Im Urlaub abschalten: So gelingt es auch Selbstständigen

Wer selbstständig ist, kennt das Gefühl: Urlaub ist Stress pur. Denn zum einen muss für die freie Zeit vorgearbeitet werden, zum anderen türmt sich nach dem Urlaub der Haufen unerledigter Anfragen und Arbeiten. Und nicht zuletzt begleitet viele Selbstständige die Sorge: Was verpasse ich, wenn ich im Urlaub nicht erreichbar bin?

Jasmin Möser, Betriebsberaterin spezialisiert auf kleine Unternehmen, kennt diese Einwände, die Unternehmern die Erholung erschweren und manche sogar davon abhalten, überhaupt Urlaub zu machen. Sie hat für die fünf häufigsten Einwände Lösungen parat.

Einwand 1: Ich kann eh nicht abschalten, weil im Betrieb etwas passieren könnte

„Viele Selbstständige gehen mit einer unrealistischen Erwartung an ihren Urlaub heran“, sagt Möser. „Sie erwarten von sich, dass sie sofort vollkommen entspannt sind.“ Diese Erwartung sei aber kaum zu erfüllen, wenn gleichzeitig in einem die Sorge brodele, man könne im Betrieb derweil etwas Wichtiges verpassen.

Sie rät daher zu einer realistischeren Herangehensweise für alle, die gerne auch im Urlaub ein Stück Kontrolle behalten wollen: „Erlauben Sie sich jeden Tag, beispielsweise vor dem Frühstück, ein kontrolliertes Zeitfenster, in dem Sie Mails checken oder im Betrieb anrufen. Für den restlichen Tag können Sie sich Ihrem Urlaub widmen.“

Wichtig: Wenn Sie Mitarbeitende im Betrieb haben, kommunizieren Sie, dass dieses Zeitfenster – und nur dieses – dafür da ist, zu telefonieren oder Nachrichten auszutauschen.

„Natürlich bleiben Sie so immer ein bisschen mit dem Kopf im Büro“, räumt die Unternehmensberaterin ein. „Aber wenn Sie das ohnehin tun, ist es besser für die Erholung, sich diese Möglichkeit bewusst einzuräumen – und den Rest des Tages frei zu genießen.“

Einwand 2: Bevor ich in den Urlaub gehe, muss alles fertig sein – sonst kann ich nicht loslassen

Alles fertig und erledigt – nur dann können Sie sich im Urlaub erholen? Möser rät auch an diesem Punkt zu einer pragmatischen Einstellung: „Vorarbeiten und abarbeiten ja – aber mit System und Realismus.“

In der Regel sei der Urlaub lange im Voraus geplant, sagt sie. „Deshalb ist genug Zeit, sich darauf vorzubereiten.“ Sie empfiehlt, drei bis vier Wochen vor dem Urlaub eine Art Kassensturz zu machen:

• Welche Aufgaben sind noch offen?
• Was muss unbedingt vor dem Urlaub erledigt werden?
• Was kann bis nach dem Urlaub warten?

„Dann nehmen Sie sich einen Kalender und planen die Zeit durch“, sagt Möser. Ihr dringender Rat: nur vier von fünf Tagen durchplanen. „Lassen Sie sich eine Reserve für Unerwartetes.“

Der Vorteil an der Planung: „Sie sehen gleich, ob Sie alle Aufgaben gut vor dem Urlaub schaffen können, oder ob Überstunden – von Ihnen oder dem Team – erforderlich wären“, erklärt die Unternehmensberaterin.

Stellen Sie fest, dass nicht alles zu bewältigen ist, kommunizieren Sie das frühzeitig an Ihre Kunden. „Auch wenn der eine oder andere Kunde nicht glücklich ist, ist ein rechtzeitiges Verschieben besser als eine kurzfristige Nachricht oder gar nicht erst beim Kunden zu erscheinen“, betont Möser.

Einwand 3: Ich verpasse Aufträge, wenn ich im Urlaub nicht erreichbar bin

Sie sind in den Ferien und deshalb telefonisch nicht erreichbar. Gehen Ihnen möglicherweise Aufträge durch die Lappen? „Hier kann die Technik mit sehr einfachen Tools viel Entlastung bringen“, betont Möser.

1. Sorgen Sie für eine gute Abwesenheitsnotiz für Ihre Mails

„Es sollte selbstverständlich sein, wird aber oft vergessen: Eine Abwesenheitsnotiz, die ganz einfach im Malprogramm eingerichtet werden kann, informiert alle darüber, dass Sie im Urlaub sind und sich nicht sofort zurückmelden werden“, nennt Möser einen einfachen, aber wichtigen Punkt. Dabei sollten Sie mitteilen:

• wie lange Sie nicht erreichbar sind,
• was mit den Anfragen passiert (schaue unregelmäßig in meine Mail/melde mich nach dem Urlaub) und
• an wen sich Kunden gegebenenfalls in dringenden Fällen wenden können.

2. Aktualisieren Sie Ihr Google-Business-Profil

„Sie können Ihre Abwesenheit im Google-Business-Profil einpflegen“, rät Möser. „Jeder, der Sie per Google findet, wird dann über Ihren Urlaub oder die Betriebsferien informiert.“

3. Nutzen Sie den digitalen Anrufbeantworter Ihrer Fritz Box

„Mit sehr wenig Aufwand lässt sich in der Fritz Box ein digitaler Anrufbeantworter einrichten“, sagt Möser. Sprechen Sie also eine Nachricht auf, dass Sie im Urlaub sind, und daher nicht sofort zurückrufen können. Auch andere Anrufbeantworter oder Systeme lassen sich entsprechend einstellen.

„Der große Vorteil dabei ist: Sie bekommen dann die Nachrichten als MP3 per Mail zugeschickt. So können Sie dann in Ihrem täglichen Mailfenster die Nachrichten abhören und ggf. kurz per Mail darauf reagieren“, erklärt die Unternehmensberaterin.

Einwand 5: Nach dem Urlaub muss ich nur noch mehr arbeiten

Sie kommen zurück ins Büro und finden unerledigte Post, Anrufe und 200 nicht beantwortete Mails – manch einen kostet das die Erholung schnell. „Falls Sie sich aber im Urlaub Ihr Zeitfenster fürs Büro genommen haben, kann dieses Problem zumindest ein bisschen abgefangen werden“, sagt Möser.

Außerdem rät sie, mindestens einen oder zwei Tage nach Ihrer Rückkehr als Puffer einzuplanen: „Keine Kundentermine, keine Deadlines – kommunizieren Sie diese Tage noch als Urlaub, um in Ruhe anzukommen.“ So können Sie erste Mails beantworten, Rückrufe tätigen und die nächsten Wochen durchplanen, bevor das Tagesgeschäft wieder beginnt.