Prüffähige Schlussrechnung: 5 Dinge, die Handwerker wissen müssen

Sie suchen ein Muster, mit dem Sie für Ihre Kunden Rechnungen erstellen können, die wirklich prüffähig sind? Das gibt es nicht! „Wie eine prüffähige Schlussrechnung aussehen muss, hängt immer vom Vertrag und vom Kunden ab“, sagt Bernd Hinrichs, Fachanwalt für Bau- und Architektenrecht aus Aurich.

#1: Prüffähigkeit: Warum ist das wichtig und was ist das?

„Anspruch auf Werklohn haben Handwerker nur, wenn sie eine prüffähige Schlussrechnung vorlegen und das Werk abgenommen ist“, sagt der Jurist. Das sei für VOB/B-Verträgen schon lange vorgeschrieben. Durch das neue Bauvertragsrecht gelte das seit 2018 nun auch für BGB-Verträge.

Seither definiert der neue § 650 g BGB, wann die Schlussrechnung bei BGB-Verträgen prüffähig ist. Das ist grundsätzlich der Fall, wenn

• die Schlussrechnung „eine übersichtliche Aufstellung der erbrachten Leistungen enthält“ und
• sie für den Kunden nachvollziehbar ist.

Doch selbst wenn diese Kriterien nicht erfüllt sind, kann die Prüffähigkeit vorliegen: Denn gemäß BGB gelten Rechnungen auch dann als prüffähig, wenn der Kunde „nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang begründete Einwendungen gegen ihre Prüffähigkeit“ erhebt. „Wenn der Kunde sich nicht innerhalb dieser Frist beschwert, gilt die Rechnung als prüffähig, selbst wenn sie das formal nicht ist“, erläutert Hinrichs die Rechtslage.

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#2: Welche Funktionen muss eine Rechnung erfüllen?

Bei der Schlussrechnung sind laut Hinrichs zwei Punkte wichtig:

#3: Die Abrechnung beim Pauschalpreis-, Einheitspreis- oder Stundenlohnvertrag

Wie detailliert die Schlussrechnung sein muss, hängt laut Hinrichs immer vom Vertrag ab, den Handwerker mit ihren Kunden geschlossen haben.

• Der Pauschalpreisvertrag: Hier ist keine riesige Abrechnung erforderlich, sagt der Baurechtler. Wurde beispielsweise der Einbau einer Heizung zum Preis von 30.000 Euro vereinbart, müsse das auf der Rechnung stehen.
• Der Einheitspreispreisvertrag: Bei solchen Verträgen bieten Handwerker jede einzelne Leistung an. „Auf Basis des Angebots wird später die Schlussrechnung erstellt“, erläutert Hinrichs. Der tatsächliche Materialverbrauch auf der Baustelle entspreche allerdings in den seltensten Fällen den angebotenen Mengen. „Damit Kunden bei Einheitspreisverträgen nachvollziehen können, wieviel Material auf der Baustelle wirklich verbaut wurde, gehört zur Rechnung immer ein Aufmaß mit Plan und Skizze sowie eine Mengenermittlung“, betont der Rechtsanwalt. Als Beispiel nennt er den Einbau einer neuen Heizung. Hier müssten Handwerker dem Kunden unter anderem aufzeichnen und ausrechnen, wie viel Meter Rohr sie wo verlegt haben.
• Der Stundenlohnvertrag: Solche Verträge schließen Handwerker laut Hinrichs meist bei lohnintensiven Bauarbeiten, die sich vorab schwer kalkulieren lassen – zum Beispiel bei einer Badsanierung in einem Altbau. Aus der Schlussrechnung müsse später genau hervorgehen, wer wann was gemacht hat. Dabei müsse jede einzelne Stunde dargestellt und nachgewiesen werden. Dem Juristen zufolge geschieht das mit Stundenlohnzetteln, die der jeweilige Mitarbeiter erstellt.

#4: Keine konkreten Vorgaben im BGB: Was tun?

Wie eine prüffähige Rechnung genau auszusehen hat, verrät das BGB nicht. Etwas anders sieht es laut Hinrichs in der VOB/B aus. Dort sind die Anforderungen in § 14 Abs. 1 definiert. Schlussrechnungen müssen demnach wie folgt gestaltet sein:

• übersichtlich
• in der richtigen Reihenfolge (also genauso wie im Angebot) und
• mit den gleichen Bezeichnungen wie im Angebot.

„All das erleichtert dem Kunden die Prüfbarkeit“, so der Baurechtler. Er empfiehlt Handwerkern, sich bei der Rechnungserstellung auch bei BGB-Verträgen an diesen Vorgaben zu orientieren.

Für diejenigen, die sich bei der Abrechnung von konkreten Leistungen unsicher sind, hat Hinrichs noch einen Tipp: Die VOB/C enthält Abrechnungsvorschriften für alle Gewerke. „Im Zweifelsfall sollten sich Handwerker auch bei BGB-Verträgen an diese Regeln halten“, rät er.

#5: Wenn Bauherrn behaupten, die Rechnung wäre nicht prüffähig

Es gibt Kunden, die partout nicht zahlen wollen und einfach behaupten, die Rechnung sei nicht prüffähig. „In den meisten Fällen bleibt Handwerkern dann nur der Gang zum Gericht“, so die Erfahrung von Hinrichs. Er empfiehlt Handwerkern allerdings zunächst von einem Anwalt prüfen zu lassen, ob die Rechnung tatsächlich nicht prüffähig ist: „Entscheidend für die Prüffähigkeit ist immer, ob der Kunde die Abrechnung nachvollziehen kann.“

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