Organisation
To-do-Liste für Ihre Tagesplanung
Prioritäten setzen und Zeitpuffer einplanen
So setzen Sie Prioritäten
Versehen Sie alle Aufgaben in Ihrer To-do-Liste mit einer Priorität: A, B oder C.
A = Wichtige und dringende Aufgaben mit hoher Priorität. Das sind die Aufgaben, die kurzfristig einen hohen Beitrag zur Erreichung Ihrer Ziele leisten. Diese Aufgaben sollten Sie selbst erledigen. Dazu zählen zum Beispiel Beratungsgespräche mit A-Kunden.
B = Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben. Das sind Aufgaben, die mittelfristig einen wichtigen Beitrag zur Erreichung Ihrer Ziele leisten. Das sind Aufgaben wie Fortbildung oder Lieferantenvergleiche. Sie sind kurzfristig zwar nicht dringend, doch wenn Sie sich nicht darum kümmern, werden sie es irgendwann.
C = Aufgaben mit geringer Priorität. Das sind jene Aufgaben, die wenig zum Ertrag oder den Zielen des Unternehmens beitragen, jedoch erledigt werden müssen. Dazu zählt zum Beispiel die Umsatzsteuervoranmeldung. Häufig handelt es sich um Routineaufgaben. Wenn irgend möglich, sollten Sie diese Aufgaben delegieren.
So planen Sie Zeitpuffer ein
Verplanen Sie maximal 60 bis 80 Prozent Ihrer täglichen Arbeitszeit. Reservieren Sie die restliche Zeit für Unvorhergesehenes. 40 Prozent Pufferzeit - das klingt viel. Doch überlegen Sie, wie häufig Sie tatsächlich unerwartete Aufgaben und Termine bewältigen müssen. Mal wird ein Mitarbeiter krank, mal fehlt Material, mal bittet ein guter Kunde kurzfristig um einen Termin ...
Darüber hinaus sollten Sie kleine Zeitpuffer für jede geplante Aufgabe einbauen. Denn nur selten lassen sich Aufgaben auf die Minute genau einschätzen.
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Unternehmensberater Frank Rübertus empfiehlt auf seiner Website , mit sogenannten Risikofaktoren zu arbeiten: Je weniger Erfahrung Sie mit einer Aufgabe haben und je komplexer sie ist, desto größer sollte der Risikoaufschlag für die Zeit in der To-do-Liste sein. (siehe Tabelle)
Wie Sie Excel dazu bringen, die die Makros in der To-do-Liste zu akzeptieren, erfahren Sie auf der nächsten Seite.
