Eigentlich gilt für die Anschaffung von beweglichen Wirtschaftsgütern eine klare Regel: Sie müssen mindestens über drei Jahre abgeschrieben werden, egal ob es sich um Autos, Büromöbel, Maschinen oder Werkzeuge handelt. Die Länge der Abschreibungsfrist ist immer eine Einzelfallentscheidung und richtet sich nach der tatsächlichen Nutzungsdauer. Die AfA-Tabellen des Finanzamtes geben dabei nur einen Richtwert für Standardprodukte vor, zum Beispiel für Standardsoftware von der Stange.
Von der Pflicht zur Abschreibung gibt es allerdings eine ganze Reihe von Ausnahmen, bei denen ein Betrieb die Ausgabe sofort komplett ansetzen kann. Und dann gibt es noch die Ausnahmen von den Ausnahmen. Worauf Sie dabei achten müssen, weiß Steuerberater Dirk Witte aus Oldenburg:
Bis 51 Euro: sofort ansetzen – ohne Kontrollen vom Finanzamt
Bewegliche Wirtschaftsgüter bis 51,00 Euro netto kann jeder Betrieb sofort als Betriebsausgaben ansetzen. Auch wenn der Schraubendreher oder die Thermoskanne für das Büro wahrscheinlich sehr viel länger als drei Jahre halten. Bei solchen kleinen Wirtschaftsgütern prüft das Finanzamt nicht nach, ob sie aus dem Betriebsvermögen ausgeschieden sind. Allerdings haben die Unternehmen ein Wahlrecht – sie können auch solche Güter über mehrere Jahre abschreiben.
Bis 410 Euro: Wahlrecht – sofort ansetzen oder abschreiben.
Bewegliche Wirtschaftsgüter bis 410 Euro netto werden als geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) bezeichnet. Einziger Unterschied zu den Gütern bis 51 Euro Anschaffungskosten: Im Einzelfall wird das Finanzamt eher den Verbleib überprüfen.
Die GWG kann ein Betrieb ebenfalls sofort komplett im Jahr der Anschaffung ansetzen. Sie haben jedoch ein Wahlrecht und können GWG auch über mehrere Jahre abschreiben. Das ist dann sinnvoll, wenn Sie auch ohne die GWG in der Steuererklärung keine Steuern zahlen müssten.
„Ich hatte zum Beispiel gerade einen Fall, indem ein Friseur einen Betrieb übernommen hat und zusätzlich noch viele kleinere Ausgaben für Geräte und Einrichtung hatte“, berichtet Witte. „Durch den Wechsel im Salon und die Übernahme hatte der Handwerker in dem Jahr so wenig zu versteuernden Gewinn, dass er keine Steuern zahlen musste. Hätte er dann auch noch die GWG im gleichen Jahr abgesetzt, hätte ihm das steuerlich nichts gebracht. Also hat er sie über mehrere Jahre abgeschrieben.“
Der Vorteil in so einem Fall: Die Abschreibungen mindern die Steuern in den Folgejahren, wenn der Betrieb hoffentlich wieder mehr Gewinn macht.
Hardware und Computer sofort ansetzen? Nur wenn sie alleine nutzbar sind!
Eine Ausnahme gibt es allerdings bei Investitionen bis 410 Euro: Sie gelten nur dann als GWG, wenn sie auch alleine genutzt werden können. Wenn nicht, dann muss der Betrieb diese Hardware immer über mindestens drei Jahre abschreiben, selbst wenn jedes Teil weniger als 410 Euro kostet.
Also: PC für 400 Euro, Monitor für 200 Euro, Tastatur plus Maus für 60 Euro, alles im gleichen Jahr angeschafft – dann sind das 660 Euro, über drei Jahre abzuschreiben. Denn der PC wäre nicht ohne den Monitor zu nutzen und umgekehrt. Nur wenn Sie das ganze Paket zusammen 410 Euro kosten würde, könnten Sie es sofort ansetzen. Kommt dann allerdings noch ein Drucker hinzu, dann müssten Sie zumindest den über drei Jahre abschreiben, wenn er ohne PC nicht nutzbar ist.
Anders sieht es aus, wenn der Betrieb ein Gerät auch selbstständig nutzen kann:
- Multifunktionsdrucker mit Fax- oder Kopierfunktion und Multifunktionsmonitore mit TV-Tuner können Sie ohne PC nutzen und bei einem Anschaffungspreis bis jeweils 410 Euro sofort ansetzen
- Gleiches gilt für einen Laptop bis 410 Euro, denn der läuft auch ohne andere Hardware. Dabei spielt keine Rolle, ob Sie noch andere Hardware zusätzlich anschaffen, etwa einen Drucker. Für den gilt dann ebenfalls die Regel: Funktioniert er nur mit dem Laptop, müssen Sie den Drucker abschreiben. Handelt es sich um einen Multifunktionsdrucker, können Sie ihn bis 410 Euro ansetzen.
Ersatzanschaffungen sofort ansetzen!
