Ohne Fahrtenbuch werden Chef-Wagen zur Steuerfalle

Der Fall: Ein alleiniger Gesellschafter-Geschäftsführer leitet eine GmbH und beschäftigt seine Schwester. Im Fuhrpark der Firma stehen vier Porsches. Gesellschafterbeschlüsse verbieten ausdrücklich die private Nutzung.

Bei einer Außenprüfung vermuten die Prüfer, dass der Geschäftsführer und seine Schwester die Autos auch privat fahren. Das Finanzamt wertet dies als verdeckte Gewinnausschüttung.

Die Folgen:

• Das Finanzamt setzt 25 Prozent der Nettoaufwendungen als verdeckte Gewinnausschüttung an: 20 Prozent für die Kosten der privaten Nutzung wie Abschreibungen, Steuern, Versicherungen und Reparaturen. Plus fünf Prozent Gewinnaufschlag für die GmbH.
• Der steuerpflichtige Gewinn der GmbH steigt entsprechend.
• Der Gesellschafter-Geschäftsführer muss den gleichen Betrag als Kapitalertrag versteuern.

Die GmbH klagt.

Urteil: Nutzungsverbot schützt Gesellschafter-Geschäftsführer nicht

Der Bundesfinanzhof (BFH) gibt dem Finanzamt recht. Die Behörde darf annehmen, dass der Gesellschafter-Geschäftsführer und seine Schwester alle vier Fahrzeuge privat nutzen.

Die Begründung des Gerichts:

• Steht ein Firmenwagen bereit, nutzt ein Gesellschafter-Geschäftsführer das Auto „nach allgemeiner Lebenserfahrung“ auch privat. Besonders wenn Fahrten teils betrieblichen, teils privaten Zwecken dienen, wechselt er das Fahrzeug nicht. „Nach der Lebenserfahrung ist vielmehr davon auszugehen, dass gerade das Fahrzeug genutzt wird, das zur Verfügung steht“, so das Gericht.
• Das gilt auch, wenn keine Vereinbarung über die Privatnutzung besteht oder diese ausdrücklich verboten ist – vor allem, wenn der Geschäftsführer kein Fahrtenbuch führt und unbeschränkten Zugriff auf die Fahrzeuge hat.

Die Nutzung durch den Gesellschafter-Geschäftsführer gilt nicht als Arbeitslohn durch einen geldwerten Vorteil. Der Gebrauch ohne Nutzungsvereinbarung stellt eine verdeckte Gewinnausschüttung dar. (Beschluss vom 17. Dezember 2025, Az. I B 17/24)

Folgen für die Praxis: Firmenwagen nur mit Fahrtenbuch

Das Bundesfinanzministerium hat den BFH-Beschluss im Bundessteuerblatt veröffentlicht (BStBl II 2026, Seite 453). Die Finanzverwaltung muss ihn in allen offenen und künftigen Fällen anwenden.

Geschäftsführende Gesellschafter sollten daher den Verdacht einer verdeckten Gewinnausschüttung vermeiden. Das heißt:

• Schließen Sie zwischen GmbH und Gesellschafter-Geschäftsführer eine Nutzungsvereinbarung über die private Nutzung von Firmenwagen. So wird der private Anteil zum geldwerten Vorteil, den Sie als Lohn versteuern. Damit verhindern Sie die Einordnung als verdeckte Gewinnausschüttung.
• Vereinbaren Sie auch mit mitarbeitenden Angehörigen die private Nutzung schriftlich.
• Führen Sie Fahrtenbücher für Firmenwagen. Ein lückenloses, zeitnah geführtes Fahrtenbuch begrenzt den privaten Anteil und damit die steuerliche Belastung.

Tipp: Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater über alternative Lösungen. Der BFH erwähnt „organisatorische Maßnahmen“, die eine Privatnutzung ausschließen könnten. Wie solche Maßnahmen aussehen, die ein Geschäftsführer nicht umgehen kann, sagt das Gericht nicht – doch davon hängt die Bewertung des Finanzamts ab.