E-Bike-Leasing: Was Sie als Arbeitgeber wissen sollten

E-Bikes sind die vielleicht bequemste Methode, die Umwelt zu schonen, die Fitness zu stärken – und Spritkosten zu sparen. Wären sie nur nicht so teuer: Im aktuellen Test des Fachmagazins Radfahren kostet die Hälfte der getesteten Modelle mehr als 4.500 Euro; nur jedes zehnte Test-Modell ist für weniger als 3.000 Euro zu haben.

Kein Wunder, dass immer mehr Mitarbeitende ihre Chefs nach einem E-Bike fragen. Gerne komplett auf Firmenkosten – oder zumindest per Gehaltsumwandlung und Leasing. Ganz so einfach ist es für Betriebe allerdings nicht. Ein gutes Argument für das E-Bike-Leasing bleibt aber in jedem Fall: die Motivation. Wenn es Ihre Mitarbeitenden glücklich macht, ist es wahrscheinlich eine gute Idee.

Steuern bei Kauf oder Leasing mit Gehaltsumwandlung

Steuerlich gibt es zwei Varianten: Sie können ein Dienstrad kaufen oder leasen. In beiden Fällen dürfen Ihre Mitarbeitenden das Rad uneingeschränkt und sogar ausschließlich privat nutzen.

• Kauf: Die private Nutzung ist ein steuer- und beitragsfreies Gehaltsextra, wenn Sie Mitarbeitenden ein betriebliches Fahrrad oder E-Bike zusätzlich zum Lohn für private Touren überlassen. Die Kosten sind Betriebsausgaben, das Rad schreiben Sie über sieben Jahre ab. Steuerfrei ist die private Nutzung von E-Bikes allerdings nur für Modelle mit einer Höchstgeschwindigkeit von 25 km/h. Bei schnelleren E-Bikes ist die private Nutzung als geldwerter Vorteil mit 0,25 Prozent des Bruttolistenpreises zu versteuern.
• Leasing per Gehaltsumwandlung: Sie leasen als Arbeitgeber ein Dienstrad und überlassen es den Mitarbeitenden. Sie zahlen die Leasingraten per Gehaltsumwandlung und erhalten das Nutzungsrecht durch einen Überlassungsvertrag. Steuerfrei sind private Fahrten nicht, aber steuergünstig: „Bei einer Gehaltsumwandlung müssen Mitarbeitende die private Nutzung pauschal mit 0,25 Prozent des Bruttolistenpreises versteuern“, weiß Dagmar Klose von der auf Steuersoftware spezialisierten Datev. Sie unterstützt die Datev-Mitarbeitenden in Mobilitätsfragen. „Durch die Gehaltsumwandlung sinken die Lohnsteuer und die Sozialversicherungsbeiträge der Mitarbeitenden“, betont Klose.

E-Bike-Leasing: Ein Beispiel macht die Vorteile deutlich

Ein Geselle hat ein Bruttoeinkommen von 2.800 Euro monatlich. Bei Steuerklasse I, ohne Kirchensteuer und ohne Kinder landen netto 1906 Euro auf seinem Konto.

Nun least seine Chefin 2022 ein E-Bike mit einem Bruttolistenpreis von 3.000 Euro. Das E-Bike stellt sie dem Gesellen zur uneingeschränkten Nutzung zur Verfügung. Der steuerpflichtige geldwerte Vorteil des Gesellen beträgt 7 Euro im Monat (0,25 Prozent des Bruttolistenpreises). Die monatliche Leasingrate inklusive Vollkaskoversicherung beträgt 84,45 Euro, die der Geselle per Gehaltsumwandlung finanziert. Seine Chefin schießt monatlich 30 Euro zu.

Netto ausgezahlt erhält der Geselle nun rund 1.867 Euro. Effektiv kostet ihn die private Nutzung des E-Bikes also 39 Euro pro Monat. Bei der üblichen Leasing-Laufzeit von 36 Monaten wären das für den Gesellen insgesamt rund 1.400 Euro.

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Arbeitgeber-Risiko beim E-Bike-Leasing

Auch wenn Mitarbeitende die Leasingraten per Gehaltsumwandlung zahlen: Leasingnehmer ist der Arbeitgeber. Das bedeutet:

• bei Krankheit: Fällt ein Mitarbeitender wegen längerer Krankheit aus der Lohnfortzahlung? In der Zeit entfällt der Vorteil der Gehaltsumwandlung. Die Leasingraten muss der Arbeitgeber übernehmen.
• bei Kündigung: Der Mitarbeitende verlässt das Unternehmen vor Ablauf der Leasingdauer? Auch dann muss der Arbeitgeber die Raten weiter zahlen. Es sei denn, der ausscheidende Mitarbeitende möchte das Rad vorzeitig übernehmen und kauft es dem Leasinggeber ab.

Vorsicht: Theoretisch könnten Sie Mitarbeitende im Überlassungsvertrag zur Kostenübernahme in solchen Fällen verpflichten. Praktisch wäre das ein Fehler: Noch gibt es kaum Urteile zu Überlassungsverträgen für Diensträder. Doch die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass Gerichte hier ähnlich wie bei Dienstwagen entscheiden und derartige Klauseln kassieren. So wie das Arbeitsgericht Osnabrück 2019: In dem Fall wollte der Arbeitgeber einen Mitarbeitenden zur Kostenübernahme für Zeiten ohne Lohnbezug verpflichten. „Unwirksam“, entschied das Gericht. (Urteil vom 13. November 2019, Az. 3 Ca 229/19)

Wichtig: Versicherungsschutz beim E-Bike-Leasing

Weniger Sorgen müssen Sie sich als Arbeitgeber wegen der Haftung bei Unfällen oder Diebstahl machen. Leasinggeber bieten in der Regel keine Verträge ganz ohne Versicherungsschutz an. Der reicht vom Grundschutz bis zur Vollkasko-Versicherung. Wer die Kosten übernimmt, ist verhandelbar: Betrieb, Mitarbeitender oder beide.

