Aufbewahrungsfristen 2026: Welche Unterlagen können weg?
Zehn Jahre, acht Jahre, sechs Jahre: Wer Steuerunterlagen entsorgen will, sollte die unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen kennen.
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Zehn Jahre, acht Jahre, sechs Jahre: Wer Steuerunterlagen entsorgen will, sollte die unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen kennen.
Im Keller und auf der Festplatte stapeln sich die Steuerunterlagen? Dann wird es Zeit, gründlich auszumisten. Doch was darf weg, und was müssen Sie behalten? Hier die wichtigsten Fragen und Antworten:
Die Aufbewahrungsfristen hängen von der Art der Unterlagen ab:
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem Sie ein Dokument empfangen, erstellt oder zuletzt bearbeitet haben (§ 147 Abs. 4 AO).
Ein Beispiel: Sie haben den Jahresabschluss 2015 im Februar 2016 erstellt. Die Frist beginnt am 1. Januar 2017 und endet nach zehn Jahren am 31. Dezember 2026. Ab dem 1. Januar 2027 dürfen Sie diesen Jahresabschluss entsorgen.
2026 können Sie folgende Unterlagen vernichten:
Im Zweifel sollten Sie Unterlagen mindestens zehn Jahre aufbewahren. Dafür gibt es gute Gründe:
Die 10-jährige Frist gilt nur, wenn der Steuerbescheid bestandskräftig ist. Ein „vorläufiger“ Bescheid (§ 165 AO) wird erst bestandskräftig, wenn das Finanzamt ihn für endgültig erklärt oder die vierjährige Festsetzungsfrist abläuft. Diese Frist kann sich verlängern, etwa bei Rechtsstreitigkeiten mit dem Finanzamt oder einem Steuerstrafverfahren.
Auch eine Betriebsprüfung kann die Frist verlängern: Hat das Finanzamt zum Beispiel noch vor dem 31. Dezember 2025 eine Außenprüfung für das Jahr 2015 angekündigt, dürfen Sie die Unterlagen nicht entsorgen – auch dann nicht, wenn die 10-jährige Frist am 1. Januar 2026 abgelaufen wäre.
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