Diese 5 Steuerregeln für Kundengeschenke sollten Sie unbedingt beachten!

Geschenke bereiten nicht nur Ihren Kunden und Geschäftspartnern Freude, sondern regelmäßig auch dem Finanzamt: „Für solche Geschenke gibt es strenge formale Vorschriften, deren Einhaltung ein Betriebsprüfer sehr schnell kontrollieren kann“, sagt Steuerberater Peter Stieve von der Kanzlei Gensch, Korth & Coll in Hannover. „Fehler entdeckt der Prüfer in kürzester Zeit, dann kommt er im Extremfall schon in fünf Minuten zu einem Mehrergebnis von 60 Prozent und mehr, wenn der Betrieb die Pauschalsteuer noch nicht gezahlt hat und den Betriebsausgabenabzug verliert“, warnt der Vizepräsident der Steuerberaterkammer Niedersachsen.

5 Regeln für Geschenke als Betriebsausgaben

Wer seinen Kunden mit einem Geschenk eine Freude machen will, sollte sich unbedingt an diese fünf Regeln halten. Sonst kürzt das Finanzamt die Betriebsausgaben – und das hat erhebliche steuerliche Folgen, warnt Stieve.

1. Empfänger eingrenzen: Damit die Geschenke als Betriebsausgaben gelten, muss der Betrieb eine Geschäftsbeziehung zum Beschenkten haben. Es muss sich um einen Kunden handeln, einen Lieferanten oder einen Dienstleister.
2. Freigrenze beachten: Als Betriebsausgaben können Sie Geschenke nur ansetzen, wenn Sie pro Kunde nicht mehr als 35 Euro netto im Jahr ausgeben. Von der Umsatzsteuer befreite Unternehmen müssen hingegen mit 35 Euro brutto rechnen, also inklusive Umsatzsteuer. Die 35 Euro können Sie für ein oder mehrere Geschenke ausgeben, zu einem oder mehreren Anlässen. Aber am Jahresende darf es in der Summe nicht mehr sein.
3. Listen anlegen: Sie müssen eine Jahres-Liste mit allen beschenkten Kunden und den jeweiligen Geschenken führen. So behalten Sie den Überblick und das Finanzamt kann Fehler schnell entdecken.
4. Eigene Fibu-Konten: Ebenso müssen Sie in der Finanzbuchhaltung (Fibu) zwei gesonderte Konten anlegen, eines für „Geschenke bis 35 Euro“ und ein zweites für „Geschenke über 35 Euro.“ Auch das soll für Transparenz sorgen.
5. Pauschalsteuer zahlen: Sie müssen die Geschenke pauschal mit 30 Prozent Ertragssteuer versteuern. Würden Sie das nicht tun, könnte das Finanzamt auf die Idee kommen, von den Kunden Steuern zu verlangen.

Beispiel-Rechnung: Wie teuer können Fehler werden?

Wer gegen die Steuerregeln für Kundengeschenke verstößt, muss mit erheblichen Mehrkosten rechnen.

Ein Beispiel: Sie schenken 100 Kunden zu Weihnachten je eine Kiste Wein zum Einkaufpreis von je 35 Euro netto. Macht 3.500 Euro, die Sie pauschal mit 30 Prozent versteuern, es werden also 1.050 Euro Ertragssteuer fällig. Im Gegenzug dürfen Sie die 3.500 Euro als Betriebsausgaben vom zu versteuernden Gewinn abziehen. „Das gleicht sich mehr oder weniger aus, einen großen Steuervorteil haben Sie von den Geschenken nicht“, sagt Stieve.

Der Fehler: Teuer wird es, wenn Sie jeder Kiste eine Grußkarte im Wert von 2 Euro beilegen. Damit überschreiten Sie die Freigrenze.

Die Folgen: Das würde Sie den Betriebsausgabenabzug kosten, Sie müssten die 3.500 Euro als Gewinn versteuern. Bei einem Steuersatz von zum Beispiel 40 Prozent wären das 1.400 Euro. Damit kosten Sie die 100 Kisten Wein insgesamt 5.950 Euro = 3.500 Euro Einkaufspreis + 1.050 Euro Pauschalsteuer + 1.400 Euro Ertragssteuer. Bei einem Steuersatz von 30 Prozent wären es immer noch insgesamt 5.600 Euro.

Den gleichen Effekt hätte es, wenn Sie die Liste der Beschenkten nicht führen oder die Geschenke nicht auf das entsprechende Konto buchen.

