11 Tipps: So bereiten Sie sich auf eine Zollkontrolle vor

Mit dem Zoll beschäftigen sich viele Handwerker erst, wenn er im Betrieb auftaucht. Doch die Aufregung im Team ist aus Erfahrung von Rechtsanwalt Sebastian Peters meist groß, wenn die Beamten der Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) plötzlich Papiere sichten und Mitarbeiter befragen. Deshalb rät der Jurist von der Kanzlei Streck Mack Schwedhelm Unternehmern: „Bereiten Sie sich und Ihr Team auf den Ernstfall vor.“ Der Jurist gibt 11 Tipps, was Chefs vorab klären sollten, welche Infos Mitarbeiter brauchen und was während einer Zollkontrolle wichtig ist.

Tipp 1: Informieren Sie sich über die Arbeit des Zolls

Peters zufolge sollten sich Unternehmer mit dem Strafarbeitsbekämpfungsgesetz vertraut machen.Eine gute Informationsquelle sei dafür die Website des Zolls. Anhand von Podcasts und Broschüren könnten sich Handwerker dort zum Beispiel darüber informieren, 

• welche Aufgaben und Befugnissen der Zoll hat,
• mit welchen Behörden er zusammenarbeitet und
• welche Ordnungswidrigkeiten und Straftaten der Zoll verfolgt beziehungsweise ahndet.

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Tipp 2: Meldekette im Betrieb festlegen

Wenn die FKS zu Besuch kommt, dann schlagen die Beamten meist am Empfang auf. „Die Mitarbeiter dort sollten deshalb wissen, was in solchen Fällen zu tun ist“, sagt der Jurist. Er rät Unternehmern, eine Meldekette festzulegen und die Mitarbeiter anzuweisen, bei einer Zollkontrolle umgehend den Betriebsinhaber oder dessen Vertretung anzurufen und zu informieren.

Tipp 3: Fragen, warum der Zoll im Betrieb kontrolliert

Es gibt verschiedene Gründe, warum ein Betrieb von der FKS kontrolliert wird. Rechtsanwalt Peters empfiehlt Handwerkern deshalb nachzufragen, ob die Beamten in einem Steuer- oder in einem Strafverfahren ermitteln. Zudem sollten sie sich die Auskunft der Zöllner für die eigenen Unterlagen dokumentieren, falls es später Diskussionen bezüglich der Verwertbarkeit gibt.

Tipp 4: Bei Ermittlung im Strafverfahren auf Ladung bestehen

Ist ein Strafverfahren der Grund für den Besuch des Zolls, ist die Lage ernst. „Handwerker sollten in solchen Fällen unbedingt auf eine Ladung bestehen und sich für den Termin juristischen Beistand holen“, sagt Peters.

Manchmal gehen Steuerverfahren auch in ein Strafverfahren über, weil die Zöllner im Betrieb auf etwas Verdächtiges stoßen. „Sobald Sie ein Zeugenvernehmungsprotokoll sehen oder vom Zoll über Ihre Rechte belehrt werden, sind das starke Indizien für ein Strafverfahren“, warnt der Jurist. Auch in diesen Fällen brauche niemand vor Ort eine Aussage machen.

Tipp 5: Unternehmer und Mitarbeiter haben Pflicht zur Mitwirkung

Bei einem Steuerverfahren sind Unternehmer und Mitarbeiter zu Mitwirkung verpflichtet. Für Mitarbeiter bedeutet das laut Peters, dass sie zum Beispiel auf Nachfrage ihre Ausweise vorzeigen müssen oder Fragen beantworten müssen.

Betriebe hingegen sind verpflichtet, den Beamten Einsicht in die Lohnbuchhaltung, die Arbeitszeitdokumentation und Arbeitsverträge zu gewähren. Einfach mitnehmen dürfen die Beamten die Papiere allerdings nicht. Dafür benötigen sie eine schriftliche Anordnung, so Peters.

Tipp 6: Niemand muss sich selbst belasten

Um Schwarzarbeit auf die Spur zu kommen, stellen die Zollbeamten Mitarbeitern und Chefs Fragen. Sie wollen zum Beispiel wissen,

• ob Mitarbeiter sich Werkzeuge für den privaten Gebrauch am Wochenende ausleihen,
• ob Mitarbeiter am Monatsende zuzüglich zum Lohn noch Bargeldzahlungen erhalten oder
• ob Mitarbeiter den Firmen-Lkw nach Feierabend nutzen dürfen, obwohl diese Nutzung nicht arbeitsvertraglich geregelt ist.

Doch was ist zu tun, wenn die Beamten auf der richtigen Spur sind? „Niemand muss sich selbst belasten“, sagt Peters. „In solchen Fällen sollten Handwerker schweigen und den Steueranwalt ihres Vertrauens konsultieren.“

Tipp 7: Angehörige müssen nicht belastet werden

Ebenso wie sich selbst, muss auch niemand Angehörige belasten. Dem Juristen zufolge sollten alle Familienmitglieder, die im Betrieb arbeiten dieses Recht kennen. Denn die Zöllner erkundigen sich bei der Kontrolle beispielsweise nach verdeckten Gewinnausschüttungen Von Familienmitgliedern wollen sie dann oft wissen,

• ob die Hausreinigung aus Firmenmitteln bestritten wird,
• ob handwerkliche Arbeiten im Privathaushalt ohne Rechnung von Mitarbeitern durchgeführt werden oder
• ob Materialien aus dem Betrieb für private Zwecke genutzt werden.

Tipp des Anwalts: Schweigen, auf eine schriftliche Zeugenladung bestehen und anwaltlichen Rat einholen.

Tipp 8: Buchhaltung muss auf aktuellem Stand sein

Die Zollbeamten nehmen meist die Lohnbuchhaltung unter die Lupe. Rechtsanwalt Peters zufolge ist es deshalb wichtig, dass alles gut gepflegt und auf dem aktuellen Stand ist. Denn wenn die FKS auf formelle Mängel stoße, eröffne das die Schätzbefugnis und das könne schnell zum finanziellen Nachteil für Betriebe sein.

Tipp 9: Auf Ordnung im Büro achten

„Das Büro ist oft das erste, was die Zollbeamten in einem Betrieb sehen“, sagt Peters. „Wenn das chaotisch ist, wird die FKS schnell misstrauisch und schaut genauer hin.“ Der Jurist rät daher auf Ordnung zu achten, damit Betrieben ein guter erster Eindruck gelingt.

Tipp 10: Für Diskretion sorgen

Schlechtes Gerede braucht niemand. Doch das lässt sich manchmal kaum verhindern, wenn Kunden und Geschäftspartner hautnah mitbekommen, dass der Betrieb vom Zoll kontrolliert wird. Deshalb rät Peters Handwerkern, bei einer Zollkontrolle möglichst für Diskretion zu sorgen. Zum Beispiel, indem den Beamten ein sichtgeschützter Raum zur Verfügung gestellt wird, damit sie dort diskret und ungestört arbeiten können.

Tipp 11: Nicht mehr als Kaffee und Wasser anbieten

Wer Gäste im Haus hat, bietet aus Höflichkeit oft etwas zu trinken oder kleine Snacks an. Doch damit sollten Betriebe laut Peters vorsichtig sein, wenn sie die FKS im Haus haben. „Die Beamten dürfen sich im Einsatz keine Geringwertigen Vorteile verschaffen“, sagt Jurist. Er rät deshalb nie mehr als Wasser oder Kaffee anzubieten: „Kuchen oder Teilchen können schon problematisch sein.“

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