So bereiten Sie Ihr Team auf die Kassennachschau vor

Auf einen Blick:

• Ohne Unterstützung des Inhabers oder der Mitarbeiter darf ein Prüfer die Kassennachschau nicht durchführen.
• Theoretisch könnten Mitarbeiter den Prüfer also wegschicken, wenn der Chef nicht da ist. Doch das hat wahrscheinlich eine ausgewachsene Betriebsprüfung zur Folge.
• Darum sollten Sie Ihr Team auf den Ernstfall vorbereiten, falls der Prüfer in Ihrer Abwesenheit eine Nachschau durchführen will. Ihre Mitarbeiter sollten ihre Pflichten kennen – und ihre Rechte. Ohne dem Chef zu schaden.

Seit Anfang 2018 verfügen die Finanzämter über eine zusätzliche Kontrollmöglichkeit: die Kassennachschau ohne Voranmeldung. Ist der Chef gerade nicht da, muss das Team mit der Situation alleine klarkommen. Einfach wegschicken sollten die Mitarbeiter den Kontrolleur jedenfalls nicht, sagt Steuerberater André Strunz von der Kanzlei Ecovis in Hannover. „Sonst kommen die Prüfer garantiert wieder – für eine vollständige Betriebsprüfung“. Er rät Handwerkern dazu, ihre Teams über die Abläufe einer Kassennachschau zu informieren.

Der Betriebsinhaber muss bei einer Kassennachschau nicht dabei sein. Dem Fiskus genügt es völlig, wenn ein Mitarbeiter anwesend ist, der im Alltag die Kasse bedient. Das geht aus einem aktuellen Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) hervor:

„Ist der Steuerpflichtige selbst oder sein gesetzlicher Vertreter (§ 34 AO) nicht anwesend, aber Personen, von denen angenommen werden kann, dass sie über alle wesentlichen Zugriffs- und Benutzungsrechte des Kassensystems des Steuerpflichtigen verfügen, hat der Amtsträger sich gegenüber diesen Personen auszuweisen und sie zur Mitwirkung bei der Kassen-Nachschau aufzufordern.“ (IV A 4 - S 0316/13/10005 :054 DOK 2018/0427337)

Tipp: Das klingt kompliziert, ist aber in der Praxis ganz einfach, sagt André Strunz. „Wer Kunden abkassiert und die Kasse bedient, muss auch dem Prüfer Zugriff gewähren.“

Etwas anderes sei es, wenn die Bar-Umsätze im Unternehmen nur einen geringen Anteil ausmachen und nur der Chef und vielleicht eine Bürokraft die Kasse bedienen dürfen. Wenn die beiden nicht da sind, dann können die Mitarbeiter um eine Verschiebung der Prüfung bitten. „Darauf wird sich der Prüfer in der Regel einlassen“, sagt Strunz. „Lügen sollte man aber auf keinen Fall. Denn der Prüfer könnte schon vorher den Betrieb anonym beobachtet haben und genau wissen, wer die Kasse bedient.“

Bei einer Kassennachschau in Abwesenheit des Chefs sollten Mitarbeiter den Prüfer also nicht wegschicken, sondern Zugang gewähren. Strunz rät zu diesen Maßnahmen:

• Mitarbeiter sollten den Inhaber informieren und ebenso den Steuerberater. Auf deren Eintreffen warten wird der Prüfer in der Regel allerdings nicht.
• Zugleich sollten sie den Prüfer über die Abwesenheit des Chefs informieren und um Geduld oder eine Verschiebung bitten. Darauf einlassen muss sich der Prüfer nicht.

Die Kassennachschau könnte auch Trickbetrüger anlocken. So warnte kürzlich das Finanzministerium Brandenburg vor solchen Machenschaften und berichtete von einem Fall, in dem sich zwei Betrüger in einem Friseursalon als Finanzbeamte ausgegeben hatten, um eine Kassennachschau durchzuführen.

