So gehen Arbeitgeber die Urlaubsplanung richtig an

• Egal ob Brückentag oder Sommerferien – in der Regel können nicht alle Mitarbeiter zur gleichen Zeit Urlaub einreichen. Das kann zu Konflikten führen.
• Um das zu vermeiden rät Peter Beckmann von der Handwerkskammer Osnabrück Betrieben dazu, die Urlaubsplanung für das nächste Kalenderjahr immer frühzeitig anzugehen.
• Dabei müssen sie laut Bundesarbeitsgericht die Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigen. Das gilt aber nicht, wenn dringende betriebliche Belange dem Urlaubswunsch entgegenstehen.
• Bevor Mitarbeiter ihre freien Tagen antreten können, muss der Urlaub genehmigt werden.
• Vorsicht: Ist der Urlaub einmal genehmigt, gibt es kein Zurück mehr. Das gilt auch bei plötzlichen Notfällen im Betrieb.
• Sind Mitarbeiter in ihrem Urlaub krank und können das belegen, verfallen die Urlaubsansprüche nicht. Arbeitgeber müssen die freien Tagen aber nicht direkt im Anschluss gewähren.

2017 ist ein besonderes Jahr: Mit dem Reformationstag anlässlich des Reformationsjubiläums am 31. Oktober gibt es in fast allen Bundesländern einen gesetzlichen Feiertag mehr als ohnehin schon. Mit Ausnahme von Allerheiligen fallen alle gesetzlichen Feiertag auf einen Werktag. Entsprechend begehrt bei Arbeitnehmern sind Brückentage. Denn mit dem Einsatz weniger Urlaubstage haben Angestellte so die Chance auf mehr freie Tage am Stück. Das Problem: Nicht alle Mitarbeiter können gleichzeitig Urlaub nehmen – das gilt für mögliche Brückentage ebenso wie für einen längeren Urlaub. Konflikte sind deshalb vielfach programmiert. Was also tun?

Bei der Urlaubsplanung sind die Wünsche der Arbeitnehmer zu berücksichtigen. Eine Ausnahme sieht das Bundesurlaubsgesetz nur vor, wenn dringende betriebliche Belange dagegen stehen oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer unter sozialen Gesichtspunkten Vorrang haben. „Es hilft nur eines, die Urlaubsplanung frühzeitig anzugehen“, sagt Peter Beckmann, Betriebsberater der Handwerkskammer Osnabrück-Emsland-Grafschaft Bentheim. Personalverantwortliche müssten dabei zunächst überlegen, wie das gesamte Geschäftsjahr gestaltet werden soll. Zu beachten seien dabei aber nicht nur die Urlaubswünsche der Mitarbeiter. Abhängig ist die Urlaubsplanung vor allem von der Auftragslage.

Beckmann rät Betrieben daher, vorab zu überlegen, ob die Kunden an Brückentagen oder in Ferienzeiten überhaupt greifbar sind. Sind sie das voraussichtlich nicht, könnten aus betrieblicher Sicht Betriebsferien gegebenenfalls eine Erwägung wert sein, so der Betriebsberater. Doch angesichts der konjunkturellen Lage und meist gut gefüllten Auftragsbüchern dürfte diese Option nur für wenige Betriebe in Betracht kommen.

Liegen die Urlaubswünsche der Mitarbeiter vor, kann der Chef mit der Planung beginnen. Und das kann eine kniffelige Aufgabe sein: Vor allem, wenn mehrere Mitarbeiter denselben Termin für ein paar freie Tage im Auge haben. Sofern im Betrieb zu diesem Zeitpunkt zumindest ein Teil der Mitarbeiter zu entbehren ist, gilt es abzuwägen. Zu berücksichtigen sind dabei soziale Gesichtspunkte: „In der Regel haben Beschäftigte mit schulpflichtigen Kindern Vorrang“, sagt Beckmann. Denn sie müssten wegen geschlossener Kindergärten und Schulferien im Urlaub auch die Betreuung ihrer Kinder gewährleisten. Zudem müssten sich Verheiratete bei der Urlaubsplanung mit ihren Partnern abstimmen.

Gibt es dennoch Überschneidungen bei den Urlaubswünschen, die sich nicht lösen lassen, rät Beckmann Betrieben zu Kompromissen. Was das in der Praxis bedeuten könnte erläutert er am Beispiel zweier Brückentage: „Wollen zwei Mitarbeiter sowohl den Tag vor dem Tag der Deutschen Einheit als auch den Tag vor dem Reformationstag frei nehmen, könnte eine Lösung wie folgt aussehen: Der eine Mitarbeiter kann zum Tag der Deutschen Einheit ein langes Wochenende genießen und der andere zum Reformationstag am 31. Oktober.“

Bevor die Mitarbeiter ihren Urlaub antreten dürfen, muss der noch genehmigt werden. „Eine rechtliche Vorgabe, wie der Urlaub genehmigt werden muss, gibt es nicht“, sagt Arbeitsrechtlerin Nathalie Oberthür. Daher sei es ratsam, dass die Verantwortlichen die Genehmigung schriftlich festhalten. Der Juristin zufolge kann das etwa ein Eintrag in den Urlaubsplan des Unternehmens sein. Durch die schriftliche Dokumentation ist das Unternehmen auf der sicheren Seite: „Sobald der Urlaub beantragt und anschließend genehmigt wurde, gibt es kein Zurück mehr. Denn der Urlaub ist absolute Schutzzone“, sagt Oberthür.

Genehmigt ist genehmigt. Deshalb haben die Verantwortlichen im Betrieb schlechte Karten, wenn ein Notfall eintritt, während Angestellte im Urlaub weilen. „Es gibt keinerlei rechtliche Handhabe für Arbeitgeber, Mitarbeiter in dringenden Fällen aus ihrem Urlaub zurückzuholen“, so Oberthür. Ausnahmen seien im Arbeitsrecht nicht vorgesehen.

Sieht der Chef dennoch keine andere Möglichkeit, einen kurzfristig aufgetretenen Engpass zu überbrücken, dann bleibt laut Oberthür nur eine Möglichkeit: eine einvernehmliche Lösung mit dem entsprechenden Mitarbeiter. Doch wie könnte die aussehen? Hat der Mitarbeiter etwa eine Fernreise gebucht, könnte der Chef beispielsweise die Stornokosten übernehmen, so die Arbeitsrechtlerin. Lehnt der Mitarbeiter das Angebot ab, muss der Arbeitgeber das schlucken und nach einer anderen Lösung suchen.

Ein Urlaub dient der Erholung, so sieht es das Bundesurlaubsgesetz vor. Wird ein Mitarbeiter im Urlaub krank, sind die Urlaubsansprüche nicht grundsätzlich verloren. Unter bestimmten Umständen können sich erkrankte Mitarbeiter die entsprechenden Urlaubstage zurückholen – das ist jedoch an strenge Vorgaben geknüpft. „Arbeitnehmer müssen ihre Krankheit nachweisen“, sagt Oberthür. Zwingende Voraussetzung dafür sei daher ein Attest vom Arzt. Wichtig für Arbeitnehmer und Arbeitgeber ist in diesem Zusammenhang: Der Urlaub verlängert sich nicht automatisch um die Krankheitstage. „Vielmehr muss der Urlaub zu einem späteren Zeitpunkt gewährt und genehmigt werden“, sagt die Arbeitsrechtlerin.

Beitrag vom 26. Januar 2017, aktualisiert am 1. November 2018.

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