Elektronische Rechnung wird für Betriebe Pflicht

Noch ist es nur ein Gesetzentwurf –  doch die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass es genau so kommt, wie es das Bundesfinanzministerium (BMF) plant: Die elektronische Rechnung soll zwischen Unternehmen Pflicht werden, also zwischen Handwerkern und Gewerbekunden, aber auch zwischen Handwerkern und ihren Lieferanten. Im Gesetzentwurf steht zwar der 1. Januar 2026 als Stichtag, ab dem Papierrechnungen ausgeschlossen sind. Doch praktisch fällt der Startschuss schon ein Jahr vorher: am 1. Januar 2025. Wer als Rechnungsempfänger bis dahin keine passende Rechnungssoftware hat, könnte sehr schnell unter  Druck geraten.

Elektronische Rechnung: Ziel und Zeitplan 

Der Druck auf dem Kessel des BMF hat etwas mit grenzüberschreitendem Umsatzsteuerbetrug zu tun. Den will nicht nur der deutsche Finanzminister effektiver bekämpfen. Auch die EU-Kommission ist an dem Thema dran und will deswegen 2028 europaweit digitale Umsatzmeldesystem schaffen . Das Ziel ist laut BMF „die Meldung von Umsätzen in Echtzeit“. Der erste Schritt auf dem Weg dahin sei die Pflicht zur E-Rechnung zwischen Unternehmen in einem einheitlichen Rechnungsstandard.

Bis zum geplanten Meldesystem 2028 sind es zwar noch ein paar Jahre hin. Doch durch die Einführung der E-Rechnung ab 2025 „soll das Verfahren für die Unternehmer zeitlich entzerrt werden“. Diese zeitliche Entzerrung des BMF sieht im Gesetzentwurf so aus:

• Ab 1. Januar 2025 müssen Unternehmen elektronische Eingangsrechnungen anderer Unternehmen akzeptieren, wenn die Rechnungen einem einheitlich maschinenlesbaren Format mit einem standardisierten Datensatz entsprechen.
• Bis 31. Dezember 2025 müssen Unternehmen ebenso Eingangsrechnungen anderer Unternehmen in Papierform akzeptieren.
• Ab 1. Januar 2026 sind elektronische Rechnungen zwingend vorgeschrieben.

Als Rechnungsaussteller können Handwerker 2025 demnach noch selbst entscheiden, wie sie ihre Rechnungen an Gewerbekunden verschicken. Als Rechnungsempfänger hingegen müssten Sie von Anfang an für alle Eventualitäten gerüstet sein und E-Rechnungen vom ersten Tag an akzeptieren.

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Zeitplan: „IT-Dienstleister als Flaschenhals?“

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) bewertet die Pläne des BMF eher kritisch: Zwar könnten einheitliche digitale Rechnungsformate „langfristig zu einer automatisierten und daher effizienteren Rechnungsverarbeitung“ in den Betrieben führen.

Doch im Gesetzentwurf sieht der Verband ein Problem: den Zeitplan. Beim Rechnungsversand befürchtet der ZDH aufgrund des einheitlichen Stichtags 1. Januar 2026 Engpässe bei den IT-Dienstleistern. Die könnten „zum Flaschenhals bei der Schaffung der notwendigen IT-Infrastruktur“ werden. Gegenvorschlag des Verbandes: eine zeitlich gestaffelte Einführung nach Unternehmensgröße. Sie könnte den Einführungsprozess entzerren.

Handwerk: „Lesbare E-Rechnungen wären besser“

Ein zweites Problem mit der E-Rechnung fürchtet der ZDH beim Dateiformat: Für den Rechnungsempfang ab 1. Januar 2025 sieht der Gesetzentwurf lediglich vor, dass Rechnungen als standardisierte Datensätze übermittelt werden. Diese Datensätze sind für das menschliche Auge nicht lesbar. Betriebe wären laut ZDH daher gezwungen, rechtzeitig Softwarelösungen anzuschaffen, die solche Rechnungen lesbar machen.

Vorschlag des Handwerks: „Besser wäre es, ein hybrides Rechnungsformat als Standard vorzuschreiben, das eine Lesekomponente enthält.“ Vor allem kleine und mittlere Handwerksbetriebe würden in der Anfangsphase ein Rechnungsformat benötigen, „das sie wie gewohnt lesen und verarbeiten können“.

Um was es dabei geht, wissen vor allem Betriebe, die für die öffentliche Hand arbeiten. Beim Bund und in den Ländern herrschen derzeit zwei Standards vor: XRechnung und ZUGFeRD.

• Die XRechnung ist ein rein maschinenlesbares Format. Versand und Aufbewahrung der XRechnung erfolgen digital im XML-Format. Bieten Softwarehersteller zusätzlich eine lesbare Version an, so dient diese nur betriebsinternen Zwecken – für Auftraggeber und Kunden spielt sie keine Rolle.
• Bei ZUGFeRD handelt es sich um eine Mischform. Auch sie erlaubt den Versand maschinenlesbarer XML-Rechnungsdaten – aber als eine Art unveränderbaren Anhang eines automatisch erzeugten PDFs. Die Software des Rechnungsempfängers liest die XML-Daten aus und der Mensch am Computer kann sich bei Bedarf das PDF anschauen oder ausdrucken.

Handwerk gut gerüstet mit ZUGFeRD und XRechnung

Eine Mischform wie ZUGFeRD hätte auch für Betriebe einen Vorteil, die sowohl für Gewerbe- als auch für Privatkunden arbeiten: Gewerbekunden erhalten die elektronischen Rechnungen als PDF samt Datensatz. Privatkunden, die der Datensatz nicht interessiert, bekommen ihre Rechnungen wie gewohnt ausgedruckt per Post oder als PDF per E-Mail.

Beim ZDH ist man sich jedenfalls sicher, dass Handwerksbetriebe, die bereits mit XRechnung oder ZUGFeRD arbeiten, für die elektronische Rechnungspflicht 2025 gut gerüstet sind: „XRechnung und ZUGFeRD sind mit den vorgesehenen elektronischen Rechnungsformaten voll kompatibel“, sagt Carsten Rothbart, Abteilungsleiter Steuer- und Finanzpolitik. „Wer Rechnungen zusätzlich ausdrucken oder per E-Mail verschicken will, für den ist ZUGFeRD die erste Wahl.“

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