Die Betriebsfeier steuerlich absetzen: So funktioniert es

Gemeinsame Aktivitäten fördern die Bindung und Motivation Ihrer Mitarbeitenden. Die Kosten für Betriebsfeiern können Sie als Betriebsausgaben steuerlich absetzen. Überschreiten die Ausgaben jedoch 110 Euro pro Mitarbeitendem, fallen Steuern an und der Vorsteuerabzug entfällt. Deshalb sollten Sie einige steuerliche Regeln beachten.

Steuerfreibetrag nutzen: Was gilt als Betriebsveranstaltung?

Nicht jedes Event, das Sie organisieren, zählt steuerlich als Betriebsveranstaltung. Damit die 110-Euro-Regel greift, müssen drei Bedingungen erfüllt sein:

• Betriebliche Ebene: Die Feier muss überwiegend für Ihre Mitarbeitenden gedacht sein. Auch Begleitpersonen und Leiharbeitende dürfen teilnehmen.
• Gesellschaftlicher Charakter: Die Veranstaltung muss gesellig sein, etwa ein Sommerfest, eine Weihnachtsfeier oder ein Betriebsausflug.
• Offenheit für alle: Die Feier muss allen Mitarbeitenden Ihres Betriebs oder einer Abteilung offenstehen.

Nicht als Betriebsveranstaltungen gelten:

• Ehrungen einzelner Jubilare oder Mitarbeitender, etwa bei Renteneintritt,
• rein betriebliche Veranstaltungen wie Fortbildungen oder Besprechungen,
• Arbeitsessen,
• Repräsentationsveranstaltungen für Geschäftspartner und Mitarbeitende.

110-Euro-Freibetrag: Welche Kosten zählen?

Betriebsfeiern gelten steuerlich als Zuwendungen an Ihre Mitarbeitenden. Bis zu 110 Euro pro Person bleiben diese steuerfrei. Zu den Zuwendungen zählen alle Ausgaben der Feier, darunter:

• Verpflegung: Speisen, Getränke, Tabakwaren, Süßigkeiten
• Unterhaltung: Musiker oder künstlerische Darbietungen
• Äußerer Rahmen: Raummiete, Dekoration
• Organisation: Planungskosten, Eventmanager
• Reise- und Übernachtungskosten bei Betriebsausflügen

Wichtig: Die Kosten werden immer inklusive Umsatzsteuer berechnet.

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Wie berechne ich die Kosten pro Teilnehmendem korrekt?

Das Finanzamt interessiert sich ja für die Zuwendungen an Ihre Mitarbeitenden. Kommt ein Mitarbeitender mit Begleitung zur Feier? Dann schlägt das Finanzamt die Ausgaben für die Begleitung dem Mitarbeitenden zu. Deswegen erfolgt die Berechnung der Kosten pro Mitarbeitendem in zwei Schritten:

Beispiel: Die Feier kostet 2.000 Euro. Es nehmen 25 Personen teil: 15 Mitarbeitende und 10 Begleitpersonen. 

• Kosten pro Person: 2.000 Euro / 25 Personen = 80 Euro.
• Ohne Begleitung: Die 5 Mitarbeitenden ohne Begleitung haben jeweils einen geldwerten Vorteil von 80 Euro. Da dieser unter der Freibetragsgrenze liegt, fallen keine Steuern oder Sozialabgaben an.
• Mit Begleitung: Die 10 Mitarbeitende mit Begleitung haben jeweils einen geldwerten Vorteil von 160 Euro. Nach Abzug des Freibetrags bleibt ein steuerpflichtiger Betrag von 50 Euro (= 160 Euro - 110 Euro).

Wichtig: Für die Berechnung zählen nur die tatsächlich Teilnehmenden, nicht die eingeladenen Personen. Auch kurzfristige Absagen interessieren den Fiskus nicht.

Was passiert, wenn der Freibetrag überschritten wird?

Der die 110 Euro übersteigende Betrag ist lohnsteuerpflichtig. Sie haben zwei Optionen:

• Versteuern Sie den Mehrbetrag individuell nach dem Lohnsteuersatz der betroffenen Mitarbeitenden und führen Sie die Sozialabgaben ab.
• Versteuern Sie den Mehrbetrag pauschal mit 25 Prozent. In diesem Fall entfallen die Sozialabgaben.

Tipp: Der Freibetrag von 110 Euro gilt nur, wenn die Feier allen Mitarbeitenden offensteht. Entscheiden Sie sich jedoch für die Pauschalbesteuerung, muss die Veranstaltung nicht allen offenstehen. Das hat kürzlich der Bundesfinanzhof entschieden (Urteil vom 27. März 2024, Az. VI R 5/22).

Wichtig: Melden Sie Betriebsfeiern zeitnah zur Pauschalversteuerung an. Pauschalbesteuerungen müssen mit der Lohnabrechnung des Folgemonats erfolgen, hat kürzlich das Bundessozialgericht entschieden, spätestens jedoch bis zum 28. Februar des Folgejahres. Andernfalls werden trotz Pauschalversteuerung Sozialabgaben fällig.

Ist ein Vorsteuerabzug für die Betriebsfeier möglich?

Beim Vorsteuerabzug wird es knifflig: Überschreiten die Kosten pro Mitarbeitendem 110 Euro, entfällt der Vorsteuerabzug vollständig. Die 110-Euro-Grenze ist strikt – auch ein Cent mehr führt zum Verlust des Abzugs.

Betriebsveranstaltung: Wie viele Feiern sind steuerlich pro Jahr erlaubt?

Der Freibetrag gilt für zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr – jeweils 110 Euro pro Feier. Ab der dritten Feier werden Lohnsteuer und Sozialabgaben fällig.

Tipp: Sie können wählen, für welche Feiern Sie den Freibetrag nutzen. Die Reihenfolge der Veranstaltungen spielt dabei keine Rolle.

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