durchlaufende Posten.

Auch Zahlungen per Karte fallen unter die Kassenpflicht

Das Gesetz betrifft alle Zahlungen, die nicht per Überweisung oder Lastschrift abgewickelt werden. Das bedeutet: Alle Barzahlungen und alle Zahlungen per Debit- oder Kreditkarten sollen über elektronische Kassensysteme erfasst werden. Das würde für Einnahmen ebenso gelten wie für Ausgaben, erklärt Daniela Karbe-Geßler vom Bund der Steuerzahler (BdSt).

Karbe-Geßler hat dafür kein Verständnis: „Kartenzahlungen fließen vom Konto eines Unternehmens direkt auf das Konto eins anderen Unternehmens ein. Eine bessere Erfassung ist nicht möglich.“ Aus Sicht ihres Verbandes sind Kartenzahlungen keine Barumsätze und eine Kassenpflicht sei dafür nicht erforderlich.

Ginge es nach dem BdSt, würde die Kassenplicht künftig nur Betriebe mit Einnahmen und Ausgaben in echtem Bargeld betreffen.

Der BdSt fordert zudem, die Kassenpflicht ausschließlich an einer Umsatzgrenze für Barumsätzen zu orientieren, nicht am Gesamtumsatz.

Kassenpflicht: Auswirkungen auf Handwerksbetriebe

Viele Handwerksbetriebe nutzen noch offene Ladenkassen:

• Sie bewahren Bargeld meist in einer Geldkassette auf. Doch die Art der Aufbewahrung spielt keine Rolle: Auch ein Marmeladenglas oder die Hosentasche gilt als offene Ladenkasse.
• Sie dokumentieren Bar-Einnahmen und -Ausgaben in einem Kassenbuch. Bei einer unangekündigten Kassennachschau durch einen Betriebsprüfer müssen Kassenbuch und Kassenstand übereinstimmen.

Ab Juli 2028 würde diese Praxis für Betriebe enden, wenn sie die Gesamtumsatz- und Bargrenzen überschreiten.

Auch Betriebe, die dann viel per Karte zahlen, wären betroffen. Ein Elektriker, der monatlich 1.000 Euro für Material, Software oder Werkzeug per Karte oder bar bezahlt und mehr als 12.000 Euro bar einnimmt, würde künftig eine elektronische Kasse mit TSE benötigen.

Bargeldintensive Branchen wie Friseure oder Bäcker, die bereits moderne TSE-Kassensysteme nutzen, spüren kaum Änderungen.

Beispiel 1: eine Heizungsbauerin

Eine Heizungsbaumeisterin macht mit ihrem Betrieb 500.000 Euro Jahresumsatz und erzielt davon zehn Prozent durch Wartungsaufträge. Die Hälfte diese Aufträge bezahlen Kunden direkt nach der Arbeit vor Ort – bar oder per Karte, insgesamt 25.000 Euro.

• Heute: Der Betrieb darf eine offene Ladenkasse nutzen.
• Ab 2028: Er benötigt eine elektronische TSE-Kasse. Die Anschaffungskosten sind abschreibbar, laufende Kosten gelten als Betriebsausgaben. Kassendaten werden digital gespeichert.

Beispiel 2: ein Kosmetiker

Ein soloselbstständiger Kosmetiker mit 65.000 Euro Jahresumsatz, dessen Kunden ausschließlich bar oder per Karte zahlen, bleibt unter der Umsatzgrenze von 100.000 Euro. Die Kassenpflicht greift zunächst nicht.

Keine Ausnahmen für Handwerker geplant

Obwohl das Gesetz noch nicht beschlossen ist, gibt es bereits Pläne für Ausnahmen – vor allem für Banken und Versicherungen. So sieht es der Diskussionsentwurf einer Ausnahme-Verordnung des Bundesfinanzministeriums vor. Sonderregelungen für Handwerker sind darin nicht vorgesehen.

Härtefall-Regelungen nur auf Antrag

In Härtefällen können Betriebe jedoch eine Befreiung von der Kassenpflicht beantragen, zwei Beispiele nennt der Gesetzentwurf dafür:

• etwa wenn die Umsatzgrenze durch ein einmaliges Ereignis wie den Verkauf eines Grundstücks überschritten wird
• oder wenn der Umsatz aus der gewerblichen Tätigkeit unter 100 000 Euro liegt, aber durch eine weitere Tätigkeit, die Grenze von 100 000 Euro überschreitet, etwa durch Vermietung und Verpachtung.

Einführung ab 1. Juli 2028 geplant

Überschreitet ein Betrieb die Umsatzgrenze, gilt die Kassenpflicht ab dem 1. Juli des Folgejahres. Fällt der Umsatz später wieder unter die Grenze, bleibt die Kassenpflicht für zwei weitere Jahre bestehen.

Beispiel:

• 2027: Ein Betrieb erzielt 100.001 Euro Umsatz, davon 12.000 Euro aus Bar- und Kartenzahlungen.
• Der Betrieb muss ab 1. Juli 2028 eine TSE-Kasse führen.
• Ende 2028 kommt der Betrieb auf einen Gesamtumsatz von 99.000 Euro.
• Dennoch muss er die TSE-Kasse bis Ende 2030 führen.