E-Rechnung: Neue Prüfvorschriften erhöhen den Aufwand

Neue Vorgaben der Finanzverwaltung zu elektronischen Rechnungen: Das BFM unterscheidet nun nach verschiedenen Fehlerarten bei E-Rechnungen. Die Folgen: Betriebsinhaber müssen Rechnungen mit noch mehr Aufwand als bisher schon prüfen. Alte Prüfpflichten bleiben bestehen, neue sind hinzugekommen. Wer sich nicht daran hält, verliert den Vorsteuerabzug.

Zwei neue Rechnungsfehler: Was Handwerker zur E-Rechnung wissen müssen

Das Bundesfinanzministerium (BMF) unterscheidet in einem neuen Schreiben drei Arten von Rechnungsfehlern, die Betriebe bei Eingangsrechnungen prüfen sollten:

• Inhaltsfehler: Jede E-Rechnung muss alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthalten, etwa den Steuersatz und die Rechnungsnummer. Fehlen diese Angaben oder sind sie fehlerhaft, liegt ein Inhaltsfehler vor.
• Formatfehler: Entspricht die Rechnungsdatei nicht den technischen Vorgaben oder ist sie aus anderen Gründen technisch ungeeignet, handelt es sich um einen Formatfehler.
• Geschäftsregelfehler: Das BMF versteht darunter fehlende Pflichtfelder oder logisch widersprüchliche Angaben in den strukturierten Daten einer E-Rechnung.

Welche Folgen haben Fehler in E-Rechnungen? 

Inhaltsfehler wie auch Formatfehler führen dazu, dass es sich nicht um eine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes handelt. Die Konsequenzen:

• Der Rechnungsempfänger verliert den Anspruch auf Vorsteuerabzug.
• Zieht er dennoch die Vorsteuer, kann das Finanzamt diese samt Verzugszinsen zurückfordern, wenn der Fehler bei einer Betriebsprüfung auffällt.

Auch Geschäftsregelfehler können steuerliche Auswirkungen haben, warnt der Deutsche Steuerberaterverband (DStV).

Tools: Wie können Handwerker eine E-Rechnung validieren? 

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) empfiehlt den Einsatz von Validierungstools, um E-Rechnungen technisch zu prüfen. Solche Tools sind online verfügbar, teils kostenlos. „Wir raten zu Tools, die den Vorgaben der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) entsprechen“, so der ZDH. So biete etwa das Land Baden-Württemberg ein kostenfreies Validierungstool an. Eine Übersicht über weitere Validierungstools stellt der Bundesverband der Bausoftwarehersteller bereit.

Wichtig: Eine Validierung der E-Rechnung ist eine rein technische Kontrolle. Rechnungsempfänger müssen Rechnung auch weiterhin immer auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Rechnungspflichtangaben prüfen.

Wie verlässlich ist die Validierung von E-Rechnungen? 

Die Finanzverwaltung habe eine Vertrauensschutzregelung eingeführt, erklärt der ZDH. Bei der Nutzung eines geeigneten Validierungstools dürften Betriebe auf das Ergebnis vertrauen.

Wie dokumentiere ich die Validierung? 

Unternehmen sollten die Validierungsberichte als Nachweis aufbewahren, empfiehlt das BMF. Der ZDH rät Handwerksbetrieben, diese Berichte genauso lange aufzubewahren wie die geprüften Rechnungen – mindestens acht Jahre gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.

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