Wann droht eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung?

Teurer Besuch vom Finanzamt: die Umsatzsteuer-Sonderprüfung. Rund 25.600 Euro wurden im vergangenen Jahr durchschnittlich nach jeder Sonderprüfung fällig. Insgesamt 1,63 Milliarden Euro brachten die Kontrollen nach Angaben des Bundesfinanzministeriums im Jahr 2024 ein. Verteilt auf die 1.630 Umsatzsteuer-Sonderprüfer entspricht das 1 Million Euro je Prüfer.

Doch nach welchen Kriterien wählen die Finanzämter Betriebe für eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung aus? Und wie sollten sich Betriebe verhalten? Die Antworten kennt die Steuerberaterin Alison Siefert, Vorstandsmitglied der Steuerberaterkammer Niedersachsen.

Umsatzsteuer-Sonderprüfungen: nie ohne konkreten Anlass

Für eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung hat das Finanzamt immer einen konkreten Grund, sagt Siefert. Oft bieten sogenannte Kontrollmitteilungen einen solchen Anlass. Denn Steuerprüfungen und Steuererklärungen versorgen die Finanzämter mit jeder Menge Kontrollmaterial in Form von Rechnungen. Alles, was dabei auffällt, geben sie an das Finanzamt des Rechnungsausstellers weiter. Das überprüft den Sachverhalt und wird bei Bedarf aktiv.

Typische Auslöser durch Kontrollmitteilungen sind Siefert zufolge:

• Formale Mängel in Rechnungen.
• Ungewöhnliche Rechnungen, wenn zum Beispiel ein Baubetrieb einen Firmenwagen verkauft und der Käufer den Vorsteuerabzug geltend macht.
• Rechnungen von Kleinunternehmern, die schon während des laufenden Jahres die Umsatzhöchstgrenze für die Kleinunternehmerregelung überschreiten.
• Geschäftsbeziehungen zu Unternehmen, bei denen das Finanzamt Gesetzesverstöße festgestellt hat, zum Beispiel zu Scheinfirmen.
• Rechnungen mit Umkehr der Steuerschuldnerschaft, bei denen das Finanzamt korrekte Umsatzsteuerzahlungen und den Vorsteuerabzug prüft.
• Bei Abschlagsrechnungen prüft das Finanzamt, ob für alle Anzahlungen die Umsatzsteuer korrekt angemeldet wurde.

Belege entkräften Prüfungswünsche

Es gibt jedoch auch typische Auslöser für eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung, die Betriebe direkt wieder entkräften können:

• Umsatzsteuer-Differenz beim Jahresabschluss: Wer in der Umsatzsteuer-Jahreserklärung mehr umsatzsteuerpflichtige Erlöse angibt als in den Voranmeldungen, riskiert eine Prüfung. Laut Siefert lässt sich das durch Korrekturen der Voranmeldungen vor dem Abschluss vermeiden.
• Hohe Vorsteuererstattung beim Jahresabschluss: Größere Vorsteuererstattungen im Rahmen der Umsatzsteuer-Jahreserklärung wecken ebenfalls das Interesse des Finanzamts. „Das lässt sich umgehen, wenn der Steuerberater dem Finanzamt eine kurze Begründung für die Abweichung übermittelt“, erklärt Siefert.
• Hohe Vorsteuerbeträge bei der Voranmeldung: Führt eine Investition zu einer hohen Vorsteuererstattung, können Sie das Finanzamt besänftigen, wenn Sie bei der Voranmeldung ankündigen, die Belege nachzureichen. „Das funktioniert digital über Elster und beschleunigt zudem die Erstattung“, so die Steuerberaterin.
• Forderungsausfälle: Sie erfordern eine Korrektur der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Auch hier hilft es, dem Finanzamt einen Nachweis über den Ausfall zu schicken.

Wie läuft eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung ab?

Eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung muss das Finanzamt immer ankündigen. Die Ankündigung informiert Betriebsinhaber über:

• den Prüfungstermin,
• den Prüfungsort,
• den Namen des Prüfers,
• den zu prüfenden Zeitraum,
• den Prüfungsgegenstand.

Der Prüfungsgegenstand kann ein konkreter Sachverhalt sein, zum Beispiel der Vorsteuerabzug oder die Umsatzsteuermeldungen für ein konkretes Bauprojekt. „Die Prüfung kann aber auch mehrere Sachverhalte betreffen, zum Beispiel die gesamten Vorsteuerabzüge eines bestimmten Zeitraums“, sagt Siefert.

Prüfungsort sei heute nur noch in Ausnahmefällen der Betrieb, so die Steuerberaterin. „Meistens fordert das Finanzamt Unterlagen an und überprüft sie in der Behörde.“

Verhaltenstipps für die Umsatzsteuer-Sonderprüfung

Betriebsinhaber sind zur Mitwirkung bei der Sonderprüfung verpflichtet: Sie müssen die entsprechenden Unterlagen zur Verfügung stellen, Zugang zu den Geschäftsräumen gewähren und Auskünfte erteilen.

Sie können diese Aufgaben aber auch an ihren Steuerberater delegieren. Alison Siefert empfiehlt: „Informieren Sie Ihren Steuerberater, sobald Sie eine Prüfungsanordnung erhalten.“ Der Experte habe drei Vorteile:

• Sachkenntnis: Er kann die Fragen der Prüfer besser einschätzen und wird nicht versehentlich Informationen weitergeben, die nicht Gegenstand der Prüfung sind.
• Gelassenheit: Betriebsprüfungen sind für Betriebsinhaber oft emotional belastend, weiß Siefert. Doch im Umgang mit dem Finanzbeamten sei freundliche Gelassenheit erforderlich, um unerwünschte Nebenwirkungen zu vermeiden.
• Überblick: Außerdem kann der Steuerberater die Folgen eines Prüfungsergebnisses besser einschätzen. „Wir hatten gerade einen Fall, in dem uns ein Betrieb nicht über eine Prüfung durch die Berufsgenossenschaft informiert hat“, berichtet Siefert. Zwei Jahre nach der Prüfung erhielt der Malerbetrieb dann geänderte Bescheide von der ‚Malerkasse‘, der Sozialkasse des Malerhandwerks. „Die Bescheide sind falsch, und das hätte man vermeiden können, wenn man in der Prüfung entsprechend reagiert hätte.“

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