Fahrzeugwerbung auf Mitarbeiter-Autos wird zur Kostenfalle

• Für Firmenwerbung auf ihren privaten Autos dürfen Mitarbeiter fast 256 Euro im Jahr steuerfrei kassieren.
• Problematisch wird das jedoch, wenn der Arbeitgeber den Mietvertrag über die Werbefläche im Austausch für eine Lohnsenkung vereinbart. Oder wenn das Geld zwar zusätzlich fließt, der Arbeitgeber das Werbeziel jedoch nicht glaubhaft nachweisen kann.
• Wer als Arbeitgeber Lohnsteuer- und Beitragsnachzahlungen vermeiden will, kommt um saubere Verträge und zusätzliche Zahlungen nicht herum.

Bis zu 255,99 Euro dürfen Arbeitgeber ihren Mitarbeitern im Jahr dafür bezahlen, wenn diese Werbung für den Betrieb auf ihrem Auto anbringen. Macht rund 21,33 Euro pro Monat – ein kleiner Betrag für eine kleine Leistung. Das ermöglicht der § 22 Abs. 3 des Einkommensteuergesetzes. Dennoch schauen Sozialversicherungsträger und Finanzämter bei solchen Vereinbarungen sehr genau hin – und kassieren nachträglich ab, wenn die Werbeverträge nicht sauber gestaltet sind.

Keine Beitragsfreiheit für Autowerbung bei Gehaltsumwandlung

In einem aktuellen Fall hat das Bundessozialgericht (BSG) solche Verträge kassiert, weil der Arbeitgeber mit seinem Team eine Gehaltsumwandlung vereinbart hatte.

Der Fall: Ein Einrichtungshaus hatte seinen Arbeitnehmern steuer- und sozialabgabenfreie Zusatzleistungen versprochen: Tankgutscheine, Internetpauschalen, Essensmarken, Kindergartenzuschüsse, Fahrtkostenzuschüsse – und monatlich 21 Euro dafür, dass das Unternehmen Werbung auf den Mitarbeiterautos anbringen durfte. Im Gegenzug verzichteten die Mitarbeiter auf Gehalt, zwischen 249 und 640 Euro im Monat. Bei einer Betriebsprüfung ein gutes Jahr später bemängelte ein Rentenversicherungsträger diese Vereinbarungen und forderte vom Arbeitgeber rund 13.100 Euro an Beiträgen nach. Die Begründung: All diese Leistungen seien nur dann beitragsfrei, wenn sie zusätzlich zum geschuldeten Lohn erbracht würden, nicht jedoch bei einer Gehaltsumwandlung.

Die Urteile: Das Landessozialgericht Bayern bestätigte die Einschätzung der Betriebsprüfer mit zwei Ausnahmen – den Tankgutscheine und der Vermietung der Werbeflächen. Dagegen klagte der Rentenversicherungsträger erfolgreich vor dem Bundessozialgericht. Vereinbare ein Arbeitgeber mit der Belegschaft einen teilweisen Lohnverzicht und bezahle im Gegenzug Tankgutscheine oder Miete für Werbeflächen auf Autos, so handele es sich um dabei um ein beitragspflichtiges Arbeitsentgelt, so das Gericht. Dass der Betrieb mit seinen Beschäftigten eigenständige Mietverträge über die Autowerbung abgeschlossen hatte, spiele dann keine Rolle. (BSG, Urteil vom 24. Februar 2021, Az. B 12 R 21/18 R)

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Keine Steuerfreiheit ohne eindeutige Werbeabsicht

Auch ohne Gehaltsumwandlung sind Mietverträge über Werbeflächen nicht automatisch abgabenfrei, wie ein Urteil des Finanzgerichts Münster zeigt.