Dieser Versicherungsschutz sei wichtig, betont Dagmar Klose von der Datev. So bezahle das Softwarehaus eine Grundversicherung. „Darin sind Diebstahlschutz und Reparaturen zum Beispiel aufgrund von Sturz, Vandalismus oder Elektronikschäden enthalten“, berichtet Klose. Zusätzlich könnten Mitarbeitende individuell eine Zusatzversicherung abschließen, die gegen Verschleißschäden schützt. Das Leasing-Angebot scheint gut anzukommen: Auf 8.400 Mitarbeitende der Datev kommen fast 2.000 geleaste Diensträder. „Tendenz steigend“, berichtet Klose, „seit Beginn der Pandemie 2020 hat sich die Zahl fast verdoppelt.“

Sicherheit geht vor: Arbeitgeberpflichten bei Diensträdern

Beachten müssen Sie bei Jobrädern schließlich auch Ihre Pflichten als Halter und Arbeitgeber:

• Unfallverhütungsvorschriften (UVV): Handelt es sich um ein E-Bike mit einer Höchstgeschwindigkeit von mehr als 25 km/h? Dann gilt es als Kraftrad und benötigt eine Betriebserlaubnis. Daher müssen Sie den „betriebssicheren Zustand“ bei Bedarf, mindestens jedoch einmal jährlich prüfen lassen. Geregelt ist das in Vorschrift 70 der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV). Diese jährliche UVV-Prüfung kann der Fachhändler übernehmen.
• Unterweisung: Nutzen Mitarbeitende ein Rad tatsächlich auch dienstlich? Dann sind Sie vor der ersten Fahrt zur Unterweisung in die Nutzung und Gefahren gemäß Vorschrift 1 der DGUV verpflichtet. Dabei spielt es keine Rolle, ob das Rad einen elektrischen Antrieb hat. Die DGUV empfiehlt Arbeitgebern eine verbindliche Helmpflicht für Dienstfahrten. Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz zählen allerdings nicht als unterweisungspflichtige Dienstfahrten.

So funktioniert das E-Bike-Leasing für den Arbeitgeber

Der Ablauf ist für den Arbeitgeber im Prinzip immer ähnlich. Unterschiede gibt es in Details, abhängig vom Leasinggeber.

Steuerfalle: Kauf nach Ablauf der Leasingzeit

Mitarbeitende wollen ihre E-Bikes nach Ablauf der Leasinglaufzeit übernehmen? Sprechen Sie vorher mit Ihrem Steuerberater, denn bei der Übernahme könnte eine Steuerfalle drohen. Übernimmt ein Mitarbeitender das Rad vom Arbeitgeber oder einem Dritten, wie dem Leasinggeber, zu einem geringeren Preis als dem ortsüblichen Marktpreis, wäre der Preisvorteil ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil.

Die Finanzverwaltung will dann nach drei Jahren Leasingdauer noch 40 Prozent der unverbindlichen Preisempfehlung ansetzen. (BMF-Schreiben vom 17. November 2017, Az. Z IV C 5 - S 2334/12/10002-04 ). Bei einem E-Bike mit einem Neupreis von 3.000 Euro wären das 1.200 Euro. Für ein drei Jahre lang ordentlich beanspruchtes E-Bike ist das viel.

Um das zu vermeiden, muss der Mitarbeitende den tatsächlichen Marktpreis für das gebrauchte Rad nachweisen: Dokumentieren Sie deshalb die Laufleistung und den Zustand des Rades am Ende der Leasingzeit. Und dokumentieren Sie einige Kleinanzeigen von Rädern in einem ähnlichen Zustand. Oder lassen Sie einen Zweirad-Händler den Wiederverkaufspreis schätzen.

E-Bike-Leasing für Azubis, Minijobber und Familienmitglieder und Chef?

Grundsätzlich dürfen Sie Dienstränder auch für Auszubildende, Minijobber und mitarbeitenden Angehörigen leasen – und sich als Chef selbst eins spendieren:

• Azubis: Ein geleastes E-Bike für einen Azubi ist möglich, doch nicht jeder Leasinggeber bietet das an.
• Minijobber: Ein Arbeitgeberzuschuss ist ein geldwerter Vorteil, ebenso wie die Übernahme von Versicherungs- und anderen Zusatzkosten. Damit würde der Lohn steigen – was kein Problem ist, solange Sie unter der Minijob-Grenze bleiben.
• Zwei E-Bikes für einen Mitarbeitenden: Auch das ist laut einer Kurzmitteilung der Oberfinanzdirektion Nordrhein-Westfalen kein Problem: Arbeitgeber dürfen demnach Familienmitgliedern eines Mitarbeitenden E-Bikes per Gehaltsumwandlung überlassen. Schließt der Mitarbeitende den Überlassungsvertrag für das zweite Rad ab, dann gelten die gleichen lohnsteuerlichen Regeln.
• Chef und Chefin: Gleiches Recht für alle, für sich selbst dürfen Sie E-Bikes ebenfalls leasen und privat nutzen. In dem Fall sollten Sie jedoch mit Ihrem Steuerberater prüfen, ob nicht der Kauf als Dienstrad für Sie steuerlich günstiger wäre.

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