Ersatzanschaffungen - wie zum Beispiel eine neue Maus, Tastatur oder Drucker für ein bestehendes System - gelten als Instandsetzungsaufwendungen. Sie sind sofort, unabhängig von ihrer Höhe, abzugsfähig. Es geht also nicht darum, einen kaputten Drucker 1:1 durch das gleiche Modell zu ersetzen. Vielmehr muss das neue Gerät funktional dem alten entsprechen. Sie können also einen Tintenstrahldrucker problemlos durch einen Laserdrucker ersetzen oder einen 200-Euro-Monitor durch ein 600 Euro teures Gerät. Beide wären dann sofort abzugsfähig.
Software als GWG? Nur dann, wenn der PC auch ohne sie funktioniert!
Software ist ein Sonderfall, in vielfacher Hinsicht. Grundsätzlich zählt sie nicht zu den beweglichen Wirtschaftsgütern, sondern zu den immobilen und immateriellen Wirtschaftsgütern, die sich eigentlich nicht abnutzen. Doch anders als zum Beispiel Kunstwerke oder Patente kann Software linear abgeschrieben werden, weil sie veraltet.
Grundsätzlich: Dabei gelten zunächst einmal die gleichen linearen Abschreibungsfristen wie bei beweglichen Wirtschaftsgütern: bis 410 Euro wahlweise sofort oder linear über mindestens drei Jahre, über 410 Euro linear über mindestens drei Jahre. „Bei ganz hochwertiger Software für mehrere tausend Euro kann die Frist aber auch über fünf Jahre betragen“, betont Witte.
Software bis 410 Euro: Bei Software drehen sich die Verhältnisse gegenüber der Hardware um. Beim Drucker unter 410 Euro lautet die entscheidende Frage für die Abschreibung: Könnten Sie ihn auch ohne PC nutzen? Bei Software unter 410 Euro müssen Sie sich fragen: Funktioniert der PC auch ohne diese Software? Ein PC würde zum Beispiel ohne ein Officepaket funktionieren (auch wenn sie ihn nur dafür brauchen). Also könnten Sie das Officepaket für 280 Euro sofort ansetzen und müssen es nicht abschreiben.
Betriebssystem: Anders sieht es beim Betriebssystem aus. Erwerben Sie einen PC oder Laptop ohne vorinstalliertes Betriebssystem und kaufen das Betriebssystem dazu, dann gilt für diese Software eine Abschreibungsfrist von drei Jahren. Ohne Betriebssystem würde der PC nicht funktionieren. Ein Upgrade, etwa von Windows 7 auf Windows 8, können Sie sofort abschreiben, denn die Software kostet keine 100 Euro und der PC würde auch ohne das Upgrade weiter funktionieren.
Monatsgenaue Abschreibung beachten!
Wenn Sie kleinere Investitionen nicht sofort als geringwertiges Wirtschaftsgut ansetzen können, dann müssen Sie solche Gegenstände linear über mehrere Jahre abschreiben. Denken Sie daran: Für alle beweglichen Wirtschaftsgüter, die nach dem 31. Dezember 2003 angeschafft wurden, gilt die Abschreibung auf Monatsbasis.
Ein Beispiel: Schaffen Sie einen Laptop für 1.000 Euro netto im August 2013 an, dann müssen Sie ihn über drei Jahre abschreiben, also über 36 Monate.
- Im Anschaffungsjahr können Sie fünf von den 36 Monaten abschreiben, das heißt: 5/36 des Betrags (138,89 Euro).
- In 2014 und 2015 können Sie jeweils 12/36 abschreiben (jeweils 333,33 Euro).
- In 2016 bleiben dann noch 7/36 (194,44 Euro).
Afa-Tabellen sind kein Gesetz!
Im Normalfall richten sich Steuerzahler nach den Abschreibungstabellen (AfA-Tabellen) der Finanzverwaltung. Doch die sind kein Gesetz, betont Witte: „Abschreibungsfristen sind immer Einzelfallentscheidungen. AfA-Tabellen sind nur Richtwerte, die man aber auch begründet über- oder unterschreiten kann. Wenn ein Unternehmer jahrelang die Erfahrung macht, dass ein Laptop bei ihm nie länger als zwei Jahre hält, dann kann er die Abschreibungsfrist mit dieser Begründung von drei auf zwei Jahre verkürzen.“ Entscheidend sei lediglich, das gegenüber dem Finanzamt plausibel zu begründen.
Abschreibungen: Vorsicht bei der Poolbildung!
In den Jahren 2008/09 war die sogenannte Poolbildung für bewegliche Wirtschaftsgüter mit Nettoanschaffungskosten zwischen 150 und 1000 Euro zwingend vorgeschrieben. Die Güter mussten alle in einen Sammelpool gebucht und über fünf Jahre abgeschrieben werden.
Ganz abgeschafft wurde diese Möglichkeit nicht: Betriebe haben heute das Wahlrecht, ob sie den Sammelpool nutzen wollen. „In der Praxis kenne ich aber keinen einzigen Fall, in dem das sinnvoll wäre“, warnt Witte. „Die Abschreibungsfrist beträgt fünf Jahre und ist absolut bindend. Selbst wenn zum Beispiel ein PC für 1000 Euro nach drei Jahren kaputt geht, muss er bis zum Ende des fünften Jahres abgeschrieben werden.“
In Einzelfällen, in denen die Poolbildung dennoch sinnvoll erscheint, rät Witte zur Vorsicht: „Das gilt dann für alle Wirtschaftsgüter des betroffenen Wirtschaftsjahres zwischen 150 und 1000 Euro.“