Darum rät Steuerberater André Strunz dazu, dass sich Mitarbeiter den Prüfausweis und den schriftlichen Prüfauftrag zeigen lassen. Zudem sollten sie die Kontaktdaten des Prüfers notieren und im Zweifelsfall beim Finanzamt anrufen, um die Identität des Prüfers zu kontrollieren.

Ein endgültiges Warnsignal wäre es allerdings, wenn die angeblichen Prüfer direkt eine Steuernachzahlung, Strafe oder ein Bußgeld kassieren wollen. Finanzbeamte kassieren nicht vor Ort ab, sondern erstellen Bescheide und schicken diese mit der Post. „Auf solche Forderungen sollte man nicht eingehen und stattdessen die Polizei rufen“, rät Strunz.

Die Mitarbeiter müssen wissen, welche Informationen der Prüfer einsehen darf. Er darf nicht nur die Kasse per USB-Stick oder Schnittstelle auslesen, sondern auch umfangreiche Unterlagen einsehen:

• Kassenberichte und Kassenbuchführung des Vortags,
• die täglichen Kassenaufzeichnungen (Z-Bons),
• alle Dokumentationsunterlagen zur Kasse wie zum Beispiel die Verfahrensdokumentation, Bedienungsanleitung, Programmieranleitungen und Datenerfassungsprotokolle,
• weitere Unterlagen, die für Kassenvorgänge relevant sind, zum Beispiel Reservierungen und Gutscheinaufzeichnungen.

Der Finanzbeamte hat weitreichende Rechte bei der Kassennachschau. Er darf:

• alle Unterlagen fotografieren oder scannen,
• die Geschäftsräume während der Geschäftszeiten betreten, aber auch davor oder danach, falls in dem Betrieb vor oder nach den Öffnungszeiten gearbeitet wird,
• einen Kassensturz vornehmen – aber nur unter Aufsicht,
• bei Mängeln zu einer Außenprüfung übergehen oder ein Steuerstrafverfahren einleiten.

Prüfer haben ein Prüfrecht, aber keinen Durchsuchungsbefehl. Sie dürfen Privaträume nicht ohne Erlaubnis betreten und auch keine Schränke oder Schubladen in Geschäftsräumen öffnen. Ebenso wenig dürfen sie Unterlagen mitnehmen.

Mitarbeiter sollten sich bei einer Kassennachschau zwar kooperativ verhalten, haben aber auch Rechte. Sie sollten:

• den Zutritt zu Privaträumen verweigern,
• den Prüfer während der gesamten Nachschau beaufsichtigen,
• nachzählen, falls der Prüfer beim Kassensturz eine Differenz feststellt,
• den Kassenaufsteller anrufen und um Unterstützung bitten, falls es Probleme beim Auslesen der Kasse gibt.

Inhaber können ihre Mitarbeiter auf eine mögliche Kassennachschau vorbereiten und über ihre Pflichten und Rechte informieren. „Das muss nicht das ganze Team sein, aber es sollte sichergestellt werden, dass immer wenigstens ein Mitarbeiter im Betrieb ist, der sich mit dem Thema auskennt“, sagt André Strunz.

Ergänzend rät der Steuerberater dazu, einen Notfallordner mit allen wichtigen Informationen anzulegen. Enthalten sollte der Ordner:

• eine Checkliste mit einer Übersicht über alle Informationen, die der Prüfer einsehen darf – und Angaben wo sie zu finden sind,
• eine Checkliste mit allen Aufgaben, Rechten und Pflichten der Mitarbeiter,
• die Kontaktdaten von Inhaber, Steuerberater und Kassenaufsteller.

Eine Differenz beim Kassensturz ist ein gravierender Mangel. Haben Mitarbeiter oder Chef keine Erklärung parat, wird eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung folgen.

Wenn der Mitarbeiter die Differenz nicht hieb- und stichfest legal erklären kann, sollte er nur noch möglichst wenig sagen, rät Strunz. „Das kann ich mir nicht erklären“, wäre ein guter Satz, alles andere könnte schon zu viel sein, wenn es um den Verdacht der Steuerhinterziehung geht. Eine Auskunftspflicht zu Differenzen beim Kassenbestand hätten Mitarbeiter jedenfalls nicht.

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