Betriebsferien: So informieren Sie Ihre Kunden professionell

Wenn Handwerksbetriebe in die Ferien gehen, müssen Kunden und Geschäftspartner informiert werden. Wer Sie in dieser Zeit persönlich nicht erreichen kann, braucht eine Information darüber, wann Sie zurückkehren und eine Rückmeldung geben können.

„Nehmen Sie die elektronische Abwesenheitsnotiz so ernst wie jede andere geschäftliche Nachricht“, sagt Andreas Franken von der Akademie für Management-Kommunikation und Redenschreiben in Bonn. Denn im Zweifel werden hunderte (potenzieller) Kunden sie erhalten. Franken rät, Abwesenheitsnotizen daher so professionell, höflich und empfängerbezogen wie immer zu formulieren und auch die Signatur einzufügen.

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Nehmen Sie sich Zeit für Ihre Abwesenheitsnotiz

Auch wenn es für Sie selbstverständlich ist, dass Sie Urlaub machen: „Einfach nur „Wir machen gerade Betriebsferien“ zu schreiben reicht nicht“, betont Franken. Seine Begründung: Eventuell benötigt der Absender dringend Ihre Hilfe und wird kalt davon erwischt, dass Sie nicht verfügbar sind. Folgende Punkte empfiehlt er zu beachten:

• „Teilen Sie unbedingt mit, an wen sich der Interessent wenden kann“, sagt er. Zum Beispiel: Existiert ein Notdienst und/oder eine Vertretung? Wie und zu welchen Zeiten sind diese erreichbar? Lohnt es sich zu warten, bis Sie zurückgekehrt sind? Wann wird das sein? 
• Wenn Sie eine Vertretung haben, erwähnen Sie konkret, ob der Absender diese erneut kontaktieren muss oder ob die ursprüngliche Nachricht automatisch weitergeleitet wird.
• Manche Abwesenheitsnotizen kommen wie persönlich verfasste getextete E-Mails daher. „Um Missverständnisse zu vermeiden, ergänzen Sie in einem solchen Fall einen Zusatz wie ,Dies ist eine automatisch generierte Nachricht.’ “, rät Franken.
• Erstellen Sie Ihre Abwesenheitsnotiz nicht auf den letzten Drücker. In den meisten E-Mail-Programmen können Sie voreinstellen, in welchem Zeitraum die automatische Nachricht verschickt wird. Beginnen Sie schon einige Tage vor dem Urlaub damit, den Text zu formulieren. Dann können Sie ihn bei Bedarf kurz vor dem Urlaub noch einmal ändern oder ergänzen.

3 Muster für Ihre gelungenen Abwesenheitsnotizen:

Variante 1:

Bis einschließlich X.X.2022 können Sie mich nicht im Büro erreichen. Sobald ich zurückgekehrt bin, werde ich Ihre E-Mail schnellstmöglich bearbeiten. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Kollegin Martina Mustermann unter M.Mustermann@abc.de.

Variante 2:

Liebe Kundin, lieber Kunde,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Es freut mich, von Ihnen zu hören, doch kann ich Ihnen bis einschließlich X.X.2022 nicht antworten, da ich im Urlaub bin. Meine Vertretung in dieser Zeit übernimmt meine Kollegin Martina Mustermann, die Ihre E-Mail bereits erhalten hat. Sicherlich wird sie sich bald bei Ihnen melden. Unter M.Mustermann@abc.de können Sie sie auch direkt erreichen.

Freundliche Grüße und bis bald

Peter Müller

- Dies ist ein automatisch generiertes Schreiben. -

Variante 3:

„Urlaub ist die Fortsetzung des Familienlebens unter erschwerten Bedingungen.“ (Dieter Hildebrandt) Wir gehen das Wagnis ein und machen bis einschließlich X.X.2022 Betriebsferien. In dringenden Fällen hilft Ihnen zu den üblichen Geschäftszeiten (Mo-Fr 8-16 Uhr, Sa 8-14 Uhr) unter 0123-456789 unser Notdienst.

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