Private Versicherungsdaten nur noch per ELStAM

Bis 2025 mussten privat kranken- und pflegeversicherte Beschäftigte ihre Beitragsdaten in Papierform einreichen, um mehr als die Mindestvorsorgepauschale beim Lohnsteuerabzug zu erhalten. Seit dem 1. Januar 2026 läuft das Verfahren digital: Arbeitgeber müssen die Daten elektronisch abrufen. Die wichtigsten Fragen und Antworten zum neuen Verfahren beantwortet ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF):

Wie funktioniert die digitale Meldung?

Seit Jahresbeginn übermitteln Versicherer die Beitragsdaten zur privaten Basiskranken- und Pflege-Pflichtversicherung direkt an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Dieses bereitet die Informationen als „elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale“ (ELStAM) auf. Arbeitgeber rufen die Daten wie gewohnt im ELStAM-Verfahren ab.

Früher mussten Mitarbeitende ihre Beitragsbescheinigungen selbst beim Arbeitgeber einreichen. Das entfällt nun.

Welche Daten erhalten Arbeitgeber?

Beim automatisierten Abruf übermittelt das BZSt folgende Informationen:

• Die monatlichen Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung, sofern ein steuerfreier Arbeitgeberzuschuss möglich ist.
• Die monatlichen Beiträge zur privaten Basiskranken- und Pflege-Pflichtversicherung (Vorsorgebeiträge).

Hat das neue Verfahren Auswirkungen auf das Nettoeinkommen?

Das ist möglich: Das neue Verfahren kann das Nettoeinkommen der Beschäftigten beeinflussen, so das BMF. Grund dafür sei die Zuordnung der Beiträge durch das BZSt. Sie könne von der bisherigen Berücksichtigung der Papierbescheinigungen abweichen. Das wäre etwa der Fall, wenn die Papierbescheinigungen ungenau waren oder Zusatzleistungen enthielten, die steuerlich nicht als Basisabsicherung gelten.

Hält ein Mitarbeitender die ELStAM-Daten für falsch, muss er sich direkt an seinen Versicherer wenden. Nur dieser kann die übermittelten Beitragsdaten korrigieren. Die Lohnsteuerabzugsmerkmale selbst kann jedoch ausschließlich das BZSt ändern.

Können Mitarbeitende der Datenübermittlung widersprechen?

Privatversicherte können der elektronischen Übermittlung ihrer Daten widersprechen. Dazu müssen sie ihre Versicherung informieren. Allerdings gibt es in diesem Fall keine Ersatzlösung in Papierform. Der Arbeitgeber erhält dann keine Daten und kann sie beim Lohnsteuerabzug nicht berücksichtigen.

Gibt es Ausnahmen von der digitalen Datenübermittlung?

Es gibt nur wenige Ausnahmen. Wichtig für Mitarbeitende in Handwerksbetrieben: Ausländische Versicherer sind nicht verpflichtet, Daten elektronisch zu übermitteln. Beschäftigte mit solchen Versicherungen müssen beim Finanzamt einen Freibetrag über das Lohnsteuer-Ermäßigungsverfahren beantragen. In der Regel sind sie dann auch zur Abgabe einer Einkommensteuererklärung verpflichtet.

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