E-Rechnung: Vorteile sehen und Fördermittel nutzen

Viele Unternehmen scheuen die Einführung der elektronischen Rechnung, die am 1. Januar 2025 Pflicht wird. „Die Betriebe sehen den Aufwand, aber zu selten die Vorzüge“, sagt Gabriele Ritzer. Die Regensburger Unternehmensberaterin von „Digital on Top“ hat sich auf die Digitalisierung kleiner und mittelständischer Betriebe spezialisiert.

Digitale Rechnung spart Arbeit

Sie sieht die Vorteile der Umstellung: kein Scannen mehr, kein Ausdrucken von Belegen, keine Fehler beim Abtippen, keine doppelte Arbeit – hier die Buchhaltung am PC, dort parallel dazu das Rechnungsein- und -ausgangsbuch. Zudem sparen die Betriebe die Kosten für Archivräume und die spätere Vernichtung der Belege.

Zur Erinnerung: Vom kommenden Jahr an muss jedes Unternehmen – Kleinunternehmer mit Umsatzsteuernummer eingeschlossen – elektronische Rechnungen anderer Unternehmen akzeptieren. „Man kann natürlich Geschäftspartner bitten, weiterhin Rechnungen als Text- oder einfache PDF-Datei zu versenden“, sagt Ritzer. Ende 2027 aber laufen alle Übergangsfristen aus. Dann ist die E-Rechnung im Geschäftsverkehr Pflicht bei allen Beträgen von mehr als 250 Euro netto. Einfache Rechnungen bleiben nur noch darunter oder in unbegrenzter Höhe an Privatkunden möglich.

„Die Einführung der E-Rechnung bietet Betrieben die Chance, den Rechnungseingang komplett digital zu gestalten“, sagt Ritzer. „Dann läuft alles automatisch: Belegfreigabe, Rechnungsausgang und Überwachung der Zahlungseingänge.“ Gute Software aktualisiere zugleich die Buchführung und lege die Unterlagen rechts- und revisionssicher ab.

Fördermittel nutzen und Betrieb optimieren

Gerade in größeren Betrieben sind Rechnungsstellung und Rechnungsverarbeitung Teil eingespielter Abläufe zwischen mehreren Personen und Abteilungen. Macht die Einführung der elektronischen Rechnung aber neue Software erforderlich, kann sich die Zusammenarbeit zwischen Meister, Buchhaltung und Steuerbüro erheblich verändern.

„Diese Veränderungen können sehr tief gehen, wenn ein Betrieb die Aufbewahrungs- und Löschfristen bislang eher locker handhabt“, sagt die Regensburger Unternehmensberaterin Gabriele Ritzer. „Die E-Rechnung wird dann zum Anstoß, die Ablage, Archivierung und Löschung von Dokumenten den rechtlichen Anforderungen anzupassen – und überhaupt einen großen Schritt Richtung Digitalisierung der Abläufe zu gehen.“

Attraktive Förderprogramme des Bundes

Dafür unterstützt der Bund die Betriebe laut Gabriele Ritzer aktuell durch zwei Förderprogramme. Da ist zunächst das Programm „Förderung von Unternehmensberatungen für KMU“, das zu günstigen Konditionen den Zugriff auf qualifizierte Berater erlaubt. Sie unterstützen online und/oder vor Ort den Chef und die Mitarbeiter bei wirtschaftlichen, finanziellen, personellen und organisatorischen Fragen. Die Beratungskosten von maximal 3.500 Euro trägt zu 50 Prozent das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA). Mehr Infos gibt es beim BAFA. 

Noch umfangreicher fällt die Unterstützung durch das Bundesarbeitsministerium im Rahmen des sogenannten INQA-Coachings aus. Das Kürzel steht für „Neue Initiative Qualität der Arbeit“, mit der das Ministerium, Gewerkschaften, Arbeitgeberverbände und weitere Partner die Unternehmen bei der Einführung einer nachhaltigen Unternehmenskultur begleiten. Dazu gehört ein Zuschuss von bis zu 80 Prozent für einen qualifizierten Berater, der dem Betrieb bis zu 12 Tage beziehungsweise bis zu 96 Vollzeitstunden zur Verfügung steht. Mehr Infos bei INQA. 

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