Aufbewahrungsfristen: Welche Unterlagen können 2025 weg?

Mit dem Vierten Bürokratie-Entlastungsgesetz hat der Gesetzgeber die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege verkürzt. Sie beträgt ab 2025 nur noch 8 statt 10 Jahre. Ansonsten bleibt alles beim Alten:

• 10 Jahre aufbewahren müssen Sie unter anderem alle Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, sowie Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen wie zum Beispiel die Verfahrensdokumentation für elektronische Kassensysteme.
• 8 Jahre aufbewahren müssen Sie alle Buchungsbelege wie zum Beispiel Rechnungen, Quittungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Zahlungsbelege – kurz: alles, was als Buchungsgrundlage dienen kann.
• 6 Jahre aufbewahren müssen Sie alle anderen Unterlagen, zum Beispiel empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe (außer: Rechnungen).

Wie wird die Aufbewahrungsfrist berechnet?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt gemäß § 147 Abs. 4 Abgabenordnung mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem Sie ein Dokument oder einen Buchungsbeleg empfangen, erstellt oder zuletzt bearbeitet haben.

Beispiel: Sie haben Ihren Jahresabschluss 2017 im Februar 2019 erstellt. Daher beginnt die Aufbewahrungsfrist am 31. Dezember 2019. Sie endet nach 10 Jahren, am 31. Dezember 2029. Entsorgen können Sie diesen Jahresabschluss also am 1. Januar 2030.

Welche Unterlagen dürfen Sie 2025 vernichten?

Vernichten können Sie 2025 folgende Unterlagen:

• 10-Jahres-Frist: Jahresabschlüsse, Bücher, Inventare usw., die bis zum 31. Dezember 2014 erstellt oder bearbeitet wurden.
• 8-Jahres-Frist: Buchungsbelege, die bis zum 31. Dezember 2016 erstellt oder bearbeitet wurden.
• 6-Jahres-Frist: alle anderen Unterlagen, die bis zum 31. Dezember 2018 erstellt oder bearbeitet wurden.

Diese Fristen gelten auch für elektronische Daten und Unterlagen.

Achtung: Verlängerung der Aufbewahrungsfrist

Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt unter der Voraussetzung, dass ein Steuerbescheid bestandskräftig ist.

Ein gemäß § 165 AO „vorläufiger“ Steuerbescheid wird bestandskräftig, wenn ihn das Finanzamt für endgültig erklärt oder nach Ablauf der vierjährigen Festsetzungsfrist für diesen Bescheid. Diese Festsetzungsverjährung kann aber auch deutlich länger dauern, falls es zum Beispiel zu einem Rechtsstreit mit dem Finanzamt kommt oder die Staatsanwaltschaft ein Steuerstrafverfahren einleitet.

Praxistipp: Mit längerer Aufbewahrung auf der sicheren Seite

In der Praxis dürfte die Verkürzung der Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege kaum zu einer echten Entlastung führen. Steuerberater empfehlen ihren Mandanten, Belege lieber etwas länger aufzubewahren, als es gesetzlich erforderlich ist. Im Zweifel sollten Betriebe alle Unterlagen gleich behandeln und erst nach Ablauf der 10-Jahres-Frist vernichten.

Tipp: Sie wollen beim Thema Steuern nichts verpassen? Nutzen Sie den kostenlosen Newsletter von handwerk.com. Jetzt hier anmelden!

Diese Artikel könnten Sie auch interessieren: