Die 3 häufigsten Fehler bei Mahnungen

Irrtum Nr. 1: "Erste Mahnung" – und das auch noch im Betreff

Ein weitverbreiteter Irrtum: Viele Unternehmer denken, sie müssten erst dreimal mahnen, bevor sie rechtliche Schritte einleiten dürfen. Also schreiben sie in die Betreffzeile ausdrücklich "Erste Mahnung".

"Das ist in doppelter Hinsicht ein Fehler", warnt Bernd Hinrichs, Fachanwalt für Baurecht aus Aurich:

Zum einen haben Schuldner keinen Anspruch auf drei Mahnungen. Gläubiger können sofort rechtliche Schritte einleiten, sobald Ihr Schuldner in Verzug ist. Wie er in Verzug gerät, lesen Sie hier … Oft ist allerdings eine Mahnung die einfachste Möglichkeit, einen Schuldner in Verzug zu bringen – eine Mahnung, nicht drei!

Zum anderen sollten Sie niemals "Erste Mahnung" oder "1. Mahnung" in die Betreffzeile schreiben. Denn genau damit erwecken Sie beim Schuldner den Eindruck, er könne sich Zeit lassen, weil bestimmt noch eine zweite und dritte Mahnung folgen. Schreiben Sie besser "Mahnung" oder "Zahlungsaufforderung".

Irrtum Nr. 2: Mahnung erst nach drei bis vier Wochen verschicken

Immer wieder finden sich im Internet Hinweise und Empfehlungen, wann eine Mahnung auszustellen sei. Da wird zum Beispiel empfohlen, nach zwei Wochen eine "Zahlungserinnerung" zu schicken, zwei Wochen später eine erste Mahnung, weitere zwei Wochen später eine zweite Mahnung und dann noch 7 bis 10 Tage bis zur dritten Mahnung zu warten.

Schön für Ihre Kunden, wenn Sie es so machen: Wer so vorgeht, gibt seinem Kunden mal eben mindestens 6 Wochen Kredit, ohne dazu verpflichtet zu sein oder irgendwelche Vorteile daraus zu haben.

Wesentlich schneller und mit weniger Papierkram geht es so, rät Hinrichs:

• Schreiben Sie in die Rechnung kein Zahlungsziel, dann ist die Rechnung sofort fällig.
• Schicken Sie nach 14 Tagen eine Mahnung mit einer Zahlungsfrist von einer Woche.
• Nach Ablauf dieser Frist können Sie alle rechtlichen Schritte einleiten und Verzugszinsen, Mahnkosten und Anwaltskosten in Rechnung stellen.

Irrtum Nr. 3: Eine Mahnung am 31. Dezember schützt vor Verjährung

Haben Sie noch offene Rechnungen aus 2009 liegen? Dann sollten Sie jetzt aktiv werden, denn am 31. Dezember verjähren Ihre Forderungen, wenn Sie sich nicht darum kümmern.

"Viele Handwerker fahren noch an Silvester herum und stopfen Kunden Mahnungen in die Briefkästen", berichtet Hinrichs. Der Grund: Die Unternehmer glauben, sie könnten sich so gegen eine Verjährung von Forderungen schützen. "Das ist aber ein Irrtum, so funktioniert das nicht", warnt Hinrichs.

Richtig ist: Eine unbezahlte Forderung verjährt nach drei Jahren, wenn sich der Handwerker nicht weiter darum kümmert.

So berechnen Sie die Frist:

1. Die Forderung muss fällig sein. Sie tritt mit der Abnahme ein. In der Praxis genügt dazu oft schon, dass der Kunde das Werk in Gebrauch nimmt.
2. Die Verjährungsfrist beginnt am 1. Januar des Folgejahres. Baut zum Beispiel ein Tischler im März 2009 bei einem Kunden neue Fenster ein, dann beginnt die Verjährungsfrist am 1. Januar 2010.
3. Die Verjährungsfrist beträgt drei Jahre. In diesem Beispiel würde sie also am 31. Dezember 2012 enden.

Das bedeutet: Alle noch offenen Rechnungen aus 2009 werden Ende 2012 verjähren.

So verhindern Sie die Verjährung wirkungsvoll!

"Um eine drohende Verjährung zu vermeiden, muss der Handwerker eine gerichtliche Maßnahme einleiten. Eine einfache Mahnung genügt da nicht", sagt Hinrichs. Was Sie stattdessen tun sollten:

• Reichen Sie bis zum 31. Dezember eine Klage oder einen Mahnbescheid beim zuständigen Gericht ein.
• Damit diese Maßnahme rechtswirksam wird, muss der säumige Zahler davon innerhalb von ein bis zwei Wochen erfahren. Das ist zwar Sache des Gerichts. Dennoch sollten Sie oder Ihr Rechtsanwalt bei Gericht nachfassen, ob die Klage zugestellt wurde.

Alternative: Ohne Gericht geht es auch

Es gibt noch eine andere Möglichkeit, mit Sie die Verjährung kurzfristig verhindern können:

• Wenn Sie vom säumigen Kunden noch im Dezember – oder auch eher – einen Abschlag erhalten, dann gilt das Anerkenntnis der Forderung. "Damit wäre die Verjährung gehemmt", sagt Hinrichs.
• Allerdings hat diese Methode einen Haken: Der Kunde könnte später Gründe vorbringen, warum er weitere Zahlungen nach dem Abschlag verweigert. Zum Beispiel weil die Leistung Mängel hatte. In diesem Fall könnte die Forderung doch noch verjähren.
• Dagegen hilft nur eines: Wenn Sie den Abschlag kassieren, sollten Sie sich vom Kunden schriftlich geben lassen, dass er die Forderung voll anerkennt. Dieses Schreiben könnte so aussehen:

Muster:

Ich, Vorname Name, wohnhaft in …

bestätige hiermit, dass das Unternehmen XY in der Zeit vom … bis … folgende Leistungen in meinem Auftrag erbracht hat: ……….

Die Rechnung der Firma XY für diese Leistungen über einen Gesamtbetrag … EUR (inkl. MWSt.) habe ich am … erhalten und bestätige, dass ich diese Forderung voll anerkenne.

Einen ersten Abschlag in Höhe von … EUR auf diesen Rechnungsbetrag habe ich heute gegen Quittung in bar/per Überweisung am …. gezahlt.