KI-Diktiergeräte: Was ist rechtlich zu beachten?

Wer tippt heute noch selbst? Sprachaufnahmen sind schneller und einfacher – besonders mit KI. Besonders beliebt ist derzeit ein KI-Rekorder von Plaud. Auch andere Tools wie ChatGPT, Claude, Gemini, Copilot, Siri oder spezialisierte Dienste wie Whisper und Wispr Flow kommen zum Einsatz.

Doch wie steht es um den Datenschutz? Anke Hofmeyer rät zur Vorsicht: „Wer sich blind auf DSGVO-Versprechen verlässt, riskiert Datenschutzverstöße und Strafverfahren“, sagt die Unternehmensberaterin für Compliance und externe Datenschutzbeauftragte für Handwerksunternehmen aus München. Im schlimmsten Fall drohen sogar Strafverfahren.

Warum Sprachaufnahmen heikel sind

Das Smartphone oder der KI-Rekorder liegt auf dem Tisch, ein Klick genügt: Schon nimmt das Gerät Gespräche auf, erstellt Protokolle, Aufgabenlisten oder Zusammenfassungen.

Das Problem: „Das Gerät wird nicht mehr als KI-Anwendung gesehen und manchmal sogar vergessen, dass es läuft“, sagt Anke Hofmeyer. Statt wie früher Stichpunkte zu notieren, speichern Betriebe plötzlich alles: Originalton, Stimmen, ganze Gespräche. „Das widerspricht der Datensparsamkeit der DSGVO“, erklärt Hofmeyer.

Sensible Daten landen so in der KI – sogar von Menschen, die nicht am Tisch saßen: Es kommt zu Verzögerungen, weil Kollege X krank ist? Kunde Y hat finanzielle Probleme? „Sobald eine KI mithört, verlässt das Gespräch den geschützten Raum zwischen zwei Menschen“, warnt Hofmeyer. Wohin die Daten fließen, ist oft unklar.

DSGVO und Strafrecht: Was gilt?

Hofmeyer unterscheidet zwei Szenarien:

1. Selbstdiktat: Notizen, Aufgaben oder E-Mails für sich selbst einzusprechen, ist unkritisch – solange keine personenbezogenen Daten enthalten sind. Diktieren Sie auch fremde Namen und deren persönliche Informationen mit? Dann gilt die DSGVO: Sie brauchen das Einverständnis des Betroffenen – und wer hat das schon in so einer Situation? 
2. Gesprächsaufzeichnungen: Telefonate, Kundentermine oder Besprechungen dürfen nur aufgezeichnet werden, wenn alle Beteiligten bewusst zustimmen. Ein Hinweis wie „Das wird übrigens aufgezeichnet, okay?“ genügt nicht – vor allem nicht, wenn die Aufnahme bereits läuft. Neben der DSGVO greift hier auch das Strafrecht: „Paragraf 201 des Strafgesetzbuchs stellt das unbefugte Aufzeichnen nicht öffentlicher Gespräche unter Strafe“, betont Hofmeyer.

Vier Schritte für rechtssichere Aufzeichnungen

Wer Notizen und Gespräche aufzeichnen möchte, ohne gegen die DSGVO oder das Strafrecht zu verstoßen, sollte diese Schritte beachten:

1. Technik prüfen: Klären Sie vorab, wo die Daten gespeichert werden, ob Unterauftragnehmer oder Drittlandtransfers beteiligt sind und ob Löschmöglichkeiten bestehen. Prüfen Sie auch, ob die Daten für das KI-Training genutzt werden. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Artikel 28 DSGVO ist Pflicht. Details dazu finden Sie in der Checkliste unten.
2. Bedarf klären: Überlegen Sie vor jeder Aufnahme, ob die Daten wirklich nötig sind. „Oft genügen Kürzel und Kontaktdaten sollte man nicht diktieren“, sagt Hofmeyer.
3. Zustimmung einholen: Informieren Sie alle Beteiligten einer Besprechung oder eines Telefonats vor der Aufnahme über Zweck, Verarbeitung und Löschung der Daten. Haben alle zugestimmt, können Sie die Aufnahme starten. Dann informieren und fragen Sie dasselbe noch einmal. Nur so ist die Zustimmung nachweisbar.
4. Aufmerksam bleiben: Nutzen Sie die Pausentaste, wenn während der Besprechung persönliche Themen auf den Tisch kommen. Auch wenn jemand während der Aufnahme hinzukommt, sollten Sie pausieren, bis derjenige sein Einverständnis erklärt hat.

Warum Anbieter-Versprechen nicht ausreichen

Viele Anbieter werben mit DSGVO-Konformität, ISO-Zertifikaten und Servern in Europa. Doch Hofmeyer, selbst ISO-Auditorin, warnt: „Ein Zertifikat sagt nicht, ob die Norm auch gelebt wird. Das muss der Nutzer prüfen.“ Auch ein Server in Frankfurt schützt nicht vor DSGVO-Verstößen, wenn er einem US-Anbieter gehört. Oder wenn der Anbieter Daten zur Verarbeitung an einen Unterauftragnehmer in Hongkong weiterleitet.

Hinzu kommt: DSGVO-konforme Technik allein genügt nicht, auch der Nutzer muss sich datenschutzgerecht verhalten, betont Hofmeyer.

Welche Tools gelten als DSGVO-konform?

Empfehlungen gibt Hofmeyer nur ungern, da die Branche schnelllebig ist. Stand September 2026 nennt sie zwei Dienste:

• Sally: Nutzt ein eigenes Sprachmodell in deutschen Rechenzentren, verzichtet auf externe Unterauftragnehmer und bietet einen AVV nach Artikel 28 DSGVO.
• Good Tape: Sitzt in der EU (Kopenhagen) und bietet Businesskunden einen AVV mit den wesentlichen Punkten.

Hofmeyers Rat: Betriebe sollten sich niemals auf Empfehlungen verlassen und Tools immer selbst prüfen.

Finger weg von Mitarbeitergesprächen

Egal, mit welchem Tool Sie Gespräche aufnehmen: Ein absolutes Tabu sind Aufzeichnungen von Mitarbeitergesprächen, warnt Hofmeyer. Selbst mit Zustimmung der Mitarbeitenden rät sie davon ab: „Echte Freiwilligkeit gibt es kaum – wer seinen Job braucht, sagt selten Nein.“

Zudem ermöglichen solche Aufnahmen der KI, Persönlichkeitsbewertungen aus Fakten, Emotionen und Verhalten abzuleiten. „Für solche Gespräche würde ich niemals eine KI einsetzen. Das ist zu riskant“, so Hofmeyer. Das gilt auch für Baustellenbesprechungen, wenn es darin um Leistungs- oder Verhaltenskontrollen geht. Hofmeyer warnt: „Je näher die KI am Mitarbeiter bewertet oder analysiert, desto klarer gilt: Finger weg.“