BGH: Belege für das Homeoffice sofort aufzeichnen!

Stellt Ihr häusliches Arbeitszimmer den Mittelpunkt Ihrer betrieblichen und beruflichen Tätigkeit dar? Dann dürfen Sie alle damit verbundenen Ausgaben als Betriebsausgaben geltend machen. So sieht es Paragraf 4 Abs. 5 Einkommensteuergesetz (EStG) vor.

Der Haken an der Sache: Sie müssen diese Ausgaben gemäß Paragraf 4 Abs. 7 EstG einzeln und getrennt von Ihren übrigen Betriebsausgaben erfassen. Und Sie müssen die Aufzeichnungen zeitnah erstellen, sobald die Belege vorliegen. Dies hat der Bundesfinanzhof (BFH) in einem aktuellen Fall klargestellt: „Diese Anforderungen sind einzuhalten. Ein Verstoß führt dazu, dass die Aufwendungen grundsätzlich nicht abzugsfähig sind.“

Der Fall: Selbstständiger hat Belege erst für die Steuer erfasst

Ein Freiberufler nutzte das Dachgeschoss seines Eigenheims als Büro. Das Arbeitszimmer machte rund 31,5 Prozent der Gesamtfläche aus. Die Belege für das Arbeitszimmer sammelte er im Verlauf eines Jahres und erstellte für die Steuererklärung eine Aufstellung sämtlicher Gebäudekosten.

Für das Jahr 2017 meldete er in der Einkommensteuererklärung Verluste. Doch das Finanzamt erkannte die Kosten nicht in voller Höhe an. Nach einem Einspruch erhöhte es den Betriebsausgabenabzug, doch das genügte dem Freiberufler nicht: Er klagte vor dem Finanzgericht.

Das Finanzgericht wies die Klage ab: Nach seiner Ansicht hätte das Finanzamt die Betriebsausgaben überhaupt nicht anerkennen dürfen, da der Freiberufler seine Aufzeichnungspflichten nicht erfüllt habe. Das akzeptierte der Betroffene nicht, der Fall landete vor dem BFH.

Das Urteil: Aufzeichnungen innerhalb von zehn Tagen sind Pflicht

Das oberste Finanzgericht hat die Auffassung des Finanzgerichts bestätigt:

• Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer sind einzeln, zeitnah und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen.
• Zeitnah bedeutet: innerhalb einer Frist von zehn Tagen und nur ausnahmsweise innerhalb eines Monats.
• Getrennt bedeutet: in einem besonderen Konto der Buchführung oder in einer besonderen Spalte.
• Eine bloße Belegsammlung reicht nicht aus, so der BFH.

Die Begründung: Nur so ließen sich solche Aufwendungen korrekt zuordnen und vom Finanzamt überprüfen. Der Freiberufler habe in diesem Fall zwei Fehler gemacht: Nicht nur, dass er die Belege nicht zeitnah erfasst hatte, wirft ihm der BFH vor. Zudem hatte er die Angaben nur im Formular der Einnahme-Überschussrechnung gemacht. Doch dort können nur die Abschreibungen gesondert erfasst werden, die anderen Ausgaben nur als Summe – also nicht als Einzelaufzeichnungen. (Urteil vom 24. März 2026, Az. VIII R 6/24)

Homeoffice-Pauschale als Alternative

Falls Sie Ihre Aufzeichnungen bisher nicht akribisch geführt haben, sollten Sie mit Ihrem Steuerberater sprechen. Eine Alternative könnte für Sie die Homeoffice-Pauschale sein: Das Finanzamt erkennt sechs Euro pro Tag für bis zu 210 Arbeitstage an – maximal 1.260 Euro im Jahr. Auch Samstage und Sonntage zählen als Arbeitstage. Für die Pauschale gelten die Aufzeichnungspflichten nach Paragraf 4 Abs. 7 EstG nicht.