E-Rechnungen: Was für Empfang und Archivierung wichtig ist

Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Empfangspflicht bei der E-Rechnung. Das bedeutet: Betriebe müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen von anderen Unternehmen zu empfangen, zu verarbeiten und zu archivieren.

E-Rechnung: So werden Betriebe „empfangsbereit“?

Zunächst müssen Betriebe also die Empfangsbereitschaft sicherstellen: „Sie benötigen mindestens eine E-Mailadresse“, sagt Jens Henke, Steuerberater bei der DBB DATA Steuerberatung in Berlin und Mitglied im Netzwerk Steuerberatung im deutschen Handwerk e.V.. Er weist darauf hin, dass ein Rechnungsnetzwerk für den Start nicht zwingend erforderlich ist. Allerdings könne eine Mitgliedschaft in einem Rechnungsnetzwerk wie zum Beispiel Traffiqx oder Peppol perspektivisch hilfreich sein kann.

Damit Geschäftspartner, die E-Rechnungen nicht an einen beliebigen Ansprechpartner im Betrieb schicken, empfiehlt Steuerberater Henke: „Definieren Sie eine E-Mailadresse wie zum Beispiel rechnung@malermeister.de und kommunizieren Sie diese an Ihre Geschäftspartner. Idealerweise definieren Sie auch ein Format, in dem Sie die E-Rechnung bevorzugt erhalten wollen.“ Es gibt zum Beispiel die XRechnung oder das ZUGFeRD-Format.

Tipp:Mehr dazu erfahren Sie im Beitrag „E-Rechnung: Was ist das und welche Formate gibt es?“.

Dem Steuerberater zufolge bietet ein solcher Prozess mehrere Vorteile: „Alle E-Rechnungen gehen im selben Postfach ein“, erläutert er. Darauf aufbauend könnten weitere Prozesse definiert werden – zum Beispiel könnten alle E-Rechnung, die in diesem Postfach eingehen, automatisch in die Rechnungssoftware des Betriebs importiert werden. In dem jeweiligen Rechnungsprogramm erfolge dann die eigentliche Verarbeitung der E-Rechnung.

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Verarbeitung der E-Rechnung: Was bedeutet das?

Die Verarbeitung beinhaltet laut Steuerberater Henke folgende 4 Schritte:

1. Sachliche Prüfung: Hier muss zunächst geklärt werden, ob die gelieferten Waren oder Dienstleistungen überhaupt bestellt wurden und ob auch das Richtige geliefert wurde. Dem Steuerberater zufolge besteht hier besteht Automatisierungspotential, wenn bereits die Bestellung über dieselbe Software abgewickelt wurde.
2. Kaufmännische Prüfung: Sofern die Rechnung sachlich richtig ist, müssen als nächstes die einzelnen Rechnungsbestandteile kontrolliert werden. Wichtig ist, dass Rechnungen alle Pflichtangaben enthalten, die gemäß § 14 Umsatzsteuergesetz erforderlich sind. „Auch dieser Schritt lässt sich bei der E-Rechnung durch die eingesetzte Software automatisieren“, sagt Henke.
3. Weiterverarbeitung in der Buchhaltung: Stimmen alle Angaben, kann die Rechnung in der Buchhaltung weiterverarbeitet werden. „Sie wird in der Software als Verbindlichkeit erfasst und zur Zahlung vorgeschlagen“, so der Steuerberater.
4. Archivierung der Rechnung: E-Rechnungen müssen GoBD-konform gespeichert werden – also entsprechend der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Doch was bedeutet das konkret für die Buchhaltung? „Die Archivierung ist immer ein Abfallprodukt der Buchung“, erläutert Henke. Sobald eine Rechnung mit Hilfe eines Rechnungsprogramms verbucht werde, erfolge die Archivierung automatisch.

E-Rechnung: So passen Sie die Verfahrensdokumentation an

Schon jetzt benötigen Handwerksbetriebe laut GoBD eine Verfahrensdokumentation. Dort müssen sie festhalten, wie buchführungsrelevante Daten im Betrieb elektronisch verarbeitet werden und welche IT-Systeme dafür genutzt werden. So schreiben es die Grundsätze der ordnungsgemäßen digitalen Buchführung vor.

„Betriebe, die auf die E-Rechnung umstellen, passen ihre Verfahrensdokumentation an“, sagt Steuerberater Henke. In die Dokumentation gehöre zum Beispiel, wie die E-Rechnung im Betrieb eingeht, wie sie geprüft wird und wie sie später verbucht wird.

Der Aufwand dafür ist laut Henke überschaubar: „Gute Software-Anbieter stellen ihren Kunden ausfüllbare digitale Muster bereit, das ist schnell gemacht.“ Aufwändiger sei die Erstellung der Verfahrensdokumentation nur, wenn Betriebe zum Empfang und Versand von E-Rechnungen auf eine eigene Lösung setzen.“

Wichtig ist die Verfahrensdokumentation laut Henke aus zwei Gründen:

1. Die Mitarbeitenden können dort jederzeit nachlesen, wie mit E-Rechnungen umzugehen ist.
2. Das Finanzamt kann sich bei einer Betriebsprüfung einen Überblick darüber verschaffen, wie der Betrieb steuerrelevante Daten verarbeitet.

Was kann passieren, wenn die Verfahrensdokumentation fehlt?

„Kommt das Finanzamt zur Betriebsprüfung und die Verfahrensdokumentation fehlt, liegt ein formeller Mangel vor. Das kann zur Schätzung führen“, erläutert Henke. Der Steuerberater weist allerdings darauf hin, dass Betriebsprüfer nicht sofort schätzen dürfen, wenn die Dokumentation fehlt: „Sie brauchen immer einen Schätzungsgrund“, betont er. Der liege zum Bespiel vor, wenn Betriebsprüfer den Eindruck haben, Umsätze verschwinden oder wenn die Buchhaltung nicht vollständig erscheint.

Sie haben noch Fragen zur E-Rechnung oder wollen uns von Ihren Erfahrungen mit der Umstellunga uf die E-Rechung berichten,? Dann schreiben Sie uns an leupold@handwerk.com.

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