E-Rechnungen lesen: Finanzverwaltung bietet kostenfreien Viewer an

Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Empfangspflicht bei der E-Rechnung – seitdem müssen Unternehmen in Deutschland von anderen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. Außerdem müssen sie diese auch lesen und revisionssicher archivieren.

Die Besonderheit daran: Bei der E-Rechnung handelt es sich um ein strukturiertes Datenformat, das den Vorgaben der EU-Richtlinie EN 16931 entspricht. In Deutschland sind vor allem die sogenannte XRechnung oder das ZUGFeRD-Format verbreitet. Um solche Rechnungen auslesen zu können, benötigen Betriebe eine Visualisierungssoftware.

Die Finanzverwaltung stellt über das Elster-Portal inzwischen ein kostenfreies Tool zur Verfügung. Unter dem Link www.elster.de/eportal/e-rechnung können Betriebe E-Rechnungen hochladen und visualisieren. Damit das funktioniert, müssen laut Finanzverwaltung drei Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Die Rechnung muss im xml-Format vorliegen.
2. Die Datei darf maximal 10 MB groß sein.
3. Es kann nur eine Datei auf einmal hochgeladen werden.

Laut dem Bayerischen Staatsministerium für Finanzen ist der E-Rechnungs-Viewer von Elster in Zusammenarbeit mit dem Bundesfinanzministerium entstanden. Noch im September hatte die Bundesregierung mitgeteilt, dass der Bund aus rechtlichen Gründen kein solches Tool zur Verfügung stellen kann. Die Wirtschaft hatte die Bereitstellung eines solchen Werkzeugs allerdings vehement gefordert, so auch der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH).

Der Verband hat unter www.zdh.de wichtige Informationen rund um die E-Rechnung zusammengestellt – darunter die technischen Mindestvoraussetzungen. Um die Empfangsverpflichtung ab dem 1. Januar 2025 zu erfüllen, bräuchten Betriebe zumindest:

• ein E-Mail-Postfach,
• eine Software zum Auslesen von Rechnungsdatensätzen (zum Beispiel das Tool der Finanzverwaltung) und
• in elektronisches Archivsystem zur revisionssicheren Archivierung von E-Rechnungen.

Weitere E-Rechnungspflichten kommen ab dem 1. Januar 2027 auf Unternehmen zu: Alle Unternehmen, die einen Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro haben,müssen dannauch elektronische Rechnungen an unternehmerische Kunden ausstellen. Ein Jahr später wird das Ausstellen von E-Rechnungen auch für alle anderen Unternehmen verpflichtend.

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