Vom Einzelunternehmer zur GmbH: Was müssen Handwerker beachten?

Der Schritt vom Einzelunternehmen in die GmbH ist im Handwerk ein Klassiker – und rechtlich anspruchsvoller, als viele denken. Für die Umwandlung gibt es vier Varianten. Welche passt, hängt vom Betrieb ab. Wer die falsche wählt oder Formalien übersieht, zahlt Steuern auf den gesamten Firmenwert.

Welche Gründe sprechen für den Wechsel?

Zwei Argumente sprechen für einen Wechsel zur GmbH:

1. Beschränkte Haftung

Ein Vorteil steht schon im Namen der Rechtsform: Gesellschaft mit beschränkter Haftung. Für ihre Geschäfte haftet die Gesellschaft mit ihrem Vermögen, der Inhaber nicht mehr persönlich. Das gilt aber nur für die Zukunft. „Der Unternehmer haftet in der Regel weiter für Schäden aus den Vorjahren, etwa für Mängel an früher erbrachten Leistungen“, sagt Burkhard Binnewies, Fachanwalt für Steuerrecht in Köln.

2. Steuervorteile

Ausschlaggebend für den Wechsel der Rechtsform ist meist ohnehin etwas anderes, betont der Vorsitzende des Geschäftsführenden Ausschusses der Arbeitsgemeinschaft Handels- und Gesellschaftsrecht des Deutschen Anwaltsvereins: „In der Regel ist der Wechsel steuerrechtlich motiviert.“ Denn mit der GmbH wechselt der Betrieb das Steuersystem – mit zwei Vorteilen.

Beim Verkauf: Wer schon den Verkauf plant, kann durch den Wechsel Steuern auf den Verkaufsgewinn sparen. „Aber der Steuervorteil greift nur vollständig, wenn der Verkauf frühestens sieben Jahre nach dem Wechsel erfolgt“, sagt Binnewies.

Bei Investitionen: Einzelunternehmer müssen jeden Gewinn sofort versteuern, mit bis zu 45 Prozent plus Solidaritätszuschlag. In der GmbH liegt die Belastung einbehaltener Gewinne bei rund 30 Prozent. „Ich habe einen größeren Liquiditätsvorteil, den ich dann wieder reinvestieren kann“, sagt Binnewies. Zudem soll der Körperschaftsteuersatz ab 2028 schrittweise um fünf Prozentpunkte sinken.

Wer jedoch seinen Gewinn komplett zum Leben braucht, fährt als Einzelunternehmer günstiger, betont der Anwalt.

Rechtsform: Vier Varianten für den Wechsel zur GmbH

Der Wechsel in die GmbH besteht immer aus zwei Schritten – und bei jedem Schritt gibt es zwei Möglichkeiten. Das heißt: Es gibt vier mögliche Varianten für den Rechtsformwechsel.

Schritt 1: Ich brauche eine GmbH

Vor dem Wechsel brauchen Einzelunternehmer schon eine GmbH, um den Übergang steuerneutral zu vollziehen. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

• Entweder gründet der Inhaber eine neue GmbH, in welcher der Betrieb danach aufgeht.
• Oder er nutzt eine bestehende GmbH und erhöht deren Kapital um mindestens einen Euro. „Diesen neuen Geschäftsanteil gibt die GmbH dann im Gegenzug für die Übertragung des Einzelunternehmens aus“, erklärt Binnewies.

„Beides muss ein Notar beurkunden“, betont der Jurist.

Schritt 2: Die Umwandlung

Steht die GmbH bereit, hat ein Handwerker wiederum zwei Möglichkeiten:

• Die Einbringung durch Einzelrechtsnachfolge: Der Inhaber des Einzelunternehmens überträgt jedes Wirtschaftsgut und jeden Vertrag des Handwerksbetriebs einzeln auf die GmbH.
• Die Ausgliederung nach dem Umwandlungsgesetz: Hier gehen laufende Verträge und Verbindlichkeiten des Betriebs automatisch auf die GmbH über. Dieser Weg steht aber nur Betrieben offen, die als eingetragener Kaufmann im Handelsregister stehen. „Das gilt aber für die meisten Handwerksbetriebe.“

Daraus ergeben sich die folgenden vier Varianten für den Wechsel:

Wechsel der Rechtsform: Für wen passt welches Modell?

