Warum für Handwerker nicht nur die DSGVO wichtig ist

Auf einen Blick:

• Isabel Birk vom Bundesverband Farbe Gestaltung Bautenschutz hat viel Kontakt mit Betrieben. Im Gespräch mit Handwerksunternehmern stellt sie nach wie vor große Unsicherheit im Umgang mit der Datenschutz-Grundverordnung fest.
• Dafür macht die Betriebswirtin auch die Berichterstattung der Medien über die DSGVO verantwortlich.
• Die Expertin ist davon überzeugt, dass andere wichtige Themen momentan wenig Beachtung finden. Als Beispiel nennt sie die GoBD.

Seit knapp zehn Monaten gilt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verbindlich. Seither ist das Thema aus den Medien kaum noch wegzudenken. Für Klarheit im Umgang mit dem neuen Datenschutzrecht sorgt das nach Einschätzung von Isabel Birk vom Bundesverband Farbe Gestaltung Bautenschutz allerdings nicht. Im Gespräch erklärt die Betriebswirtin, warum sie die Berichterstattung über die DSGVO kritisch sieht, worüber sich Handwerker in Sachen Datenschutz wirklich Gedanken machen sollten und welche wichtigen Themen derzeit zu Unrecht in den Hintergrund rücken.

Frau Birk, Die Datenschutz-Grundverordnung ist Ihrer Meinung nach zu präsent in den Medien. Was läuft Ihrer Meinung nach falsch?

Isabel Birk: Es gibt unendlich viele Veröffentlichungen, die sich mit dem neuen Datenschutzrecht auseinandersetzen. Außerdem gibt es unzählige Experten, die sich in Sachen DSGVO zu Wort melden. Zur Aufklärung trägt das aber nicht immer bei. Ich habe vielmehr den Eindruck, dass durch die Berichterstattung im Netz bewusst Panik geschürt wird, um die Aufmerksamkeit der Leser zu gewinnen. Das bleibt nicht ohne Folgen. Bei vielen Handwerkern ist die Verunsicherung im praktischen Umgang mit dem neuen Datenschutzrecht nach wie vor groß.

Können Sie dafür ein Beispiel nennen?

Birk: Durch meine Arbeit habe ich viel Kontakt mit Betrieben, dadurch werde ich immer wieder mit Fragen zur DSGVO konfrontiert. So gibt es beispielsweise Handwerker, die sich nach wie vor nicht sicher sind, ob sie beim Anruf eines Kunden dessen Kontaktdaten notieren dürfen oder ob sie dafür eine Einwilligung brauchen. Das ist natürlich Unsinn!

Fragen wie diese treten aber immer wieder auf. Mein Eindruck ist daher, dass das neue Datenschutzrecht in vielen Betrieben die Abläufe immer noch stark beeinträchtigt. Und das kann nicht sein. Denn die Aufgabe von Handwerksbetrieben ist es nicht, Daten zu sammeln. Und genau das ist der Kern der Verordnung.

Trotzdem müssen sich Betriebe an die datenschutzrechtlichen Vorgaben halten.

Birk: Selbstverständlich müssen sich auch Handwerksbetriebe an die DSGVO halten. Meiner Einschätzung nach reduzieren sich die Pflichten für sie allerdings auf ein Mindestmaß. Schließlich haben es Betriebe nur mit Kunden- und Mitarbeiterdaten zu tun. Sensible Daten wie Religionszugehörigkeit und Gesundheitsdaten werden zwar erfasst, aber das basiert auf Verpflichtungen des Gesetzgebers.

Aufgabe der Betriebe ist es vor allem, zu dokumentieren, wie sie mit den personenbezogenen Daten umgehen, denn das müssen sie im Zweifelsfall gegenüber den Behörden nachweisen.

Klingt überschaubar.

Birk: Davon bin ich überzeugt, denn schon in der Vergangenheit sind Handwerksbetriebe nicht schludrig mit den Daten ihrer Kunden und Mitarbeiter umgegangen. In Sachen Datenschutz waren die meisten daher sicher schon vor Inkrafttreten der DSGVO gut aufgestellt.

Betriebe können sich in Sachen Datenschutz also beruhigt zurücklehnen?

Birk: Nein, ich sehe durchaus Herausforderungen für Handwerksbetriebe im Umgang mit der DSGVO. Dazu gehört vor allem die technische Umsetzung des Datenschutzes. In diesem Zusammenhang müssen sich Betriebe mit zahlreichen Dingen auseinandersetzen. Dazu gehören zum Beispiel folgende Fragen: Wie sind die Daten physisch gesichert? Wie und wo werden die Daten aufbewahrt? Gibt es Back-ups? Sind die verwendeten Passwörter wirklich sicher? All das sind Fragen, mit denen sich Betriebe auseinandersetzen müssen.

Letztendlich benötigen Handwerksunternehmer ein Datenschutzkonzept für ihren Betrieb. Das heißt: Sie müssen sich um die Datensicherheit kümmern. Das ist ganz sicher eine Herausforderung und wird auch nur gelingen, wenn Handwerksunternehmer ihre Mitarbeiter mit ins Boot holen.

Wieso sind die Mitarbeiter entscheidend?

Birk: Das beste Datenschutzkonzept bringt nichts, wenn die Mitarbeiter dabei nicht mitziehen. Denn Kundendaten sind zum Beispiel nicht ausreichend geschützt, wenn beispielsweise immer noch E-Mail-Adressen im offenen Verteiler „An“ stehen statt im „BCC“. Das gilt auch, wenn Handwerker – eher aber noch Subunternehmer oder Leiharbeitnehmer – die Auftragszettel samt Kundennamen und Anschrift für alle gut sichtbar auf das Armaturenbrett legen. Solche Probleme können Unternehmer aber einfach aus der Welt schaffen, in dem sie mit den Beteiligten reden und sie richtig über die Bedeutung des Datenschutzes aufklären.

Was können Betriebe machen, wenn sie sich bei der Umsetzung der DSGVO unsicher sind?

Birk: Es gibt zahlreiche Umsetzungshilfen und Muster von Verbänden und Fachorganisationen. Dazu gehört zum Beispiel der Leitfaden zum neuen Datenschutzrecht, den der Zentralverband des Deutschen Handwerks erstellt hat. Aber auch wir im Bundesverband Farbe Gestaltung Bautenschutz bieten Innungsmitgliedern Hilfestellung. Dazu gehört etwa ein Muster für das „Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten“, in dem 30 Prozesse fertig beschrieben sind.

Darüber hinaus können sich Betriebe mit Fragen zur DSGVO auch an die Aufsichtsbehörden wenden. Zum Beispiel, wenn sie wissen wollen, ob sie gewisse Dinge machen dürfen oder nicht.

Ist das wirklich eine gute Idee? Schließlich sanktionieren die Aufsichtsbehörden auch Verstöße gegen das neue Datenschutzrecht.

Birk: Das ist richtig, aber die Behörden wurden nicht nur für Prüfungen eingerichtet. Und nur, weil man mit der Aufsichtsbehörde spricht, rollt nicht gleich eine Prüfung auf den Betrieb zu. In einigen Fragen – beispielsweise der Videoüberwachung – sollten sich Unternehmer in ihrem Bundesland informieren, was dort zulässig ist, was nicht und was sie beachten müssen.

Solange es bundesweit keine einheitliche Auslegung der Verordnung gibt, muss die Auslegung eines Sachverhalts im Bundesland A nicht falsch sein, nur weil dazu in Bundesland B schon ein Urteil gefällt wurde. Und auch wenn es ein Urteil gibt, sollten Unternehmer ruhig bleiben. Denn die ersten Urteile betreffen sehr stark die sogenannten „besonderen personenbezogenen Daten“, sprich Daten aus dem Gesundheitswesen oder der Hotellerie.

Die DSGVO ist aus der Berichterstattung kaum noch wegzudenken. Gibt es auch Themen, die für das Handwerk relevant sind, aber in Medien momentan zu kurz kommen?

Birk: Auf jeden Fall. Es gibt Themen, die für Handwerksbetriebe mindestens genauso wichtig sind, wie die Datenschutz-Grundverordnung. Dazu gehören zum Beispiel die Anforderungen der GoBD* für die gesamte Buchführung, die das Bundesfinanzministerium 2014 veröffentlicht hat.

Warum ist das Thema so wichtig?

Birk: Jetzt kommen die ersten Betriebsprüfungen der Finanzbehörden. Dabei müssen Betriebe auf Verlangen der Betriebsprüfer auch eine Verfahrensdokumentation vorlegen. In dieser Dokumentation müssen sie alle Prozesse für den Umgang mit steuerrelevanten Belegen, ihrer Ablage und Archivierung beschreiben. Das ist für die Betriebe mit sehr viel Arbeit verbunden und trifft alle Gewerke ohne Ausnahme. Auch hier bieten wir im Bundesverband Farbe Gestaltung Bautenschutz eine praxistaugliche, verschlankte Musterdokumentation an.

Verpflichtend gilt die GoBD übrigens seit dem Wirtschaftsjahr 2015. Zwar trifft man auch hier auf teils unberechtigte Panik, doch kann bei der Betriebsprüfung niemand mehr sagen, dass er von den Regeln bisher nichts gewusst hat.

* Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

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