E-Rechnungen verschicken: Welche Möglichkeiten haben Betriebe?

Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung Pflicht: Seither müssen Handwerksbetriebe in der Lage sein, elektronische Rechnungen von anderen Unternehmen zu empfangen, sie zu verarbeiten und zu archivieren. Perspektivisch kommen auf alle Betriebe noch weitere Pflichten zu: Spätestens ab dem 1. Januar 2028 müssen sie auch E-Rechnungen an andere Unternehmen verschicken.

Doch mit wieviel Aufwand ist die Umstellung verbunden? Laut Steuerberater Jens Henke hängt das davon ab, wie Handwerksbetriebe aktuell ihre Rechnungen verschicken. Die größten Herausforderungen sieht der Steuerberater von der DBB DATA Steuerberatung auf Unternehmen zukommen, die noch Rechnungsvordrucke mit drei Durchschlägen benutzen, die von Hand ausgefüllt werden. „Diese Betriebe haben jetzt die Aufgabe zu digitalisieren und dafür auch noch ein wenig Zeit“, sagt Henke, der Mitglied im Netzwerk Steuerberatung im deutschen Handwerk e.V. ist.

Versand von E-Rechnungen: Handwerksbetriebe haben 3 Möglichkeiten

Nach Erfahrung des Steuerberaters werden im Handwerk zum Teil noch Rechnungen per Excel oder Word erstellt: „Auch das geht künftig nicht mehr“, sagt er. Henke zufolge ist hier eine digitale Weiterentwicklung nötig, für die er drei Möglichkeiten sieht:

1. Rechnungen können in E-Rechnungen umgewandelt werden: Dafür benötigen Betriebe lediglich einen E-Rechnungskonverter.
2. Rechnungssoftware nutzen: Mithilfe einer Rechnungssoftware wie Lexoffice oder auch den Datev-Programmen können elektronische Rechnungen erstellt werden. „Betriebe legen dort ihren Kundenstamm und alle relevanten Artikel an, dann kann es losgehen“, sagt Henke. Die Umstellung auf diese Lösungen sei in der Regel kurzfristig und ohne aufwändige Schulung möglich. Auch vorhandene Kunden- und Artikelstammdaten lassen sich laut Henke recht einfach importieren.
3. Bestehende Handwerker-Software nutzen oder einführen: Viele Betriebe nutzen bereits eine Handwerker-Software, schreiben damit aber noch keine Rechnungen. „Diese Betriebe sollten prüfen, ob die Software um eine Modul erweitert werden kann“, rät der Steuerberater. Wer noch keine Handwerker-Software nutzt, sollte laut Henke die Einführung prüfen. Gerade in Zeiten, wo es schwer ist, Personal für die Verwaltung zu finden, könne eine moderne Software für Erleichterung sorgen.

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