So funktioniert die Freistellungsbescheinigung vom Finanzamt

Freistellungsbescheinigungen des Finanzamtes zur Bauabzugsteuer verlieren oft zum Jahreswechsel ihre Gültigkeit. Handwerker, die Bauleistungen für Unternehmen erbringen, sollten regelmäßig die Gültigkeit ihrer Freistellungsbescheinigung überprüfen. Das gilt auch für Handwerksbetriebe, die andere Unternehmen mit Bauleistungen beauftragen.

Hintergrund: Beauftragt ein Unternehmen einen Handwerksbetrieb mit Bauleistungen, greift eine steuerliche Besonderheit: Der Auftraggeber muss eine Bauabzugsteuer von 15 Prozent der Rechnungssumme einbehalten und an das Finanzamt weiterleiten. Das Finanzamt verrechnet diese Steuer später mit der Steuerlast des Auftragnehmers. Diese Regelung soll Schwarzarbeit verhindern. Betriebe, die eine gültige Freistellungsbescheinigung vorlegen, sind von dieser Regelung ausgenommen.

Wann muss ein Auftraggeber die Bauabzugsteuer zahlen?

Auftraggeber müssen die Bauabzugsteuer abführen, wenn vier Voraussetzungen erfüllt sind:

Privatpersonen müssen die Bauabzugsteuer nicht einbehalten und nicht beim Finanzamt anmelden.

Beispiel: Ein SHK-Betrieb installiert in einer Kfz-Werkstatt eine Wärmepumpe und stellt eine Rechnung über 25.000 Euro inklusive Umsatzsteuer. Ohne Freistellungsbescheinigung muss die Kfz-Werkstatt 15 Prozent der Rechnungssumme einbehalten, also 3.750 Euro. Der SHK-Betrieb erhält somit 21.250 Euro. Der Kfz-Betrieb meldet die Bauabzugsteuer beim zuständigen Finanzamt an und überweist den Betrag. Das Finanzamt verrechnet die Bauabzugsteuer mit der Steuerschuld des SHK-Betriebs.

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Wer braucht eine Freistellungsbescheinigung?

Handwerksbetriebe, die Bauleistungen erbringen und nicht nur für Privatkunden tätig sind, benötigen eine Freistellungsbescheinigung. Diese befreit den Auftraggeber vom Einbehalt der Bauabzugsteuer.

Freistellungsbescheinigung beantragen

Handwerksbetriebe können die Freistellungsbescheinigung formlos beim Finanzamt beantragen: persönlich, telefonisch, per E-Mail, als „sonstige Nachricht“ über ELSTER oder schriftlich. Der Antrag muss den Namen, die Anschrift und die Steuernummer des Unternehmens enthalten.

Die Bescheinigung ist maximal drei Jahre gültig und muss dann neu beantragt werden.

Wann kann das Finanzamt die Freistellungsbescheinigung verweigern?

Das Finanzamt kann die Freistellungsbescheinigung verweigern, wenn das Unternehmen nicht vertrauenswürdig ist. Laut § 48b Einkommensteuergesetz kann dies der Fall sein, wenn ein Handwerksbetrieb

• die Betriebseröffnung nicht der zuständigen Gemeinde oder dem Finanzamt gemeldet hat oder
• seine Auskunfts- und Mitwirkungspflicht gegenüber dem Finanzamt nicht erfüllt.

Verweigern kann das Finanzamt die Bescheinigung auch, wenn es berechtigte Zweifel daran hat, dass ein Unternehmen seine Steuerpflichten erfüllt. So lehnte ein Finanzamt eine Freistellungsbescheinigung für einen Handwerker ab, der seit mehreren Jahren keine Gewinnermittlung eingereicht hatte. Das Finanzgericht bestätigte diese Entscheidung. Bei nachhaltigen oder wiederholten Steuerrückständen, falschen Angaben in Steuererklärungen sowie wiederholt nicht oder nicht rechtzeitig abgegebenen Steuererklärungen könne das Finanzamt die Bescheinigung ebenfalls verweigern.

Das Gericht wies jedoch auf einen möglichen Ausweg für betroffene Betriebe hin: Das Finanzamt könne in solchen Fällen eine Freistellungsbescheinigung mit kurzer Geltungsdauer oder auftragsbezogen erteilen. Sachsen (Urteil vom 31. August 2022, Az. 3 K 921/21)

Haftung für die Bauabzugsteuer

Auftragnehmer haften für die Bauabzugsteuer. Diese Haftung entfällt nur bei Vorlage einer gültigen Freistellungsbescheinigung. Eine regelmäßige Überprüfung der Bescheinigung ist ratsam, um Regressforderungen des Finanzamts zu vermeiden.

Erstattung der Bauabzugsteuer

Die einbehaltene Bauabzugsteuer wird das Finanzamt auf die Steuerlast des Handwerkers anrechnen. Falls das nicht möglich ist, kann der Handwerker ihre Erstattung beantragen.

Wichtig: Schriftlich ist ein Erstattungsantrag nur noch 2025 möglich. Wie es danach weitergeht, erfahren Sie im Beitrag „Erstattung der Bauabzugsteuer ab 2026 elektronisch“.

So überprüfen Sie die Gültigkeit der Freistellungsbescheinigung

Die Finanzämter übermitteln alle Freistellungsbescheinigungen an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Das BZSt stellt diese Bescheinigungen online unter https://eibe.bff-online.de/eibe/index.xhtml zu Überprüfung Verfügung.  Auftraggeber müssen sich einmalig registrieren und benötigen für die Abfrage folgende Angaben:

• das Bundesland des Auftragnehmers,
• die Steuernummer des Auftragnehmers und
• die Sicherheitsnummer auf der Freistellungsbescheinigung.

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