So bekommen Sie Ihre Liquidität (schnell) in den Griff

Konjunkturschwäche, sinkende Nachfrage und Preisdruck belasten die Liquidität – und jetzt noch der lange Winter. Viele Handwerksbetriebe kämpfen mit finanziellen Engpässen – selbst bei guter Auftragslage. „Viele Betriebe spüren, wie ihre finanziellen Reserven schwinden“, sagt Peter Gillhaus, Tischlermeister und Unternehmensberater aus Varel. Gemeinsam mit Meike Seghorn berät er Bau- und Handwerksbetriebe in solchen Situationen. Was empfehlen die Experten? Hier ihre wichtigsten Tipps.

1. Liquiditätsplanung: Überraschungen vermeiden

Wer die Liquidität sichern will, braucht zwei Planungen:

• Liquiditätsplanung: Aus Umsatz- und Kostenerwartungen für zwölf Monate entsteht eine Liquiditätsplanung, die die Bank oft verlangt, so Gillhaus. Daraus ergebe sich auch die Höhe des benötigten Kontokorrentkredits.
• Liquiditätsvorschau: Für den aktuellen Überblick empfiehlt Seghorn eine kurzfristige Vorschau für die jeweils nächsten drei bis vier Wochen. „Hier fließen alle gestellten und erhaltenen Rechnungen sowie regelmäßige Verbindlichkeiten wie Löhne oder Strom ein“, sagt Seghorn. So lassen sich kurzfristige Engpässe steuern. Braucht der Betrieb vorübergehend mehr Geld, öffnet ein aktueller Liquiditätsplan die Tür bei der Bank: „Dann zeigen sich die Banken meist kooperativ“, so Seghorn.

2. Liquiditätsprobleme: Schnelle Maßnahmen

Wer jedoch überraschend in Schwierigkeiten steckt, muss rasch handeln. Dafür gebe es Hebel, sagen die beiden Unternehmensberater:

• Anzahlung bei Auftragserteilung: „Warum sollte der Handwerker beim Material in Vorleistung gehen?“, fragt Seghorn. Sie empfiehlt, je nach Materialeinsatz 30 bis 40 Prozent Anzahlung direkt bei Auftragserteilung zu verlangen. Kunden akzeptieren das meist, wenn der Handwerker klarstellt, dass die Anzahlung für das Material bestimmt ist. Falls nicht, rät Seghorn, eine Versicherungsbürgschaft als Sicherheit anzubieten.
• Erste Rate bei Arbeitsbeginn: Die nächste Zahlung sollte fällig werden, sobald die Arbeiten starten.
• Abschlagsrechnungen: Während des Projekts sollten Betriebe regelmäßig Abschlagsrechnungen stellen, die sofort oder mit kurzem Zahlungsziel fällig sind.
• Schlussrechnung nach Bauabnahme: Die Schlussrechnung sollte maximal 10 Prozent der Auftragssumme ausmachen, betont Gillhaus. Handwerker sollten sie zügig erstellen: „In vielen Betrieben stapeln sich nicht abgerechnete Projekte“, berichtet er. „Auch das schwächt die Liquidität.“

Tipp: Anzahlungen und Abschläge senken auch das Risiko von Zahlungsausfällen bei der Schlussrechnung. „Kunden streiten weniger, wenn sie für einen 20.000-Euro-Auftrag schon 18.000 Euro gezahlt haben, als wenn die gesamte Summe mit der Schlussrechnung fällig wird“, erklärt Gillhaus.

3. Betriebsmittelkredite statt Kontokorrent nutzen

Viele Betriebe versuchen, Liquiditätsprobleme mit einem Betriebsmittelkredit zu lösen. Langfristig sei das sinnvoll, sagt Gillhaus: „Wer dauerhaft hohe Vorfinanzierungen stemmen muss, sollte das nicht über den teuren Kontokorrentkredit tun – der nimmt die Luft zum Atmen.“

Eine Lösung ist der revolvierende Betriebsmittelkredit. Er funktioniert wie ein Kontokorrentkredit, ist aber günstiger: Aufträge werden vorfinanziert, und mit Rückzahlungen steht der Kreditrahmen erneut zur Verfügung.

Das Problem: Banken verlangen für einen Betriebsmittelkredit belastbare Zahlen. Ohne Überblick über halbfertige Arbeiten wird es bei der Bank schwierig. Gillhaus zitiert einen Sparkassen-Berater: „Viele Unternehmer kennen nicht einmal den Vorfinanzierungsbedarf ihrer Projekte, fordern aber hohe Kredite.“

4. Vorfinanzierte Leistungen im Blick behalten

Der Vorfinanzierungsbedarf ergibt sich aus drei Faktoren:

1. dem Warenlager,
2. den offenen Schlussrechnungen und
3. den halbfertigen Arbeiten auf Baustellen.

Während Lager und Forderungen in der Buchhaltung sichtbar sind, bleiben halbfertige Arbeiten oft eine Blackbox. Gillhaus und Seghorn raten, zum Monatsende die Daten jedes laufenden Projekts zu erfassen:

• Materialeinkauf zum Einkaufspreis
• Lohnleistungen = Arbeitsstunden x durchschnittlicher betrieblicher Rohertrag pro Stunde. Der durchschnittliche Rohertrag ergibt sich aus den Betriebszahlen des Vorjahres.
• Erbrachte Netto-Leistungen = Materialeinkauf + Lohnleistungen.
• Vorfinanzierung = Erbrachte Netto-Leistungen – Zahlungseingänge für das Projekt.

 „Mit so einer plausiblen Berechnung können Sie auch kurzfristig qualifiziert mit Ihrer Bank über Betriebsmittelkredite sprechen“, sagt Gillhaus.

5. Download: Excel-Tool als Hilfe

Hilfe für die Berechnung vorfinanzierter Leistungen liefert Excel-Tool, das Gillhaus und Seghorn entwickelt haben. Das Tool steht hier zum Download bereit.

Warum Excel statt Branchensoftware? „Ich suche seit 30 Jahren eine Software, die mir diese Arbeit abnimmt – bisher vergeblich“, sagt Gillhaus. Viele Programme seien zu kompliziert und arbeiteten mit unüberprüfbaren Zuschlägen, ergänzt Seghorn. Die Excel-Tabelle sei hingegen einfach und in weniger als einer Stunde pro Monat auszufüllen.