Vergessen Sie zudem, die Pauschalsteuer abzuführen, könnte Sie der Fiskus wegen Steuerhinterziehung anzeigen. Außerdem könnte er sich an die Beschenkten halten und von ihnen Einkommensteuer auf das Geschenk verlangen. „Ihre Kunden werden sich bedanken“, warnt Stieve.

Was zählt zur 35-Euro-Grenze?

Gilt die 35-Euro-Grenze nur für das Geschenk? Was ist mit Lieferkosten? Mit Geschenkpapier, Karte und Porto? „Bei Geschenken sind die Betriebsprüfer teilweise sehr penibel“, berichtet Stieve. Manche zählten akribisch alles zusammen, andere sähen das entspannter. „Die Rechtsprechung ist da leider nicht hilfreich, vieles ist strittig.“

Tipp: „Um böse Überraschungen zu vermeiden, sollten Sie alle Kosten inklusive Lieferanten, Porto, Verpackung und Grußkarte berücksichtigen und in der Summe unter 35 Euro bleiben“, rät Stieve. Falls Sie das nicht tun, hängen Sie von der Großzügigkeit des Betriebsprüfers ab.

Doch zumindest eine Sorge entfällt: Die Pauschalsteuer selbst zählt nicht zum Wert des Geschenkes. Das hatte der Bundesfinanzhof 2017 zwar anders entschieden – er war der Meinung, dass die Summe aus Geschenkkosten und Pauschalsteuer die 35-Euro-Grenze nicht überschreiten darf. „Aber das wird von der Finanzverwaltung nicht angewendet, die betrachtet das als Einzelfall“, gibt Stieve Entwarnung.

Welche Regeln gelten für Kleingeschenke bis 10 Euro?

Rein rechtlich müssen Sie kleine Kundengeschenke bis 10 Euro netto pro Kunde nicht so detailliert dokumentieren. Dennoch rät Stieve zur gleichen Dokumentation wie bei anderen Geschenken. So behalten Sie den Überblick und tappen nicht so leicht in eine andere Steuerfalle. Denn auch kleine Geschenke zählen mit, wenn der Fiskus prüft, ob Sie unter 35 Euro pro Jahr und Kunde geblieben sind.

Zudem schaue der Fiskus sehr genau hin, um was für Geschenke es sich handelt: „Wenn ich einem Kunden zu Weihnachten drei Flaschen Wein zu 9 Euro schenke, bin ich zur Dokumentation verpflichtet, obwohl jede Flasche für sich als Kleingeschenk gilt“, berichtet der Steuerberater.

Worauf müssen Sie achten, wenn Geschenke teurer sind als 35 Euro?

Wer für besondere Kunden tiefer in die Tasche greifen will, ist zumindest eine Sorge los: Kostet ein einzelnes Geschenk mehr als 35 Euro, dann ist der Betriebsausgabenabzug von vornherein ausgeschlossen. „Dann spielt es keine Rolle mehr, ob es sich um eine Kiste Wein im Wert von 40 Euro handelt oder den Besuch eines Weinseminars in der Toskana für 4.000 Euro“, sagt Stieve. Die Pauschalsteuer aber ist in jedem Fall fällig, falls Sie damit nicht den Kunden belasten wollen.

Welche Regeln gelten bei Geschenken für Mitarbeiter?

Bei Geschenken für Ihre Mitarbeiter gelten andere Regeln als für Kunden. „Grundsätzlich sind Geschenke erst einmal eine Sachzuwendung, ein geldwerter Vorteil, für den die Mitarbeiter Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge zahlen müssen“, berichtet Stieve.

Einzige Ausnahme seien Geschenke zu drei Anlässen: zum Geburtstag, zu einem Firmenjubiläum und zu Weihnachten. Zu jeder dieser Gelegenheiten dürfen Sie Mitarbeitern ein Geschenk im Wert von bis zu 60 Euro machen, also maximal 180 Euro pro Mitarbeiter und Jahr. Überschreiten Sie die 60-Euro-Grenze, werden für den Geschenkwert Lohnsteuer und Sozialabgaben fällig.

Keine Sorgen müssten Sie sich hingegen machen, wenn Sie den Mitarbeitern monatlich Gutscheine bis zu einem Wert von 44 Euro spendieren. Die Gutscheine dürfen diesen Betrag pro Mitarbeiter zwar nicht überschreiten. „Aber die 60-Euro-Geschenke werden nicht auf die 44-Euro-Grenze angerechnet“, berichtet Stieve.

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