Der Fall: Ein Arbeitgeber schloss mit seinen Mitarbeitern Verträge über die Nutzung ihrer Autos als Werbeflächen. Die Mitarbeiter erhielten steuerfrei 255 Euro im Jahr, wenn sie Werbeaufkleber auf dem Kofferraumdeckel oder Kennzeichenhalter mit dem Schriftzug des Betriebs anbrachten. Nach einer Lohnsteueraußenprüfung forderte das Finanzamt vom Arbeitgeber rund 2.200 Euro Lohnsteuer nach, da es sich um lohnsteuerpflichtiges Arbeitseinkommen handele. Der Betrieb hielt dagegen, dass es Teil seines Marketings sei und er im betrieblichen Eigeninteresse gehandelt habe.

Das Urteil: Zwar sei nicht auszuschließen, so das Finanzgericht Münster, dass ein Arbeitgeber mit seinem Angestellten Mietverträge über Werbeflächen aus betrieblichem Interesse abschließe. Dagegen spräche hier jedoch die Gestaltung der Verträge: Es gebe keine sonst üblichen Vorgaben zur Kilometerleistung oder Pflege der Fahrzeuge für eine optimale Werbewirkung. Zudem sprächen die Kopplung des Mietvertrags an das Arbeitsverhältnis und die auf den steuerfreien Maximalbetrag vereinbarte Miete dafür, dass nicht die Werbewirkung im Vordergrund gestanden habe. Folglich erfolgten die Zahlungen im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis und seien lohnsteuerpflichtig. (Urteil vom 19. Dezember 2019, Az. 1 K 3320/18 L. Der Fall ist beim Bundesfinanzhof zur Revision zugelassen.)

Gesetzgeber schränkt Gestaltungsspielräume ein

Die Netto-Lohn-Optimierung ist der Finanzverwaltung ein ständiger Dorn im Auge – und der Gesetzgeber justiert immer wieder nach.

So hat er im Lohnsteuerjahresgesetz 2019 bereits die Regeln für sogenannte Sachbezüge bis zu einem Wert von 44 Euro verschärft. Dadurch sind Tankgutscheine und andere Sachbezüge seit 2020 nur noch dann steuerfrei, wenn der Arbeitgeber sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn gewährt.

Nachgelegt hat der Gesetzgeber dann noch einmal mit dem Steuerjahresgesetz 2020, das seit Anfang 2021 gilt. Darin hat er klargestellt, wann Leistungen als „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ gelten. Das ist der Fall,

• wenn die Leistung nicht auf den Arbeitslohn angerechnet wird,
• wenn der Arbeitslohn nicht zugunsten der Leistung herabgesetzt wird,
• wenn die Leistung nicht anstelle einer bereits vereinbarten künftigen Lohnerhöhung gewährt wird,
• wenn sich der Lohn nicht bei Wegfall der Leistung wieder erhöht.

Tipp: Verzichten Sie auf Gehaltsumwandlung

Sie wollen steuerfreie Gehaltsextras gewähren? Dann nutzen Sie diese Möglichkeit bei Neueinstellungen oder bei Gehaltserhöhungen. Entscheidend ist, dass es sich tatsächlich um eine freiwillige Leistung handelt, Sie als Arbeitgeber also nicht vertraglich oder tarifvertraglich zur Zahlung verpflichtet sind.

Wenn Sie die Autos von Mitarbeitern als Werbefläche nutzen wollen, müssen Sie deutlich mehr Aufwand betreiben. Regeln Sie vertraglich,

• wie die Werbung anzubringen ist,
• die Vertragslaufzeit unabhängig vom ungekündigten Arbeitsvertrag,
• wie viele Kilometer das Auto in der Vertragslaufzeit mindestens laufen soll und wo es zu parken ist (nicht in der Garage, wo es niemand sieht),
• dass das Auto in einem sauberen, ordentlichen Zustand zu halten ist, um eine positive Werbewirkung zu erzielen.

Auf Nummer sicher gehen Sie, wenn Sie solche Werbeverträge zu den gleichen Konditionen auch mit fremden Dritten abschließen.

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