01.09.2008
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Einsatzplanung mit Outlook

Übersicht und Erinnerungsfunktion

„Interessant ist die Lösung für mich vor allem für die Koordination unserer Glasreiniger und anderer Handwerkstätigkeiten“, sagt Breitner. Er nutzt zum Beispiel die Erinnerungsfunktion bei Kunden, die die Dienste des Unternehmens für die Fensterreinigung in Anspruch nehmen. Hier schwanken die Zeitintervalle deutlich anders als bei der sogenannten Unterhaltsreinigung. „Manche lassen beispielsweise die Fenster einmal im Quartal reinigen, die Rahmen dagegen nur einmal im Jahr. Solche Informationen speichere ich mir im Notizfeld des Kalenders und lasse mich im Vorfeld des voraussichtlichen Termins an den Kunden erinnern.“ Telefonisch stimmt er dann die Details ab und wechselt bei Erteilung des Auftrags die Farbe des Eintrags. „So habe ich den Status des Kunden immer im Blick.“

 - Termine im Griff: Wolfgang Breitner nutzt das Mail- und Terminverwaltungsprogramm Outlook. Foto: Hamacher
Termine im Griff: Wolfgang Breitner nutzt das Mail- und Terminverwaltungsprogramm Outlook. Foto: Hamacher

Im betrieblichen Alltag des Handwerksunternehmers hat sich das System gut bewährt. „Zwei mal die Woche nehme ich mir am Nachmittag Zeit, um die Terminplanung voranzubringen. Bis dahin sammeln meine Mitarbeiter Kundenanfragen. Die über Jahre im Kalender hinterlegten Daten helfen mir, auch die Besonderheiten meiner Kunden zu berücksichtigen. So weiß ich beispielsweise, dass einem Kunden nur Termine am Montagvormittag passen, da er sonst berufstätig ist. Alle 14 Tage fertige ich außerdem Sicherungskopien der Kalender an.“ Eingerichtet hat sich Breitner zwei Kalender: Einen für die persönlichen Termine, den zweiten für die Koordination des Betriebs. Angenehm sei auch die Synchronisationsmöglichkeit mit dem Mobiltelefon. „So habe ich auch unterwegs alle Termine vor Augen.“

Dass Breitner dennoch über den Wechsel zu einer speziell auf das Gebäudereinigerhandwerk zugeschnittene Branchenlösung nachdenkt, liegt nach seinen Worten einzig und allein an der fehlenden Anbindung an die im Betrieb eingesetzte kaufmännische Lösung. „Über die Jahre hinweg ist der Kundenstamm so gewachsen, dass das Übertragen der Auftragsdaten inzwischen einen nicht unerheblichen Zeitfaktor darstellt“, sagt Breitner. Die Daten muss er derzeit manuell übertragen. „Könnte man das umgehen, würde ich nicht über einen Wechsel nachdenken.“

Outlook oder spezielle Branchenlösung – welche Daten brauchen Sie für das Marketing wirklich? Das lesen Sie auf Seite 3 .

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