Private Versicherungsdaten nur noch per ELStAM
Neues Verfahren für Beitragsdaten von privat versicherten Mitarbeitenden: Arbeitgeber müssen die Daten digital abrufen. Ein Widerspruch wäre riskant.
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Neues Verfahren für Beitragsdaten von privat versicherten Mitarbeitenden: Arbeitgeber müssen die Daten digital abrufen. Ein Widerspruch wäre riskant.
Bis 2025 mussten privat kranken- und pflegeversicherte Beschäftigte ihre Beitragsdaten in Papierform einreichen, um mehr als die Mindestvorsorgepauschale beim Lohnsteuerabzug zu erhalten. Seit dem 1. Januar 2026 läuft das Verfahren digital: Arbeitgeber müssen die Daten elektronisch abrufen. Die wichtigsten Fragen und Antworten zum neuen Verfahren beantwortet ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF):
Seit Jahresbeginn übermitteln Versicherer die Beitragsdaten zur privaten Basiskranken- und Pflege-Pflichtversicherung direkt an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Dieses bereitet die Informationen als „elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale“ (ELStAM) auf. Arbeitgeber rufen die Daten wie gewohnt im ELStAM-Verfahren ab.
Früher mussten Mitarbeitende ihre Beitragsbescheinigungen selbst beim Arbeitgeber einreichen. Das entfällt nun.
Beim automatisierten Abruf übermittelt das BZSt folgende Informationen:
Das ist möglich: Das neue Verfahren kann das Nettoeinkommen der Beschäftigten beeinflussen, so das BMF. Grund dafür sei die Zuordnung der Beiträge durch das BZSt. Sie könne von der bisherigen Berücksichtigung der Papierbescheinigungen abweichen. Das wäre etwa der Fall, wenn die Papierbescheinigungen ungenau waren oder Zusatzleistungen enthielten, die steuerlich nicht als Basisabsicherung gelten.
Hält ein Mitarbeitender die ELStAM-Daten für falsch, muss er sich direkt an seinen Versicherer wenden. Nur dieser kann die übermittelten Beitragsdaten korrigieren. Die Lohnsteuerabzugsmerkmale selbst kann jedoch ausschließlich das BZSt ändern.
Privatversicherte können der elektronischen Übermittlung ihrer Daten widersprechen. Dazu müssen sie ihre Versicherung informieren. Allerdings gibt es in diesem Fall keine Ersatzlösung in Papierform. Der Arbeitgeber erhält dann keine Daten und kann sie beim Lohnsteuerabzug nicht berücksichtigen.
Es gibt nur wenige Ausnahmen. Wichtig für Mitarbeitende in Handwerksbetrieben: Ausländische Versicherer sind nicht verpflichtet, Daten elektronisch zu übermitteln. Beschäftigte mit solchen Versicherungen müssen beim Finanzamt einen Freibetrag über das Lohnsteuer-Ermäßigungsverfahren beantragen. In der Regel sind sie dann auch zur Abgabe einer Einkommensteuererklärung verpflichtet.
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