Firmendaten

So sichern Sie Ihre Daten richtig

Werden Firmendaten versehentlich gelöscht oder von Schadsoftware infiziert, vernichtet das die Arbeit von Wochen und Monaten. Das können Sie verhindern, wenn Sie Daten regelmäßig sichern. Das sollten Sie dabei beachten.

Kunden- und Lieferantendaten sind das Herzstück jedes kleineren und mittleren Unternehmens. Gehen diese Dokumente verloren, ist das Überleben des Betriebes in Gefahr.

Welche Daten sollten Sie sichern?
Das Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr (NEG) hat eine Broschüre mit Tipps herausgegeben, die helfen, Unternehmensdaten wirkungsvoll zu schützen. Sichern sollten Handwerksbetriebe demnach Daten, die durch Anwendungsprogramme (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentation, E-Mail, Rechnungswesen, Lager und Finanzen) erstellt wurden oder die Sie von Kunden oder Partnern erhalten haben.

Damit wirklich keine Daten abhanden kommen, empfiehlt das NEG eine tägliche SIcherung der Daten. Da eine manuelle Sicherung fehlerhaft sein kann, sollte der Sicherungsvorgang möglichst automatisiert werden. Dafür steht unter anderem kostenlose Software zur Verfügung, die als Backup dienen kann.

Ist die automatische Sicherung erfolgt, sollten Sie dennoch überprüfen, ob der Vorgang abgeschlossen ist. Auch weil sich die Struktur des Netzwerkes im Laufe der Zeit ändert, sollte das SIcherungsverfahren immer wieder neu angepasst werden.

Wo sollten die SIcherheitskopien lagern?
Ein Safe oder ein verschließbarer Schrank ist ein geeigneter Ort für Sicherungsmedien. Je nach dem, wie wichtig die Daten sind, sollen Sie abwägen, wie hoch die Sicherheitsvorkehrungen sind.

Ihre Daten sind nicht richtig gesichert, wenn sie beispielsweise auf derselben Festplatte in einem anderen Verzeichnis abgelegt sind. Ebenfalls vermeiden sollten Sie die Sicherung auf einem anderen Server.

9 Praxistipps mit den Sie Ihre Firmendaten richtig sichern

1. Definieren Sie die Zugriffsrechte auf Ihre Firmencomputer. Die Daten sollten in möglichst wenigen Ordnern verteilt sein.

2. Legen Sie einen Verantwortlichen für die Datensicherung fest und bestimmen Sie einen festen Termin. Beispiel: freitags, 16 Uhr (falls Sie nicht täglich sichern wollen)

3. Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen reichen die vom Betriebssystem bereitgestellten Backup-Instrumente.

4. Wählen Sie ein Medium zur Datensicherung aus, auf das die gesamte Datenmenge passt. Denn: Datenträger haben nur eine begrenzte LaufAzeit.

5. Auch im Internet gibt es Anbieter, die die Sicherung für Sie übernehmen. Dafür lohnt es sich, direkt mit Experten zu sprechen.

6. Bewahren Sie eine Kopie der Sicherheitskopie an einem dritten Ort auf. Entweder in Privaträumen oder in einem Bankschließfach. Das muss nicht immer die aktuellste Version sein, aber zumindest die Vorletzte.

7. Prüfen Sie von Zeit zu Zeit, ob sich die Daten auch zurücksichern lassen.

8. Bei Anschaffung von neuen Programmen und Hardware sollten Sie die Datensicherung dementsprechend anpassen.

9. Koppeln Sie das Medium, auf dem Sie die Daten gesichert haben, von Ihrer IT-Infrastruktur ab. (Ziehen Sie den USB Stick oder die externe Festplatte ab oder nehmen Sie die Sicherungs-CD aus dem Laufwerk.