Mustervorlagen für Ihre Mahnschreiben

• Wer seine Mahnungen zu nett formuliert, wird noch länger auf sein Geld warten.
• Wie wirkungsvoll ein Mahnschreiben ist, hängt von den richtigen Formulierungen und rechtlich notwendigen Hinweisen auf mögliche Folgekosten ab.
• Achten Sie auf die 5 wichtigsten Regeln für Ihr Mahnschreiben – und nutzen Sie eines unserer Muster.

Eigentlich sollte es dem Kunden unangenehm sein, dass er Sie auf Ihr Geld warten lässt. Stattdessen machen sich viel öfter die Auftraggeber Sorgen, ob sie sich nicht im Ton vergreifen, wenn sie ihr Geld einfordern.

Die 5 wichtigsten Regeln für Ihr Mahnschreiben

In Mahnschreiben kommt es auf fünf einfache Regeln an:

• Mahnen Sie schnell. Je länger Sie sich Zeit lassen, desto wahrscheinlicher wird es zu weiteren Verzögerungen kommen.
• Klarheit: Seien Sie unmissverständlich und kommen Sie schnell auf den Punkt. Bleiben Sie sachlich, sparen Sie sich Vorwürfe und Kritik.
• Nennen Sie ein klares Zahlungsziel,  zum Beispiel „… bis zum DATUM“ oder „… innerhalb von X Tagen“. Damit stellen Sie sicher, dass der Kunde spätestens nach diesem Termin rechtlich  endgültig in Verzug ist. Das ist die Grundlage dafür, dass er den Verzugsschaden zahlen muss, also mögliche Kosten durch Anwälte, Inkasso und Gerichte.
• Weisen Sie auf mögliche Folgekosten hin, falls der Kunde nicht innerhalb der neuen Frist zahlt.  
• Schreiben Sie nicht „1. Mahnung“: Das wäre ein klares Signal, dass Sie bestimmt auch noch weitere Mahnungen schreiben werden, der säumige Kunde also in Ruhe abwarten kann. Sie müssen keine zwei oder drei Mahnungen schreiben, eine einzige ist genug.

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Muster-Mahnschreiben #1: Gute Kunden freundlich und bestimmt mahnen

Wenn es sich um einen Stammkunden handelt oder um jemanden, der über Empfehlungen zu Ihnen gekommen ist, dann möchten Sie das Mahnschreiben freundlich und klar formulieren. Schließlich kann es ja wirklich mal passieren, dass man etwas übersieht.

Ob Sie Ihr Mahnschreiben dabei als „Mahnung“ oder „Zahlungsaufforderung“ bezeichnen, spielt rechtlich keine Rolle.  „Zahlungserinnerung“ sollten Sie jedoch nicht ins Betreff schreiben – rechtlich wäre das zwar auch in Ordnung, doch warum so freundlich?

Den ganzen Schnickschnack wie „ist sicher Ihrer Aufmerksamkeit entgangen“ können Sie sich ebenfalls sparen. Egal, wie weich Sie es formulieren: Sie wissen eh nicht, wie der Kunde gerade diese oder jene Formulierung aufnimmt.

Freundlich und bestimmt klingt es hingegen so:

MUSTER

An

Herrn Max Musterkunde

....

Mahnung: Unsere Rechnung vom 12.04.2021

(Rechnungsnummer: ...)

Sehr geehrter Herr Musterkunde,

gerne haben wir in Ihrem Auftrag am 09.04.2021 Ihre Heizungsanlage repariert.

Leider haben Sie bisher noch nicht unsere entsprechende Rechnung vom 12.04.20251, Rechnungsnummer ... , über einen Betrag von .... Euro beglichen.

Bitte überweisen Sie den Betrag bis spätestens zum DATUM auf unser Konto.

Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie sich nach Fristablauf in Verzug befinden und dann durch die weitere Betreuung durch unseren Rechtsbeistand weitere Kosten auf Sie zukommen.

Für Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

Muster-Mahnschreiben # 2: Schluss mit lustig

Handelt es sich um einen Neukunden, von dem Sie sich für die Zukunft nicht viel versprechen? Oder um einen Auftraggeber, der vor oder während der Arbeiten schon unangenehm aufgefallen ist? Dann können Sie die Mahnung noch kürzer halten:

MUSTER

An

Herrn Max Musterkunde

....

Mahnung: Unsere Rechnung vom 12.04.2021

(Rechnungsnummer: ...)

Sehr geehrter Herr Musterkunde,

wir haben am 09.04.2021 die von Ihnen in Auftrag gegebene Leistung ordnungsgemäß erbracht.

Unsere Rechnung für diese Leistung vom 12.04.2021, Rechnungsnummer ..., über den Betrag von .... EUR haben Sie bisher nicht beglichen.

Überweisen Sie den genannten Betrag bitte bis zum ... auf unsere Konto ....

Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie sich nach Fristablauf in Verzug befinden und dann durch die weitere Betreuung durch unseren Rechtsbeistand weitere Kosten auf Sie zukommen.

Mit freundlichen Grüßen

....

Tipp: Das Wörtchen „bitte“ in diesem Brief könnten Sie weglassen. Doch mit dem „bitte“ an dieser Stelle kommen Sie einem auf Ärger gepolten Kunden gerade noch das notwendige Stückchen entgegen, damit er überweist, statt auf Konfrontation zu gehen.

Muster-Mahnschreiben # 3: Letzte Mahnung – die letzte Chance für Ihren Kunden

Sie sind eher der Typ „zweite und dritte Mahnung“ und wollen guten Stammkunden nicht sofort mit Rechtsbeistand und Folgekosten auf die Füße treten?

Wenn Sie einem guten Kunden noch eine zweite Chance geben wollen, sollten Sie ihm das zumindest deutlich machen. Verzichten Sie dabei auf einen bettelnden Tonfall oder Beschuldigungen.

Setzen Sie lieber eine sehr kurze Frist. Und machen Sie dem Empfänger lieber klar, welche Schritte Sie einleiten werden – möglichst konkret, das beeindruckt mehr als ein vage gehaltenes „Sonst behalte ich mir weitere Schritte vor“.

MUSTER

An

Herrn Max Musterkunde

....

Letzte Mahnung: Unsere Rechnung vom 12.04.2021

(Rechnungsnummer: ...)

Sehr geehrter Herr Musterkunde,

wir haben am 09.04.2021 die von Ihnen in Auftrag gegebene Leistung ordnungsgemäß erbracht.

Sie haben bisher weder auf unsere Rechnung vom ...., Rechnungsnummer ..., reagiert, noch auf unsere Mahnung vom ....

Sollte der Rechnungsbetrag nicht bis zum ... auf unserem Konto eingegangen sein, werden wir den Betrag gerichtlich einklagen / die Rechnung an ein Inkassounternehmen übergeben .... Dadurch entstehende zusätzliche Kosten gehen zu Ihren Lasten.

Mit freundlichen Grüßen

….

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