Vergabe: „Prozesskosten würden sinken“

Qualität statt reiner Preisorientierung bei der Vergabe öffentlicher Aufträge fordert der Bundesinnungsverband der Gebäudereiniger. Für die Auftraggeber würde sich das rechnen, sagt Frank Bleitner, Geschäftsführer der W. Buttmann GmbH & Co. KG in Braunschweig. „Es geht um Wirtschaftlichkeit bei der Vergabe“, betont der Landesinnungsmeister des niedersächsischen Gebäudereiniger-Handwerks.

Herr Bleitner, welche Rolle spielen in Ihrem Gewerk Qualitätskriterien und Preise bei öffentlichen Ausschreibungen in Niedersachsen?

Bleitner: Der Preis ist immer noch ganz entscheidend bei der Vergabe. Er steht oft allein im Fokus, sollte aber ein Stück nach hinten rücken. Entscheidend ist nicht allein der Angebotspreis, sondern die Gesamtkosten einschließlich der Prozess- und Folgekosten für den Auftraggeber

Das beginnt mit der Ausschreibung: Je klarer, transparenter und nachvollziehbarer sie ist, desto einfacher kann ein Bieter ein passendes Angebot erstellen. Dann weiß der Anbieter, welches Ergebnis er abliefern muss, und der Kunde weiß, was er erwarten darf.

Wenn das nicht klar ist, führt das zu Beschwerden der Nutzer, Reklamationen, Nacharbeiten und nochmaliger Überprüfung. Zu diesen Prozesskosten gehören auch Diskussionen, in denen sich Fehler in den Ausschreibungen zeigen, die zu Nachträgen führen.

„Prozess- und Sanierungskosten würden sinken“

Wie würde sich eine stärkere Gewichtung von Qualitätskriterien auf die Preise auswirken?

Bleitner: Die Prozesskosten würden vielleicht nicht sofort, aber mittelbar sinken. Wir hätten deutlich weniger Nacharbeit, und viele Diskussionen über Qualitätsmängel entfielen. Das würde die Kosten auf beiden Seiten senken.

Auch die Kosten der Werterhaltung würden sinken. Nehmen wir nur die Reinigung von Böden: Passt die Reinigungsart nicht zum Belag, nutzt er sich schneller ab und muss früher saniert oder ausgetauscht werden. Reinigung und Instandhaltung werden häufig aus unterschiedlichen Budgets finanziert. Dadurch werden die Zusammenhänge zwischen fachgerechter Reinigung und langfristiger Werterhaltung nicht immer ausreichend berücksichtigt.

Eine fachgerecht geplante Reinigung kann unnötigen Aufwand vermeiden. Entscheidend ist, dass Reinigungsmethode, Häufigkeit und Zeitansatz zu den Flächen, ihrer Nutzung und den hygienischen Anforderungen passen. Ob dadurch auch die unmittelbaren Reinigungskosten sinken, muss im jeweiligen Objekt beurteilt werden.

„Wir erwarten einen wirtschaftlichen Einsatz öffentlicher Mittel“

Was müsste passieren, damit Auftraggeber Qualität stärker gewichten?

Bleitner: Als Erstes müsste die Sensibilität für das Thema bei der Vergabe steigen, damit nicht der Preis im Fokus steht, sondern der Prozess.

Als Steuerzahler erwarten wir einen wirtschaftlichen Einsatz öffentlicher Mittel. Deshalb sollte bei der Vergabe neben dem Angebotspreis auch berücksichtigt werden, welcher Aufwand während der Vertragslaufzeit entsteht.

Dafür muss die öffentliche Hand die Vergabe ganzheitlich betrachten. Sie muss Qualität, Prozesskosten und Sanierungskosten gemeinsam berücksichtigen. Dafür brauchen die Auftraggeber in den Vergabestellen auch Fachleute für Gebäudereinigung, die das beurteilen können.

Wie gut wären Ihre Mitgliedsbetriebe auf eine qualitätsorientierte Vergabe vorbereitet?

Bleitner (lacht): Von unseren Mitgliedern geben ja nur noch 56 Prozent Angebote für öffentliche Aufträge ab. Für diese Betriebe wäre es schon neu, wenn die öffentliche Hand mehr auf Qualität achten würde.

Aber in unserem Gewerk befassen sich die Betriebe ständig mit Qualität. Wir haben Qualitätsmesssysteme, Qualitätsprüfungen, Dokumentation und viele sind nach ISO 9001 oder 14001 zertifiziert. Daher wären wir darauf gut vorbereitet.

Anpassungsbedarf bei echten Preissteigerungen

Wo sehen Sie bei öffentlichen Aufträgen noch Handlungsbedarf? Wie sieht es zum Beispiel mit Preisanpassungen an die Beschaffungskosten aus?

Bleitner: Preisanpassungen sind ein großes Thema. Manchmal gibt es Verträge ohne Preisgleitklauseln, manchmal sind Preisanpassungen erst nach mehreren Jahren vorgesehen. So lassen sich steigende Einkaufskosten, vor allem für Chemie und Energie, und steigende Gehälter der Angestellten, nur schwer weitergeben. Das gilt auch für die Lohnnebenkosten der Reinigungskosten.

Selbst wenn tarifliche Lohnerhöhungen über eine Preisgleitklausel berücksichtigt werden, sind damit nicht automatisch alle steigenden Personalkosten abgedeckt. Erhöhungen der Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung müssen ebenfalls angemessen berücksichtigt werden.

Hier gibt es erheblichen Anpassungsbedarf, aber davon ist nichts zu spüren. Im Gegenteil: Kürzlich hat eine öffentliche Institution in Niedersachsen einen Vertrag ausgeschrieben: Preisanpassung erst nach drei Jahren und nur für die Löhne. Nur der Auftraggeber hat ein Kündigungsrecht. Solange er nicht kündigt, muss der Auftragnehmer weiter leisten. Wir haben dafür kein Angebot abgegeben. Aber jemand wird es machen, und das kann schnell zu einer wirtschaftlichen Schieflage führen. Im Sinne der Steuerzahler ist das sicher nicht.