Bewirtungskosten: Neue Anforderungen für den Steuerabzug

Bis zur Pflicht zur E-Rechnung bleibt vielen Handwerksbetrieben noch Zeit. Empfangen können müssen Unternehmen sie aber jetzt schon. Das gilt auch für Rechnungen über Bewirtungskosten. Und nicht nur das: Beim Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug von Bewirtungskosten spielt mittlerweile viel zusammen. Zu den steuerlichen Pflichtangaben kommen weitere Vorschriften durch elektronische Kassen, Bezahlsysteme und Belege hinzu – die auch Papierrechnungen betreffen.

Was Betriebe beachten müssen, wenn sie Bewirtungsrechnungen digital erhalten oder selbst digitalisieren wollen, klärt nun ein neues Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF).

Wann ist kein separater TSE-Kassenbeleg erforderlich?

Rechnungen bis 250 Euro brutto sind von der schrittweisen Einführung der Pflicht zur E-Rechnung ausgenommen. Bewirtungsrechnungen unterliegen aber weiterhin den Pflichtangaben für Bewirtungskosten. Enthalten müssen sie:

• Name und Anschrift des Restaurants
• Datum der Bewirtung
• Rechnungsdatum
• Auflistung der Speisen und Getränke
• Gesamtsumme inklusive Mehrwertsteuer
• Mehrwertsteuersatz

Verfügt das Restaurant über eine elektronische Kasse, muss der Kassenbeleg diese Angaben enthalten und zusätzlich Angaben zur zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE).

Neu: Die Vorlage eines solchen Kassenbelegs ist laut BMF nicht zwingend erforderlich,

• wenn die Bewirtungsrechnung erst nach dem Bewirtungstag erstellt und nicht bar bezahlt wird oder
• wenn im Bewirtungsbetrieb ausschließlich unbare Zahlungen möglich sind.

Enthält die Rechnung alle erforderlichen Pflichtangaben, müssen Betriebe nur den Zahlungsbeleg der Rechnung beifügen. Ist die unbare Zahlung schon in der Rechnung vermerkt, entfällt auch diese Pflicht.

Ist eine nachträgliche E-Rechnung für Bewirtungskosten möglich?

Liegt der Rechnungsbetrag über 250 Euro, kommen weitere Pflichtangaben hinzu:

• Name und Anschrift des gastgebenden Handwerksbetriebs
• Steuernummer oder USt-ID des Restaurants
• fortlaufende Rechnungsnummer

Neu: Liegt der Gesamtbetrag über der 250-Euro-Grenze, darf der Bewirtungsbetrieb laut BMF zunächst einen Kassenbeleg als „sonstige Rechnung“ ausstellen – und ihn später durch eine E-Rechnung berichtigen.

Dürfen Rechnungen und Eigenbelege digitalisiert werden?

Grundsätzlich dürfen Bewirtungsbetriebe ihre Rechnungen digital übermitteln. Doch die meisten sind noch zur Rechnung in Papierform berechtigt. Diese Papierbelege dürfen Betriebe nach bestimmten Vorgaben selbst digitalisieren, so das BMF:

• Bewirtungsrechnungen in Papierform dürfen Betriebe digitalisieren.
• Eigenbelege über Bewirtungskosten dürfen sie digital erstellen oder digitalisieren, müssen sie aber per digitaler Unterschrift oder Genehmigung im Buchhaltungssystem „autorisieren“. Danach dürfen die Angaben nicht mehr unprotokolliert verändert werden können.
• Zuordnung von Dokumenten: Digitale Eigenbelege müssen mit digitalen Rechnungen oder Kassenbelegen digital zusammengefügt werden. Dafür genügt ein eindeutig identifizierbarer Verweis vom Eigenbeleg auf die Rechnung – oder umgekehrt. Fehlt die Zuordnung, kann das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug streichen. Eine eindeutige Zuordnung ist auch erforderlich, wenn nur die Bewirtungsrechnung digital gespeichert und der Eigenbeleg in Papierform archiviert wird.

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