XML-Datei: Wie sieht eine E-Rechnung aus?
Alle E-Rechnungen enthalten einen Datensatz: Wie sieht der aus, wie können die Daten lesbar gemacht werden und wie lassen sich Fake-Rechnungen erkennen?
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Alle E-Rechnungen enthalten einen Datensatz: Wie sieht der aus, wie können die Daten lesbar gemacht werden und wie lassen sich Fake-Rechnungen erkennen?
Der Schreck ist meist groß, wenn Rechnungsempfänger zum ersten Mal eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) im XML-Format sehen. Das Problem: Solche Rechnungen aus einem kryptischen Datensatz haben optisch keine Gemeinsamkeit mit einer klassischen Rechnung auf Papier.
Trotzdem müssen sich Betriebe mit Rechnungen im XML-Format auseinandersetzen, da die E-Rechnung ab 2025 stufenweise Pflicht wird. Für Handwerksbetriebe bedeutet das: Sie müssen ab 1. Januar 2025 zumindest in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach der Norm EN 16931 von anderen Unternehmen zu empfangen – und zwar egal, in welchem Format sie eingehen.
Mit der XRechnung und ZUGFeRD-Rechnung gibt es zwei etablierte Formate, die die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. „Einen strukturierten Datensatz enthalten beide Formate, allerdings sehen sie ganz unterschiedlich aus“, sagt Jens Büscher, Gründer und Geschäftsführer des Softwareunternehmens Amagno.
Das liege daran, dass die ZUGFeRD-Rechnungen aus der PDF-Welt kommen. Das bedeutet: Bei diesen Rechnungen ist der Datensatz in eine PDF-Datei integriert. „Die Optik fördert das Vertrauen in das Format, weil diese Rechnungen auch ohne spezielle Software für die Empfänger lesbar sind“, meint Büscher. Rechtlich relevant sei aber trotzdem der Datensatz, der in der Datei enthalten ist.
XRechnungen hingegen sehen ganz anders aus: „Hier gibt es nur einen Datensatz in Form einer XML-Datei“, erläutert der Geschäftsführer. Die einzelnen Rechnungsbestandteile seien zwischen sogenannten Tags zu finden. Das sieht zum Beispiel für die zu versteuernde Summe und die daraus resultierenden Steuern wie folgt aus:
<..>
<cbc:TaxableAmount currencyID="EUR">52905.00</cbc:TaxableAmount>
<cbc:TaxAmount currencyID="EUR">10051.95</cbc:TaxAmount> <..>
Die XRechnung besteht aus zahlreichen solcher Tags.
Im E-Mail-Postfach von Betrieben landen von Zeit zu Zeit falsche Rechnungen. So manch einer sorgt sich deshalb schon jetzt, dass Fakes auch bei der elektronischen Rechnung ein Thema werden könnten. Hier sieht Büscher wenig Neues auf Betriebe zukommen: „Schon jetzt müssen alle eingehenden Rechnungen geprüft werden. Durch die Einführung der E-Rechnung ändert sich an dieser Pflicht nichts.“
Doch wie lässt sich herausfinden, ob es sich bei einer eingehenden E-Rechnung um eine echte Rechnung oder einen Fake handelt? Büscher empfiehlt Handwerkern, wie bei anderen E-Mails auch, Absender, Anhang und Layout zu überprüfen, bevor sie die Mail öffnen. Zudem sollten sie Antworten auf folgende Fragen suchen:
Sofern die Antwort in allen Fällen „Ja“ lautet, könne die eigentliche Rechnungsprüfung beginnen. Schließlich müssten Betriebe bei jeder eingehenden Rechnung kontrollieren, ob diese alle vom Umsatzsteuergesetz (UstG) vorgeschrieben Pflichtangaben enthält. Gemäß § 14 UstG gehören dazu zum Beispiel:
Bei einer E-Rechnung im ZUGfeRD-Format geht die Prüfung relativ einfach, da Betriebe eine PDF-Datei erhalten, die wie eine normale Papierrechnung geprüft werden könne. Anders sieht es bei XRechnungen aus: „Eine E-Rechnung im XML-Format erschwert die Rechnungsprüfung, da sie aus einem kryptischen Datensatz besteht“, sagt Büscher.
Um eine Rechnung im XML-Format prüfen zu können, müssten Betriebe die Rechnung daher mit Hilfsmitteln überprüfbar machen. „Es gibt inzwischen kostenfreie Tools, um E-Rechnungen im XML-Format auszulesen und zu visualisieren“, berichtet Büscher. Mit sogenannten XRechnungs-Viewern könnten die Rechnungsinhalte optisch dargestellt und lesbar gemacht werden. Diese Viewer könnten bei verschiedenen Anbieter als App heruntergeladen werden.
Allerdings sieht das Ergebnis anders aus als eine klassische Papierrechnung mit Firmenlogo. Jedoch seien die Rechnungsinformationen auch genauso aufbereitet – in normaler Schreibweise. Die Anzeige der Rechnung im Viewer sei übersichtlich genug, dass die einzelnen Punkte der Rechnung für Mitarbeitende leicht zu erkennen sind. „Das weitere Verfahren ist daher wie bei jeder anderen Rechnungsprüfung auch“, sagt der Digitalisierungsexperte.
Büscher, der sich mit seinem Unternehmen auf Softwarelösungen für digitale Prozesse und Dokumente spezialisiert hat, spricht aktuell häufig mit Unternehmern über die E-Rechnung. „Viele müssen sich noch auf die neuen Pflichten vorbereiten und das ist oftmals mit Ängsten verbunden“, weiß er. Seiner Erfahrung nach gilt das nicht nur für kleine Handwerksbetriebe, sondern auch für größere mittelständische Betriebe.
„Die Vorteile der E-Rechnung rücken da meist in den Hintergrund“, sagt Büscher. Doch er ist überzeugt, dass diese durchaus viele Vorzüge mit sich bringt und nennt einige Beispiele:
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