Ohne Warnung: So prüft das Finanzamt Ihre Kasse

Bargeld ist ein ständiger Dorn im Auge des Finanzamtes. Denn nichts entzieht sich dem Zugriff des Fiskus leichter als Bares. Entsprechend scharf kontrollieren Finanzbeamte alle Arten von Kassen. Seit Anfang 2018 steht Betriebsprüfern dafür ein neues Instrument zur Verfügung: die unangekündigte Kassennachschau.

Wer ist von der Kassen-Nachschau betroffen?

Die Kassen-Nachschau droht jedem Betrieb, der in irgendeiner Form eine Kasse führt. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um elektronische Registrier- und Computerkassen handelt oder um offene Ladenkassen. In erster Linie gehe es darum, ob bargeldintensive Unternehmen die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung einhalten und elektronische Kassensysteme vorschriftsmäßig Einzeldaten speichern, sagt Steuerberater Tobias Ostermeier von der Kanzlei Gehrke-Econ.

Doch auch die in vielen Betrieben verbreiteten offenen Ladenkassen für kleinere Besorgungen und unregelmäßige Bareinnahmen könne es treffen, ergänzt Steuerberater Armin Schiehser von der Kanzlei HSP Steuer Lohr: „Solche kleinen Kassen gibt es noch in vielen Betrieben – auch beim Maler, Fliesenleger, Tischler …“ Eine Kassen-Nachschau könne durch eine Kontrollmitteilung ausgelöst werden, „wenn bei einem anderen Steuerpflichtigen ein komischer Beleg für eine Barzahlung auftaucht“, warnt Schiehser.

Rechte und Pflichten der Prüfer

Bei der Kassen-Nachschau haben die Prüfer weitreichende Rechte, berichtet Steuerberater Tobias Ostermeier:

Daten und Unterlagen: Der Unternehmer muss dem Prüfer Zugang zu allen für die Kassenführung relevanten Unterlagen, Büchern und Daten gewähren. Vor allem elektronische Kassendaten seien „für den Prüfer von Interesse, da elektronische Registrier- und PC-Kassen sämtliche Geschäftsvorfälle speichern müssen. Oft sind nur hier Manipulationen zu entdecken“.

Anonyme Testkäufe: Eine Kassen-Nachschau braucht das Finanzamt nicht vorab anzukündigen. Die Prüfer dürfen sich in den Verkaufsräumen anonym, als Kunden getarnt, umsehen und Testkäufe durchführen. Erst wenn sie zur Prüfung schreiten, müssen sie sich als Finanzbeamte ausweisen.

Kassensturz: Die Prüfer können einen Kassensturz verlangen und das Ergebnis mit dem Kassenbuch abgleichen. „Der gezählte Kassenbestand muss mit dem buchmäßigen Bestand des Kassenbuches übereinstimmen“, sagt Ostermeier.

Dokumentation: Auch die Systemdokumentation – wie zum Beispiel Handbücher und Informationen über Software-Updates – muss dem Prüfer zur Verfügung gestellt werden. Gleiches gilt für die Verfahrensdokumentation, aus der zum Beispiel die Abläufe bei der Verarbeitung der Kassendaten in der EDV hervorgehen.

Kassen-Nachschau in der Praxis: Was passiert?

Theoretisch kann der Fiskus die Kassen-Nachschau während der gesamten Geschäftszeiten durchführen. Praktisch werde ein Betriebsprüfer gleich morgens vor der Tür stehen oder zum Geschäftsschluss, sagt Tobias Ostermeier: „Dann ist eine Kassen-Nachschau viel einfacher als mitten im laufenden Geschäft.“

Als erstes werde sich der Prüfer dann die Kasse selbst ansehen, also einen Kassensturz machen und mit dem Kassenbericht abgleichen, ergänzt Armin Schiehser. Wie weit Prüfer bei der Nachschau zurückgehen, entscheiden sie selbst. „Stoßen die Prüfer schon bei Kassensturz oder den aktuellen Daten auf Unstimmigkeiten, wächst die Wahrscheinlichkeit, dass sie die Nachschau ausdehnen.“

Und wenn der Chef nicht da ist? „Dann muss er von den Mitarbeitern informiert werden, denn ohne den Chef kann die Nachschau nicht anfangen“, sagt Schiehser. Verweigern dürfe der Chef die Nachschau jedenfalls nicht und an den Steuerberater delegieren dürfe er sie auch nicht.

Was droht im Ernstfall?

Wird der Betriebsprüfer bei der Kassen-Nachschau fündig, kann er die Prüfung sofort ausdehnen. „Dann wird aus der Nachschau eine reguläre Außenprüfung“, sagt Tobias Ostermeister.

Eine weitere mögliche Folge, falls der Betrieb seinen Umsatz überwiegend durch Bargeschäfte erzeugt: Der Prüfer kann die Einnahmen schätzen, wenn er bei der Außenprüfung auf wesentliche formale oder materielle Mängel an der Kassenführung stößt.

Praxistipp: So vermeiden Bau- und Ausbaubetriebe die Kassen-Nachschau!

Steuerberater Armin Schiehser hat eine radikale Lösung, um die Kassennachschau zu vermeiden: „Wo es möglich ist, schaffen wir bei unseren Mandaten die Kasse ab.“ Möglich sei das bei allen Betrieben, die nicht unbedingt eine Kasse brauchen, „also praktisch bei allen Handwerks- und Baubetrieben ohne Ladengeschäft“. In vielen dieser Betriebe seien noch offene Ladenkassen für alle Fälle vorhanden. „Wir haben zum Beispiel einen Maler als Mandanten, bei dem lief zu 98 Prozent alles bargeldlos. Aber er hatte noch eine Kasse für den Fall, dass ein Kunde mal direkt einen Eimer Farbe von ihm kaufen will.“

Die Lösung: Schluss mit Bargeschäften, weg mit der Kasse. „Der Maler hat sich von seiner Bank ein Terminal geholt, so ein kleines Handgerät, an dem die Kunden mit Karte zahlen können.“ Und wenn ein Kunde das nicht wolle, bekomme er eben eine Rechnung und müsse den Betrag überweisen.

Auch für kleinere, spontane Ausgaben wie zum Beispiel Porto sei eine Kasse nicht erforderlich, sagt Schiehser: Solche Käufe werden entweder mit der Firmen-Kreditkarte bezahlt oder der Einkaufsbeleg wird bei der Buchhaltung eingereicht und per Überweisung an den Mitarbeiter erstattet. Möglich sei es auch, einem Mitarbeiter einen Spesenvorschuss zu überweisen oder ein Spesenkonto einzurichten. „Wichtig ist nur, dass in der Firma kein Bargeld mehr ankommt“, sagt Schiehser.

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