Welche Lösung die beste ist? „Darauf gibt es keine pauschale Antwort“, sagt Binnewies. Grundsätzlich gebe es nur zwei strenge K.O.-Kriterien:

• Die Ausgliederung scheidet aus, wenn der Einzelunternehmer privat überschuldet ist.
• Die Einzelrechtsnachfolge ist nicht erlaubt, wenn es sich nicht um einen eingetragenen Kaufmann handelt.

Ansonsten hänge die Wahl vom Einzelfall ab, so Binneweis: von den Zielen, den Haftungspräferenzen und auch von Stillen Reserven, die in manchen Fällen zu hohen steuerlichen Belastungen führen können.

Wie unterscheiden sich die Varianten in der Haftung?

Die Einbringung durch Einzelrechtsnachfolge ist formal einfacher und steht auch nicht eingetragenen Betrieben offen. Sie hat aber auch Haken – die Haftung: Bestehende Verbindlichkeiten und laufende Verträge gehen nur auf die GmbH über, wenn Gläubiger und Vertragspartner zustimmen. „Das passiert aber eher nicht in der Praxis, gerade bei Handwerksbetrieben“, sagt Binnewies. Doch ohne Zustimmung bleibt der Inhaber nach außen Schuldner. Er hat zwar intern einen Freistellungsanspruch gegen die GmbH – kann diese aber nicht zahlen, bleibt das Risiko bei ihm.

Einer Ausgliederung müssen Gläubiger und Vertragspartner nicht zustimmen. Doch das hat laut Binnewies einen Preis bei der Haftung: Der Inhaber haftet fünf Jahre lang persönlich für alle Verbindlichkeiten weiter, die bis zur Ausgliederung entstanden sind. Gleichzeitig haftet die GmbH ebensolange für sämtliche Verbindlichkeiten des Inhabers – auch für private Schulden.

Betriebsgrundstücke: Wann fällt beim Wechsel Grunderwerbsteuer an?

Auch beim Übergang der Betriebsgrundstücke gibt es einen Unterschied – bei der Grunderwerbsteuer:

• Einbringung durch Einzelrechtsnachfolge: Gehören Betriebsgrundstücke zum Unternehmen, fällt Grunderwerbsteuer an.
• Ausgliederung: Betriebsgrundstücke fallen nicht unter die Grunderwerbssteuer, wenn der Einzelunternehmer zu mindestens 95 Prozent an der neuen GmbH beteiligt ist und diesen Anteil mindestens fünf Jahre hält. „Das ist ein Grund, aus dem sich Betriebe zunehmend für eine Ausgliederung entscheiden“, sagt der Anwalt.

Diese Fehler kosten schnell viel Geld

Fehler 1: Ein Wechsel ohne Notar. Häufig überführen Einzelunternehmer Wirtschaftsgüter eines Betriebs in eine GmbH-Bilanz, ohne vorher beim Notar gewesen zu sein, berichtet Binnewies. „Das ist zivilrechtlich möglich, steuerlich handelt es sich jedoch um eine verdeckte Einlage.“ Die Folge: Sämtliche stillen Reserven sind zu versteuern. Steuerneutral gelingt der Wechsel nur, wenn die GmbH für die Wirtschaftsgüter einen Kapitalanteil als Gegenleistung gibt. Dafür braucht es den Notar.

Fehler 2: Der Inhaber behält etwas zurück. Steuerneutral ist der Wechsel nur, wenn „alle funktional wesentlichen Betriebsgrundlagen“ übergehen, betont der Anwalt. Alles, was die GmbH braucht, um den Betrieb eins zu eins fortzuführen, muss mit. Doch oft halten Inhaber etwas zurück, vor allem wertvolle Betriebsgrundstücke. „Auch damit ist die Steuerneutralität weg, wenn man es nicht richtig gestaltet“, so Binnewies.