Hardware und Software abschreiben: Diese Alternativen haben Sie 2022

Seit vergangenem Jahr können Unternehmen Hard- und Software schneller als über drei Jahre verteilt abschreiben (wir berichteten). Das entsprechende Schreiben der Finanzverwaltung sorgte allerdings für Verwirrung: Darf Hard- und Software sofort voll abgeschrieben werden – oder nur monatsgenau über zwölf Monate? Und ist die schnellere Abschreibung eine Kann- oder Muss-Regelung?

Dabei geht es auch um steuerliche Gestaltungsspielräume – gerade in den wirtschaftlich schwierigen Corona-Jahren: Eine Sofort-Abschreibung nützt einem Unternehmen wenig in einem Jahr, in dem es wenig oder keinen steuerpflichtigen Gewinn erzielt.

Antworten auf diese Fragen gibt das Bundesfinanzministerium (BMF) in einer aktualisierten und ausführlicheren Version seines Schreibens. (Az. IV C 3 -S 2190/21/10002 :025)

Kann ich Hard- und Software sofort abschreiben?

Die Finanzverwaltung geht bei den Abschreibungen von einer einjährigen Nutzungsdauer aus. Damit ist eine monatsgenaue Abschreibung über 12 Monate gemeint und erlaubt.

Aber das BMF will es ausdrücklich nicht beanstanden, wenn Sie die Abschreibung im Jahr des Kaufs in voller Höhe vornehmen.

Ein Beispiel: Sie haben für Ihr Unternehmen einen Laptop im Wert von 1.200 Euro netto im September 2021 angeschafft.

• Entweder entscheiden Sie sich für die einjährige Nutzungsdauer mit monatsgenauer Abschreibung. Dann schreiben Sie für das Anschaffungsjahr 400 Euro ab (für September bis Dezember je 100 Euro) und im Folgejahr die restlichen 800 Euro für die übrigen 8 Monate.
• Oder Sie wählen die Sofortabschreibung, dann setzen Sie im Anschaffungsjahr 2021 die vollen 1.200 Euro ab.

Allerdings gelten in beiden Fällen die üblichen Aufzeichnungspflichten: Sie müssen die neue Hardware in Ihr Bestandsverzeichnis für das Anlagevermögen aufnehmen. Auch wenn Sie sich für die Sofortabschreibung entscheiden, erscheint der Laptop im Verzeichnis – mit einem Restbuchwert von 0 Euro.

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Darf ich neue Hard- und Software noch über einen längeren Zeitraum abschreiben?

Bei der einjährigen Nutzungsdauer handelt es sich um eine Kann-Regelung. Sie können eine Abschreibungsdauer von einem Jahr zugrunde legen. Sie müssen es jedoch nicht – und können stattdessen die normale Nutzungsdauer gemäß den Abschreibungstabellen des Finanzamtes anwenden. Die Nutzungsdauer beträgt dann bei Hardware in der Regel drei Jahre, bei Software drei bis fünf Jahre.

In unserem Beispiel mit dem im September 2021 gekauften Laptop für 1.200 Euro würde sich das so auswirken:

• Die Abschreibung erfolgt monatsgenau über 36 Monate, also 33,33 Euro pro Monat.
• 2021 schreiben Sie 133,33 Euro ab (4 x 33,33 Euro.)
• 2022 und 2023 schreiben Sie jeweils rund 400 Euro ab (12 X 33,33 Euro).
• 2024 schreiben Sie den Rest von 266,67 Euro ab (8 x 33,33 Euro).

Sie können also entscheiden, was steuerlich günstiger für Sie ist.

Darf ich neue Hardware als Geringwertiges Wirtschaftsgut abschreiben?

Sie dürfen bestimmte Hardware aber auch weiterhin als sogenannte Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) abschreiben. Voraussetzungen dafür sind:

• Der Anschaffungswert der Hardware darf maximal 800 Euro netto betragen.
• Die Hardware muss für sich alleine nutzbar sein. Ein Tablet für 800 Euro können Sie als GWG abschreiben, den 100 Euro teuren Eingabestift hingegen nicht, weil sie den nicht ohne das Tablet nutzen können. Deswegen können Sie auch Software nicht als GWG abschreiben.

Wenn Sie Hardware als GWG abschreiben, gelten weiterhin die üblichen GWG-Regeln. Sie haben ein Wahlrecht:

• Sie können die Anschaffungskosten sofort im Jahr der Anschaffung in voller Höhe absetzen und müssen diese nur in der Buchhaltung berücksichtigen, jedoch nicht im Bestandsverzeichnis.
• Entscheiden Sie sich für die sogenannte Poolabschreibung, müssen Sie alle GWG eines Jahres gemeinsam über 5 Jahre abschreiben und alle GWG-Posten im Bestandsverzeichnis des Anlagevermögens erfassen.

Tipp:Smartphones für den Betrieb fallen zwar nicht unter die neuen, schnellen Abschreibungsmöglichkeiten. Doch als GWG können Sie solche Geräte dennoch sofort abschreiben, wenn sie netto nicht mehr als 800 Euro kosten.

Diese Hardware können Sie sofort abschreiben

Für welche Hardware die neue einjährige Nutzungsdauer gilt, listet das BMF ebenfalls in seinem Schreiben auf. Als „Computerhardware“ gelten unter anderem:

• Desktop-Computer,
• Notebooks und Tablets,
• Workstations,
• Dockingstations,
• externe Speicher- und Datenverarbeitungsgeräte (Small-Scale-Server),
• externe Netzteile,
• Zubehör wie Tastatur, Maus, Scanner, Kamera und Mikro,
• externe Speicher, wie zum Beispiel externe Festplatten und USB-Sticks (Flash-Speicher),
• Ausgabegeräte wie Beamer, Plotter, Drucker, Headsets und Monitore.

Darunter fallen also auch solche Peripherie-Geräte, die als GWG nicht sofort absetzbar wären.

Die vollständige Liste finden Sie im Schreiben des BMF.

Diese Software können Sie sofort abschreiben!

Zur Software, die unter die neue Regelung fällt, zählt das BMF:

• Standard-Software und
• auf den individuellen Nutzer abgestimmte Anwendungen, zum Beispiel „ERP-Software, Software für Warenwirtschaftssysteme oder sonstige Anwendungssoftware zur Unternehmensverwaltung oder Prozesssteuerung“.

Verkürzte Abschreibung für ältere Software und Hardware

Diese Abschreibungsregeln gelten zwar erst für Anschaffungen, die Sie ab 2021 vorgenommen haben. Doch das BMF-Schreiben erlaubt es Ihnen, die Abschreibungen älterer Geräte und Programme zu verkürzen: Im Jahresabschluss 2021 können Sie den Restbuchwert aus 2020 in voller Höhe ansetzen.

Auch dies ist keine Muss-Regelung. Sie können den Restbuchwert aus 2020 auch weiter wie geplant abschreiben.

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