Organisation
To-do-Liste für Ihre Tagesplanung
So nutzen Sie die To-do-Liste von handwerk.com
Ein wichtiger Hinweis vorweg: Wenn Sie diese Tabelle öffnen, erhalten Sie in der Regel einen Warnhinweis: "Makros in dieser Arbeitsmappe sind deaktiviert, da die Sicherheitseinstellung auf Hoch gesetzt wurde."
Bei den in der Tabelle enthaltenen Makros handelt es sich um zwei einfache, mit Buttons verbundene Sortierfunktionen (Termine nach Zeit sortieren, Aufgaben nach Priorität sortieren).
Um die Makros zu aktivieren, müssen Sie die Einstellung in Excel anpassen. Wie das funktioniert, erfahren Sie hier .
Sie können die Tabelle auch ohne diese Makros nutzen und die Sortierung mit Excel selbst vornehmen.
Und so nutzen Sie die To-do-Liste:
1. Ihre persönlichen Parameter festlegen
Tragen Sie in die grünen Felder Ihre persönlichen Parameter ein:
- Verfügbare Arbeitszeit: Hier tragen Sie ein, wie viele Stunden Sie an diesem Tag arbeiten werden.
- Puffer: Hier tragen Sie ein, wie groß der Puffer für unvorgesehen Aufgaben sein soll (in Prozent).
- Aufrunden: To-do-Listen sollten nicht in zu kleine Zeiteinheiten zerlegt werden. Wir empfehlen als kleinste Zeiteinheit 5 oder 10 Minuten. Da diese Liste Ihre Aufwände mit einem kleinen eingebauten Zeitpuffer errechnet, haben wir sie so programmiert, dass sie immer auf die nächsten vollen Minuten (zum Beispiel auf 10 Minuten) aufrundet. Hier können Sie eingeben, ob auf 5 oder 10 Minuten aufgerundet werden soll.
Im blauen Feld müssen Sie nichts eingeben. Hier sehen Sie Ihre verbleibende und die für Termine, Aufgaben und Puffer verplante Zeit. Überschreiten Sie in Ihrer Planung Ihre verfügbare Zeit, so erscheint hier ein Warnhinweis.
3. Termine einplanen
Geben Sie nun ihre für den aktuellen Tag geplanten Termine mit Uhrzeit ein.
Schätzen Sie dazu, wie lange jeder Termin in Minuten dauern wird (bei Bedarf inkl. Hin- und Rückweg) und geben Sie die Zahl ein.
Geben Sie nun für jeden Termin einen "Risikofaktor" zwischen 0 und 10 ein.
Die To-do-Liste berechnet dann anhand Ihres geschätzten Zeitaufwands und des Risikofaktors eine voraussichtliche Dauer inklusive Zeitpuffer. Wie hoch oder niedrig Sie einen Risikofaktor wählen, hängt davon ab, wie sicher Sie sich mit der Dauer sind. Ein Risikofaktor 0 bietet sich bei Besprechungen an, bei denen völlig klar ist, dass sie pünktlich enden. Ein Risikofaktor von 10 verdoppelt die geschätzte Dauer und eignet sich für Termine, die sich schwer einschätzen lassen.
Tipps zur Einschätzung des Zeitaufwands finden Sie hier .
Sie können Ihre Termine unsortiert eintragen oder nachträglich ergänzen. Ein Klick auf den Button "Nach Uhrzeit sortieren" bringt sie in die richtige Reihenfolge.
4. Aufgaben eintragen
Genauso funktioniert die Eingabe Ihrer Aufgaben. Für Aufgaben müssen Sie allerdings keine Uhrzeit eintragen, sondern eine Priorität (
von A bis C, siehe Tipps zum Prioritäten setzen
). Und natürlich wieder die von Ihnen geschätzte Dauer mit einem Risikofaktor.
Wenn Sie alle Aufgaben erfasst haben, sortieren Sie die Aufgaben mit einem Klick auf den entsprechenden Button nach den Prioritäten (A zuerst). So sollten Sie auch Ihre Aufgaben abarbeiten: A-Aufgaben haben die höchste Priorität und kommen zuerst.
5. Prüfen und aussortieren
Prüfen Sie Ihre verplante Zeit: Haben Sie mehr eingeplant als Ihnen Zeit zur Verfügung steht? Dann haben Sie drei Optionen:
- Delegieren Sie C-Aufgaben.
- Verschieben Sie einen Teil der Aufgaben auf den nächsten passenden Termin, denn Sie werden sie heute nicht mehr schaffen.
- Planen Sie einen längeren Arbeitstag ein.
Das Beste an To-do-Listen ist der Moment, wenn Sie erledigte Punkte abhaken. Gönnen Sie sich diese Befriedigung: Drucken Sie die fertige Liste aus und haken Sie Punkt für Punkt ab.
Wie Sie Prioritäten setzen und Zeitaufwände einschätzen, lesen Sie auf der nächsten Seite.
